從紙本到雲端：裕元花園酒店如何將數位科技結合服務溫度，實踐低碳營運與永續經營

現代人愈發重視休閒生活，使旅宿產業競爭日益激烈。然而，在台中觀光飯店市場中，深耕超過 20 年的裕元花園酒店，依然穩居領先地位，營業額約佔台中觀光飯店市場近四分之一。今年 3 月，裕元花園酒店更以 92.8% 的客房住用率，拿下全台第一。此卓越成績不僅源於品牌長期累積的聲譽，更在於持續優化營運策略，包括因應缺工危機而調整人力結構、增加中高齡員工的聘用，以及以服務為核心，為旅客打造如同回到家的安心與溫度，展現其在高度競爭市場中的營運韌性。

近年來，裕元花園酒店積極響應 ESG 與節能減碳趨勢，於 2024 年取得台中市觀光局低碳旅館認證，並榮獲行政院環保標章旅館「銀級」肯定，展現對環境永續的長期投入。在此基礎上，總經理唐忠謙帶領團隊啟動作業優化計畫，導入叡揚 Vital BizForm 雲端智慧表單作為關鍵管理工具，藉此提升整體效率、降低人力與時間成本，為飯店營運打造更穩健的管理架構，同時也將數位科技融入服務流程，提升顧客體驗。

裕元花園酒店攜手叡揚推動數位轉型，打造兼具效率與服務品質的營運模式。前排右一為總經理唐忠謙。

2年建置逾 65 張表單，從內部作業到對外服務全面落地

自採用 Vital BizForm 以來，短短 2 年的時間，裕元花園酒店已建立超過 65 張電子表單，應用範圍涵蓋餐飲、客房、行銷業務、行銷傳播、人資、總經理室等多個部門，不僅支援內部日常作業，也延伸至對外溝通與服務場景，將數位化觸角延伸至每一個服務環節。

在內部應用方面，包含行銷業務部的差旅報銷申請單、業務招待申請單，以及人力資源部的出納津貼申請單、兼職人員薪資申請單等，皆已全面電子化，大幅提升行政效率；對外方面，行銷傳播部亦將紙本顧客意見表轉為電子表單，顧客只需用手機掃描 QR Code 即可填寫回饋，此舉不僅大幅提升意見表回收率，第一線同仁亦可即時解決客戶問題，進而提升整體酒店形象與顧客滿意度。

整體而言，裕元花園酒店在應用 Vital BizForm 後，歸納出以下七大具體效益。

效益 1：統一表單格式，打造高效簽核機制

行銷業務部協理徐美子分享，過去由各部門或各主管自行使用 Excel 或 Word 製作表格，格式不一，容易造成會簽單位理解上的混亂。表單上雲端後，格式得以統一，使簽核者快速掌握重點，避免因呈現差異產生判斷盲點。同時，透過電子表單必填欄位的防呆設計，有效避免資料遺漏與退件往返，減少不必要的時間成本，加速決策流程。

效益 2：簽核流程透明化，強化管理可追溯性

在過去以紙本簽核為主的時期，經常發生「單子不知道簽到哪裡、卡在誰手上」的情況；改為線上簽核後，進度一目了然，還能隨時加入相關主管進行會簽，並完整保留簽核意見與版本紀錄，確保流程清楚、責任可回溯，提升管理效率與透明度。

效益 3：行動化簽核不受時地限制，加快決策時效

隨著線上簽核機制正式運行，流程不再受限於地點與時間。唐忠謙總經理憶述，有一次人力資源部有份急件需要簽核，當時他在外處理公務，拿起手機就完成簽核，非常方便。此外，在簽核時，若需要參考過往已簽署的類似文件時，也能隨時調閱、進行比對，不必從層層疊疊的紙本文件中逐一翻閱查找，大幅提升資料搜尋速度與決策效率，確保營運不中斷。

效益 4：作業效率提升 80%，減輕人工作業負擔

在作業流程優化上，人力資源部和行銷傳播部的成效尤為顯著。人力資源部協理吳滿玉透露，以往薪資核算高度仰仗人工作業，不僅耗時冗長，再加上每位兼職人員的時薪、工時與排班單位皆不相同，使計算更複雜易錯。因此，HR 每到月底，往往需加班至少 2 個晚上才能完成相關作業。導入 Vital BizForm 以來，內建公式自動計算薪資金額，快速又準確，整體處理速度提升約 80%，兼職人員的薪資結算也由每月 5 日提前至每月 2 日，不僅減輕人工作業負擔，即便面對每月 1 號的作業高峰，流程仍能穩定運作，主管無須特別留守，提升團隊的工作滿意度與留任穩定性，展現數位化對員工福祉的關懷。

行銷傳播部經理杜岳修亦有同樣深刻的感受。在過往紙本作業時代，同仁桌面及腳下經常堆積著一大疊待處理美工單，不僅難以管理、不易查找，還衍生時效壓力，美工單從開立到完成簽核的時程只要有所延宕，就會壓縮到設計同仁的作業時間，甚至打亂既有工作排程。隨著表單系統運行，行銷傳播部建立自動通知機制，當需求者一開單，相關設計人員就會立即接到通知，提早規劃與準備，確保設計流程順暢，提升整體協作效率。

效益 5：優化跨部門協作，確保資訊一致性

餐飲部協理莊東霖以中秋月餅訂購為例，過去餐飲部接單後，需印製一式三聯或四聯，分送財務部等相關部門，流程繁瑣且耗費紙張。透過 Vital BizForm，各單位可即時調閱同一份資料，當出現顧客取消、加購等訂單異動情況時，也能在第一時間同步更新，確保跨部門資訊一致，省時又省紙。此外，在與母公司寶成國際集團法務單位協作時，由系統自動控管與通知，不再仰賴人工追蹤，使跨公司溝通更加清晰穩定，強化企業內外部的協同作業能力。

效益 6：提升對外服務品質，強化顧客互動體驗

以行銷傳播部為例，自從將顧客意見表改採線上填寫，不僅回收量成長超過 100%，還讓第一線人員能即時回應顧客需求。唐忠謙總經理舉例，曾有顧客在一樓餐廳用餐時透過掃描桌面 QR Code 填寫表單反映椅子不穩，相關同仁收到通知即到場關心協助。這些回饋同時被保留下來，逐步累積為服務紀錄，使人員在後續接待時提供更加個性化、細緻的體驗，真正將數位工具轉化為提升服務溫度的利器。

效益 7：數據化管理，推動低碳營運

在裕元花園酒店營運中，行銷傳播部負責大量設計與輸出作業，每月光是各部門的開單量就需使用至少 150 張紙，旺季甚至高達 200 張。過去相關碳排量多半依經驗估算，缺乏明確數據。在雲端流程正式運作下，用紙量與對應碳排量得以清楚記錄與量化追蹤，成為裕元花園酒店推動綠色營運與永續管理的具體實踐之一，展現其對環境保護的承諾。

操作好簡單，Vital BizForm 加速數位轉型落地

在旅宿產業中，員工年齡層、教育背景與數位熟悉度各有不同。當引進新系統時，「是否容易理解與操作」往往影響整體營運效率與團隊士氣。裕元花園酒店能在短時間內完成流程數位轉換且展現極佳成效，作為此次專案的重要推動者 — 總經理室資訊部經理黃慧娟指出，Vital BizForm 的介面設計直覺好操作，大幅降低同仁的學習與使用門檻，即使是沒有 IT 背景的員工，也能以拖拉方式自行建立 25 張以上表單，讓表單管理不再仰賴少數人支援，真正實現數位工具的普及化與易用性。

唐總經理也肯定，叡揚團隊在建置過程中不僅提供系統導入服務，顧問更深入協助盤點既有紙張作業流程，逐一評估各表單電子化的可行性，提供相對應的建議與升級規劃，使系統順利落地並迅速擴及各部門，也讓團隊能專注為旅客帶來安心且高品質的服務體驗，將數位化轉型與服務品質提升完美結合。


裕元花園酒店重視服務品質與環境責任，以數位化行動實踐永續理念。

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