在深度訪談眾多公務單位後，被委派籌備 會議的秘書、文書、研考等單位皆表示 會議準備工作花費不少時間，至少需1~2 個 工作天，這還不包括會後的文件整理時間！因 此，當面臨紙本會議資料列印、搜整、歸檔， 甚至列管事項追蹤的不便，要如何兼顧減紙減 碳與簡化作業流程是各個籌備會議單位最關心的議題！

步驟1 teamKube週期性會議範本設定 免去重複登打之苦

究竟會前準備工作負擔量有多重呢？以大部份 公部門定期召開的主管會報為例，首先機關會 訂定主管會報的開會時間，例如固定在每週三 的下午2 時召開，以前會議承辦人需每週建立 會議基本資訊，但是透過 teamKube 的週期性 會議範本設定功能，只將會議時間、主席、會 議記錄者、出席者、會議室，甚至議程( 固定 性會議之議程變動性低) 與列管事項一次設定 完成；因儲存於此會議範本，無需每次召開都重新登打相同內容。

步驟2 整合會議行事曆、會議通知主體、 會議室管理　變更不用怕

此外，如果主席欲變更會議時間，會議承辦 人必須逐一打電話與各個出席者協調與會時 間，也必須儘快登記會議室、會議設備，雖 然某些機關的會議室已系統化管理，但是以 資源分配最佳化的角度來看，如果會議通知 主體與會議室管理沒有同步，相對耗費人力， 更別說會議時間異動後造成的取消和重新預 訂會議室的繁複動作，為彌合此一前置作業 上的鴻溝， teamKube 將會議行事曆、會議通 知主體、會議室管理三者整合以利相互連動， 對會議承辦人來說精簡不少會前協調人、事、 時、地、物的作業程序。

步驟3 結合公文系統 勾選欄位自動轉成開會通知函稿

在確認會議基本資訊後，會議承辦人可在 teamKube 將已勾選好的基本資訊欄位帶到公 文系統的會議通知函稿，各資訊欄位皆對應 開會通知單格式，因此會議承辦人無需重複 登打與擬稿，即可完成開會通知函稿，流程 銜接加速作業。

步驟4 會議上傳區 文件來來往往不怕版本亂

對會議承辦人來說，一個人要處理多個單位 承辦人的來回信件，難以理出文件與事件脈 絡，易導致訊息散亂，需人工過濾與管理， 這並非最佳搜整會議資料方式。有鑑於此， teamKube 提供資料上傳區，讓提供會議資料 的單位承辦人自行上傳文件，每次文件更新皆有異動紀錄，也可針對文件留言並寄送通知信告知會議承辦人關於文件異動的消息， 解決用 mail 傳遞文件時版本與訊息混亂的 問題，同時也簡化會議承辦人搜整資料的流程。

步驟5 teamKube內建搜尋引擎 裁示與決議檔案輕鬆找

再者，有時附件檔案容量過大，造成 mail 無 法寄送，也有部分機關會設立檔案伺服器， 提供參加主管會報之單位承辦人上傳會議資料，但此一做法卻造成資料隱密性不足以及 內容不易查找的問題。試想欲查找某次會議 的主席裁示與決議，在不確定是哪年哪次會 議文件的狀況下，是否要考驗記憶力或逐各會議文件去翻找？想查的列管工作報告與主席指( 裁) 示事項都找不到，即使文件都有歸檔也形同虛設。為此 teamKube 提供搜尋引擎， 只要打上關鍵字，不僅標題連附件內文都能找 到，另外還提供更進階的用法，可對會議、文 件自訂標籤，將資訊有效分類，查找文件不再是苦差事！

步驟6 搭配weMoin 平板開會節能減碳

為落實環保節能減碳及透過便捷e 化系統提高 會議協作效率，改用平板開會取代傳統紙本會 議已是趨勢，故teamKube 從會議工作桌衍生 出可下載於 iOS、Android 系統之平板的app – weMoin，讓出席者( 包含主席、簡報者、與會 者) 都可透過平板瀏覽會議資料。

步驟7 自動轉製 PDF加同步功能 優遊無紙化會議

為解決開會過程中難以聚焦、浪費資源與資安 風險的問題，weMoin 將 Pad 與伺服器上的會議 管理系統 teamKube 連結，首先會議所需檔案 可自動轉製 PDF 檔於平板瀏覽，減少人工處理的麻煩，在登入 weMoin 後，可看到會議主題、 議程、相關附件與列管追蹤事項，點擊文件後 即可瀏覽，為讓出席者擁有更高會議自主性， 在不改變原有開會習慣下，可自行閱覽有興趣 的簡報後，再透過同步功能跟上主講者簡報畫 面，讓會議前進步伐一致不脫鉤。

步驟8 人性化 UI 設計 手寫及便利貼紀錄好方便

為將無紙化徹底執行，weMoin 提供數位手寫 簽到，取代傳統紙本簽到方式。其人性化 UI 設計，提供手寫及便利貼功能，於私人筆記模 式可備註個人講稿與重點，於公開筆記模式不 僅資料同步溝通更聚焦。並可於 teamKube 資 料上傳區設定文件閱覽權限，所有資料需登入 weMoin 進行瀏覽，兼具資安與分享。

步驟9 teamKube 會後追蹤更智慧

在進入主管會報的工作報告、提案討論、臨時 動議階段時，需依序請各單位主管報告，此時非常適用 weMoin 的移轉簡報主控功能，讓 出席者隨時跟上不同主講者的簡報畫面，提 升會議流暢度。在進入會議的尾聲- 主席指 ( 裁) 示階段時，會議承辦人會保留主席原意 記錄決議，並將主席指( 裁) 示事項列入控 管表以利後續追蹤，過去，控管表是用Excel 或 Word 工具來管理，需人工一一記錄何時 解除列管以及在會前電話追蹤處理進度，但 是當資訊日積月累越趨龐大，僵制的Excel 或 Word 工具已變的難以搜尋、分類不易了，為 解決此一問題，可使用 teamKube 的會議列管 表功能將主席指( 裁) 示的列管決議事項納 入，不僅系統化掌握各工作負責人的最新處 理進度，並可修改列管狀態( 持續追蹤或解 除)，如同一個金頭腦的完美秘書，大幅減輕 會議承辦人與管考人員的工作負荷。

步驟10 公文與會議 全程一條鞭作業

當會議結束時，如果會議資訊與決議都已記 錄在系統上，要如何產出會議紀錄並用公文 系統進行陳核呢？與公文系統緊密結合也是 teamKube 的貼心設計之一，先在 teamKube 匯 出會議紀錄並稍加檢視編撰後，介接到公文 系統並陳送主席核閱，結案後再函送會議紀 錄給各收文單位，若有非收文單位欲參閱此 次會議紀錄，經許可後可直接從 teamKube 寄 發，讓公文與會議全程一條鞭作業。 傳統會議過程中產出之會議資料電子檔與紙 本需提供給檔案室進行歸檔，但非正式會議 之電子檔常存放於個人電腦或檔案伺服器， 沒有一個共享、共用又可權限控管的平台來 管理文件，造成後續搜尋不易以及會議、工 作之間的連結斷點。而 teamKube就是共享共 用文件的最佳平台，同時可進行隱私設定， 包含私人( 僅相關成員能觀看，可視情況自行 調整) 或公開( 全部公開、 基本資訊、僅限 標題) 模式，降低文件資安疑慮。 透過數位管理不僅會議全程無紙，也因流程 接軌讓會前資源管理、會中資料瀏覽、會後 的追蹤管考等不再完全依賴行政人腦，而是 數位化、結構化的重整會議流，不僅簡化會 議程序與承啟內隱知識，還能有效實現智慧 辦公永續發展目標，進而提升政府總體行政效能。