【特別企劃】證券公會 線上簽核一次到位
一分鐘看問題
導入產品
- 叡揚資訊公文系統
導入效益
- 電子簽核在空間節省上發揮更大效益
- 解決舊公文系統不穩及維護困難問題
- 從紙本作業進入到電子簽核，提升公文簽辦效率
「舊公文系統因使用非主流程式語言，維護難度相對提升」、「每次windows 更新後，系統更新系統易掛」、「隨著系統老舊對外發文常常有問題」等等諸如此類的問題，讓證券公會毅然決然更新公文系統，並在祕書長及副祕書長的支持下，進階至線上簽核讓功能一次到位，提升節能減碳及作業流程效率。
線上簽核方便自我管理& 解決歸檔室空間不足問題
過去，證券公會最困擾的為兩大問題：1. 公文簽辦時效過長2. 歸檔室空間不足，而叡揚資訊公文系統上線後的確大大紓解，證券公會組長楊錦杯滿意地說:「現在線上簽核進度流程一清二楚，並有逾期等功能提示，方便同仁自我管理承辦進度，讓過去動輒需要三、四天以上的工作天數，大幅減少簽核時間，現在一些簡單的公文甚至半天內可以跑完。」
公文如同證券公會內的傳遞神經，透過公文系統介面，可一目了然內部作業狀況，如：逾期天數、公文種類、流程進度等等，「對於管理階級來說，更可落實管理提升效率。」楊組長解釋說明。
「銷毀過期公文之工作雖委外，但公會也需派出人力監視，加上先天空間有限環境下，電子歸檔的確大幅增加公會可活用之場域，並達到節能減碳之效。」楊組長形容過去來文紙本有如小山，光是找公文就極為不便，紙本歸檔更是占用空間，楊組長解釋，如今採用電子歸檔，至少可以節省2/3 檔案室空間，而且隨著時間累積，電子簽核在空間節省上會發揮更大效益。
叡揚公文贏在專業服務及維護
客製化表單提升效率
「坦白說，公文系統難免會有客製化，因為每個組織都有其特殊文化及流程。」楊組長笑笑地說，證券公會的業務繁重且專業，除了教育訓練認證外，承銷業務及海外相關業務更是重點，故在客製化方面，特地針對900 多個證券分公司，另開立一收文平台( 公會電子公文佈告欄)，系統在發文人員完成發文時，會自動將資料放置到公會電子公文佈告欄，供分公司下載及查詢。針對承銷、廣告案件作特製統計報表，審查案件則增設公文流水號。
楊組長解釋，以往主管機關證期局會要求統計某段時間證券公會處理多少承銷、廣告案件，「以前就是要人工統計，耗時又不精準，現在透過報表可以非常清楚公文裡有多少是承銷、廣告案件。」
舊系統效能不彰 IT人員忙昏頭
「以前每次Windows 更新，舊公文系統容易出現問題， 導致公會的IT 人員忙到不能喘氣。」楊組長解釋，舊版公文製作需使用Word 製作公文， 所以當Word 更版後，需逐一重新安裝公文製作軟體（安裝在client），另當公文管理系統因Windows 更新致公文管理系統運行環境發生錯誤，也需要IT 人員重新設定。故此次選商同時要求穩定度，畢竟公文是重點系統，同仁承辦都以公文系統串聯，「叡揚資訊強調，在Windows 更新時，叡揚資訊會先更新好系統，盡量降低客戶端影響。」
叡揚團隊 溝通協調讓結案更順利
叡揚團隊 溝通協調讓結案更順利對於導入叡揚公文系統的成功，楊組長很感謝秘書長及副秘書長的大力支持及重視，也很謝謝叡揚團隊的積極配合與很即時的服務，尤其教育訓練對於內部同仁熟習線上簽核幫助很大，讓證券公會作業效率可以更好。
最後，證券公會也對此專案負責人曾建豪經理精確掌握公會之需求及提問並適時提出其它客戶之處理方式，讚譽有嘉，「導入前後的疑難雜症，曾經理都相當有耐處理聆聽，提升雙方互信合作模式，加上了解熟悉證券公會需求，在短短三個月內，順利推動專案成功上線，讓新公文系統得以依循正確方向，一路達成目標。」