【特別企劃】台南市政府公文系統建置案 之分享經驗

經原台南縣市政府相關單位多次討論結果，本府縣市合併後採雙行政中心辦公，機關 分佈於永華及民治市政中心，紙本公文於雙行政中心間傳送耗用的時間成本為優先首 要解決的問題。故規劃使用公文線上簽核作業，除可有效節能減紙及解決雙行政中心 紙本公文遞送影響行政效率之問題，亦可完成公文處理全程電子化。

Q1.最初是什麼原因讓 貴單位開始評估導入公文系統？是否過到什麼樣 的問題？當時的想法為何？事前如何規劃？

A：

1. 評估導入緣由：本府於99 年起為配合 行政院「電子公文節能減紙誰動方案」之政府 部門節能減碳措施及補助計畫，規劃由原本的 公文紙本簽核作業方式，擴大推動為線上簽核 作業模式以符合節能減紙政策，運用電子化有 效縮短行政流程與時問，由 100 年起至101 年 12 月止，分階段逐年推動至本府所 屬各機關 （單位）及學校。
2. 遭遇之問題：公文線上簽核作業 在初期規劃時，除了文書檔案相關 法規的修訂頻繁外，尚有縣市合併 後雙行政中心辦公、各機關（單位） 及學校內部行政流程不一且有多個 版本待整合、公務電子憑證選擇及 專案建置經費不足等問題需克服。
3. 當時的想法及事前規劃：經原台南縣市政府 相關單位多次討論結果，本府縣市合併後採雙 行政中心辦公，機關分佈於永華及民治市政中 心，紙本公文於雙行政中心間傳送耗用的時間 成本為優先首要解決的問題。故規劃使用公文 線上簽核作業，除可有效節能減紙及解決雙行政中心紙本公文遞送影響行政效率之問題， 亦可完成公文處理全程電子化，故藉由行政 院研考會請宜蘭縣政府及嘉義市政府試辦之 成功經驗及成果加上上述雙行政中心辦公 的特點採主機置於永華市政中心並以50MB 對貴單位而言，於導入公文系統後，協助哪些工作流程機制雅動更 有效率？對整體效益或價值為何？與未導入前最大的差異有哪些？ Q3 VPN 連結雙行政中心俾利快速使用公文管理系 統。另考量本府對外頻寬不足及分散系統因網 路頻寬限制無法運作之風險，本府依業務性質 及行政督導歸屬等特性，區分為九大群組並逐 步實施線上簽核作業。

Q2.對於導入公文系統的預期效果為何？有哪些預期目標？希望導入及使 用範圍為何？

1. 預期效果：推動本府各機關（單位） 及學校於101 年12 月前全部完成公文線上簽 核作業上線以節能減紙及解決雙行政中心紙 本公文遞送影響行政效率之問題。

2. 預期目標：達成行政院「電子公文節能減 紙推動方案」目標，使各機關（單位）及學 校線上簽核比例達30％以上。開放使用外部 網路進行線上簽核作業，使各機關主管簽核 更具便利性及安全性。

3. 導入及使用範圍：本府公文線上簽核作業 規劃簽核決行層級最高可至本府秘書長，目 前使用範圍限制如下：

● 電子公文收文及創簽（稿）之公文，以線 上簽核方式作業為最優先考量，若為下列公文類別時可考量以紙本方式作業：

1. 密件（含以上）公文。
2. 公文來文本文及附件頁數逾15 頁者。
3. 公文保存年限逾10 年者。
4. 來文附件為證書或採購憑證等類文件，須以 附件正本進行審核之公文。
5. 公文之附件為無法掃描者，如附件形式為書 本、超過A3 的工程圖、或其他無法以掃描 器進行掃描之附件（如錄影帶、採樣樣本 等）等。
6. 來文附件含照片（經掃描後可能失真）之公文。
7. 採購招標簽呈。 8. 需分會其他尚未實施線上簽核機關之公文。

● 紙本公文來文依業務性質，若合適掃瞄成數 位檔案以線上簽核方式辦理者，應以線上簽 辦方式作業為最優先考量。

Q3.對貴單位而言，於導入公文系統後，協助哪些工作流程機制雅動更 有效率？對整體效益或價值為何？與未導入前最大的差異有哪些？

1. 推動效率：因本府縣市合併後為雙行 政中心辦公，採用公文線上簽核作業後對於 機關而言，可有效解決紙本公文因實體文件傳 送於兩市政中心間額外耗用的時間，對於本府公務行政有明顯助益。
2. 整體效益或價值：節能省紙、提升公文處理 效率並降低對公文歸檔的空間需求。
3. 與未導入前最大的差異：使用線上簽核系統 之前，公文的簽核須靠紙本公文，須印出紙本 公文請長官逐一蓋章後歸檔，除了節能省紙，更重要的是能提升公文處理效率。
4. 推動本府各機關（單位）及學校於101 年12 月 前全部完成公文線上簽核作業上線以及使各機關 （單位）及學校線上簽核比例達30％以上：本府 自102 年5 月起依行政院函頒「政府機關及學 校『四省（省電、省油、省水、省紙）專案』 計畫」之公文線上簽核績效指標提升為40%。

Q4.導入過程中面臨什麼樣的挑戰？如何克服？而成功的主要因素為何，可否分享經驗給其他單位？請舉例或故事說明。

1. 導入過程中面臨的挑戰及克服方法：

• 為能於101 年12 月前完成本府所屬各機關 （單位）及學校上線使用公文線上簽核作 業，本府除爭取上級長官之支持及必要資源 外，另於推動啟始前成立「臺南市政府推動 公文線上簽核工作小組」，由本府秘書長擔 任召集人，以訂定推動機制、推動計畫、績 效指標及實施策略等，並逐步推動達成相關 之目標。

• 因推動幅員廣大，本府為能順利推動，以業 務及行政督導歸屬分 為九大群組，另成立 相關推動小組及系統 管理者（種子人員） 之組織。推動採分階 段實施，由本府研考 會及資訊中心先行導 入及並行驗證作業 後，並開放正式版公 文管理系統試用，再 由原使用過渡版公文 管理系統之機關（單位）全面移轉至正式版 公文管理系統( 不作線上簽核，僅作公文流 程管理)，最後再分階段逐步實施九大群組 全面實施線上簽核作業。

• 此外為解決各使用單位於上線使用後對於相 關網站聯結、教材資源、常見問題及問題反 映等訊息的同步，本府另建置「公文管理系 統服務網」以提供各單位系統管理者（種子 人員） 及使用者可迅速獲得上開資源最新 的資訊。

2. 成功的主要因素：

• 行政院研考會的協助及經費補助。
• 本府一層及各機關（單位）學校長官及同仁 的支持以及相關人力支援。
• 承辦同仁及長官的積極作為及服務熱忱。
• 承辦廠商開發良好的公文管理系統及後續維 護與駐點服務。
• 公文管理相關軟硬體設備及網路環境的支援。

Q5.請分享或簡述在評估公文系統相關產品 時，選商的關鍵因素有哪些？

廠商實蹟、同類型專案之經驗、執行團 隊成員（駐點人員）專業度、執行團隊工作熱 忱及配合度等。

Q6.叡揚團隊在導入過程中扮演什麼樣的角色？提供哪些服務？給予貴 單位最大的幫助為何？

1. 扮演角色及提供的服務內容： 在導入公文線上簽核作業過程中，貴公司適時 提供本府各機關（單位）及學校必要的推廣人 力及教育訓練講師，系統上線時的輔導及協助，並解決後續已上線機關（單位）及學校的相關問題。
2. 提供本府最大的幫助： 貴公司有針對機關（單位）及學校所提出的問 題提供解決方案、程式修改、表單及流程簡化 建議及版本更新等協助。

Q7.請分享公文系統導入期問，雙方互動合作模式及管理方法中，哪些是 印象深刻？或是成功導入的關鍵因素有哪些？例如：需求訪談階段、 輔導上線階段、教育訓練階段等。

在導入公文線上簽核期間，駐府工程師擔任客服專線電話人員並建置公文管理系統專屬服務網站，提供上線單位諮詢相關問題及問題的解決；此外為解決教育訓練的限制，另協 助錄製數位學習教材供使用者更熟悉系統的使用。