【人資專欄】永續創世 發現希望散播愛
一分鐘看問題
解決方案
- Radar 人力資源管理系統
面臨的挑戰
- 組織規模擴張，導致行政服務工作繁重。
- 400 多個站點分布全台，行政服務效率略顯不足。
- 不同世代的工作價值觀轉變，年輕世代人才流失比率變高，留才成為創世的未來目標
產生效益
- 傳簽簡單節省費用：透過 Radar 人力資源管理系統，原先需要傳真、郵寄的簽文或申請表單都節省下來，實際減少各分點與總部之間的溝通費用及時間。
- 資料留存更完善：透過 Radar 人力資源管理系統，相關申請資料就在系統上，不需額外管理、保存，讓後勤單位工作更順暢。
- 申請流程即時化：差勤、任用、請假流程可以在系統上完成，提升行政流程時效性。
「順手捐發票，救救老殘窮」一個全民愛心勸募口號，28年來讓愛與希望傳遍大街小巷！創辦人曹慶先生憑藉一股愛心，秉持「生靈安頓」理念與堅定毅力，於民國76年創立「創世社會福利基金會」。自成立以來，創世服務仰賴善心人士捐款，致力於植物人安養照護的使命，至今安養超過一千六百多位植物人，成功幫助上千個辛苦傷心的家庭。而為能使近九成來自愛心民眾捐助的善款做最佳利用，發揮最大功效，創世基金會決定於民國101年導入叡揚Radar人資系統，管理創世最大的資產─「人」，再創人才價值，提昇創世服務。
愛心、耐心、使命感 散播愛的種子
創世基金會人事室吳昭芬副主任說：「在創世基金會工作來自一份服務的感動，服務的過程是辛苦，但獲得感動的滿足感卻是深植於心靈的。」然而，坦言相較於過去，或許是年輕世代對工作的使命感與定義不同，工作價值觀已有所改變 ，尤其在社會福利機構中服務，年輕族群撐過半年的比例相對減少，近幾年人才流失的狀況也較之前明顯。
此外，社福團體服務工作相對多元，除了需要充沛體力直接服務個案；也需要耐心與決心投入募集物資的工作，因此，在創世服務（含華山、人安）體力負擔要比辦公室工作還大，吳副主任仔細分析，如同許多醫療單位所面臨的人事問題，護理人員因工時長、工作勞累、責任繁重，留才不易；而創世的每個「站」（如：華山的愛心天使站）由於僅配置一名工作人員（站長本人），除了要照顧區域內的所有個案（約100個個案），還要肩負物資募集的工作，工作多元、勞心勞力，因此，不論是護理人員或站長角色，創世都極需有愛心、耐心、使命感的人才投入，一同散播愛的種子。
簡化行政流程 專注服務弱勢
創世各站點分布全台各地，人力配置精實，一個服務站的行政流程、服務工作都必須一人完成，創世基金會透過離職員工調查發現，各處室不同的申請單及行政流程是造成員工離職的原因之一。吳副主任說：「創辦人希望創世基金會對外可以善盡服務弱勢的使命；對內可以達到照顧同仁的責任。」所以她自101年調到人事室後，注意到部分行政流程順暢度不足，給會內同仁帶來工作上的不便，所以開始思考如何幫助同仁省去行政流程的干擾，除了降低人才流失的窘境，也將挪出更多時間投入服務弱勢的使命。
系統順利上線 全賴會內齊力同心
為能成功將人資系統順利上線，創世基金會內部首先經過人資、專案種子團隊2、以及其他部門等三個關卡的測試階段，並接續辦理5場北中南東教育訓練，力請所有同仁參加，透過課程讓同仁更加熟悉系統，並大力宣導系統上線後的便利性。推動的過程中，吳副主任直言，新的系統如同改變原本的使用習慣，多少都會有排拒的狀況出現，但為了培養會內同仁養成習慣，人事室更用心設計「動動手指得大獎」等推廣活動，鼓勵同仁天天進入系統點閱公告訊息，不僅有效縮短系統上線的陣痛期，更提高同仁對系統的接受度和使用率。
人資e化 省時省錢又安心
導入系統前，會內差勤、任用等作業全是紙本流程，透過傳真、郵寄的方式從各據點傳送至台北管理總部，不僅文件傳送時間長、花費多，甚至還有文件遺失的情況。導入系統後，凡上述人事流程都能夠透過系統輕鬆完成，不但省下郵資、電話費、以及紙張耗損費，此外，透過系統申請的表單文件也都妥善地保存在人資系統中，提供方便且即時的人事月結作業。
跨部門溝通平台 再創人資系統新價值
吳副主任堅持創辦人的理念「對內要達到照顧同仁的責任」，因此，她更將人資系統作為對內跨部門的溝通平台，集中服務、加速溝通，讓會內同仁工作更順暢。平台提供下列2項服務：
1. 人資系統表單服務
鼓勵各單位將所有的表單上傳至系統，讓所有申請表單及規定辦法透過系統都能找到，不但節省同仁查找表單的時間，更大大縮短新人上手的摸索期，讓新人更快融入新環境，這是實際邁向優質工作環境的第一步。
2. 線上佈告取代傳簽工作
以往訊息公告以傳真方式傳送簽文至全台各據點，而簽文內容長度不一，有些長達數十頁，因此傳簽是一個浩大工程。而現在宣布重要事項、召集開會時間等，都能透過系統公布，不但即時正確，更省下耗費在傳簽的人力/紙張支出。
成功打造優質工作環境 辛苦都值得
事實上，創世基金會曾有一次不太成功的e化經驗，吳副主任坦言，因為先前的經驗，使得本次選商評估更為謹慎，除了專案成本之外，廠商規模、穩定性、導入經驗等更是重要的考量因素，仔細評估後，叡揚因此脫穎而出。初期與叡揚合作，也曾有過一段磨合期，導入過程中雙方對於會內人事流程e化的想法與建議有許多分岐，但透過雙方不斷地溝通，以及會內顧問與叡揚的專業建議，也使得創世藉此機會重新檢視流程的順暢性及合理性，不僅人資e化，更做到了流程優化，吳副主任笑著說，回想過去這一路走來的確辛苦，但為了打造優質工作環境，值得！
期許為社福團體之e化先導 持續落實系統長程價值
創世基金會投入這次人資e化時，就期許能成為社福團體e化之先導，因此，秉持著少客製的原則，不讓量身訂做的系統，失去其他社福團體參考的價值，同時更能保有叡揚系統原有的特點，發揮最大效益。導入後，創世基金會也持續思考人資系統與其他系統的串接，並積極規劃人資發展系統及其他系統的開發，落實會內e化的願景，延續照顧同仁的理念，讓系統發揮長程的價值！