【特別企劃】創新、連繫、蛻變： 首長決策與府會智慧連線
撰文 | 叡揚資訊 資訊服務委外事業處 軟體架構師 洪瑞琦、企劃專員 許景維、企劃專員 陳正良
重大市政建設與發展計畫的施政效能良窳，成功關鍵有賴於施政計畫管理績效、重大施政案件追蹤管控與和諧的府會關係等三項。
縣市首長決策與府會連線作業 協同不易有待突破
縣市政府與府會互動案件包括首長政見、中程與年度施政計畫、績效報告、縣/ 市政會議提報與指示事項、年度預決算案、總質詢與機關單位首長拜會議員等，各項計畫、案件執行期間，為能掌握執行進度與績效，由執行單位指派專責人員定期向業務承辦人取得案件執行進度說明，以Word、Excel 等文件檔案整理保存於個人電腦，經單位主管確認再傳送給管考單位彙整，若跨單位協同辦理作業，需透過會議、實體公文、及電話聯繫溝通計畫整體執行進度，以上行政流程存在著作業繁瑣、時間冗長、文件版本不統一、資料格式不一致、及資訊落差等問題，造成協同作業上的不便利。
跨單位共用共享的應用系統
縣市政府機關單位分工詳細，包含一級、二級機關單位及各所屬機構，因此跨單位服務資訊之整合與互通相形重要，除可達資源共用、共享之目的外，亦可提升政府行政效能。考量到政府機關單位協同作業的困難之處，因此跨單位的共用平臺兼具以下功能：
1. 透明化的重大案件追蹤管考
取代傳統文件檔案保存的方式，減省資料收集彙整及傳遞的作業流程，同案相關承辦人、機關單位主管、管考人員及議會連絡小組等可直接從系統查看案件詳細資料與執行情形，提供審查意見或彙整資料，大幅提升案件訊息通透性與便利性。
2. 自動化的府會連線作業
加強府會間資料自動交換，透過WebService自動同步縣市政府與議會間各項提案及其決議資料，減省人工處理會議文書作業及公文往返流程。
3. 彈性的追蹤項目設定與系統擴充
提供管考人員依據機關業務特性及案件屬性自行設定資料欄位、作業版面、填報週期、報表樣式等項目，並可即時預覽，方便管考人員確認欄位，使案件執行階段填報的相關資料內容與更新頻率能契合業務實際需要。
4. 協同的分工平行作業
同一案件之主、協辦單位共同或分別辦理案件相關業務，並可互相參照其他單位已填報資料，便於填寫共同或分工作業的進度；管考人員可於同一追蹤案件審查畫面查閱所有主、協辦填報內容及匯出報表列印呈報。
5. 即時的案件進度更新與追蹤
透過填報歷程、統計報表查詢與案件預覽直接從系統查看案件並提供相關審查意見。主協辦單位除了定期回報案件進度外，可隨時於系統上編輯前次填報資料，管考人員透過追蹤案件查詢功能查看目前最新狀況，並可透過系統發送Email 催辦訊息給尚未填報的主辦、協辦單位案件聯絡人，有利於在最短時間內掌握所有追蹤案件執行進度。
6. 重點明確的表格設計
管考人員可自行設計管考報表欄位順序，針對不同案件類型設定不同的管理報表版面及欄位，確保每張報表都能明確呈現追蹤重點，輔助縣市政府首長迅速了解各項重大案件處理情形並指示後續執行方向。
7. 親和便利的操作介面
Web-based 系統，使用者不需安裝軟體，系統運用多頁籤設計、版本比對、色彩管理、放大鏡、倒數計時顯示及Help 提示功能等輔助功能，提升系統操作的親和力及便利性，以達到協同辦理即時更新的目的。
以往跨單位協同作業，需透過會議、公文、或電話掌控執行進度，頻繁的聯絡與行政作業造成協同作業的不便。現在透過共同平臺促進跨單位協同分辦合作，降低溝通落差，讓工作執行更有效率。