董事會提案暨會務管理系統
The Board of Directors Management System
數位轉型董事會做起
會議紀錄作業時間由一整天縮短成幾秒鐘
新系統上線後，僅金控及銀行每年人力成本就可以節省上佰萬元，若以系統使用6年攤提計算估算可節省上千萬元，未來金控旗下其他子公司如人壽、證券與投信等亦可套用這樣思維與作法以提升效益。董事會為組織中最高治理單位，其業務數位化轉型後，不僅節省人力成本、提升同仁工作效率，對於董事會會議的業務將可提供更即時與準確的運作。
痛點與挑戰
- 董事會提案格式不一，統整格式費時費力
- 臨時插案須重新產製議程，費時費力
- 提案資料補正，費時費力且無法追蹤歷程
- 會議後逐案對照確認該案發言記要與決議，費時費力
- 會議後待辦事項追蹤處理狀態，費時費力
- 準備及提供會議節本，費時費力
- 查找提案會議紀錄，費時費力
產品效益
產品效益
提供瀏覽器版公文編輯器，統一提案單格式，減少議事人員檢核時間。
提供提案單範本，以利提單人員參酌使用，加速提案效率並可以減少提案單錯誤的發生。
快速產出議程、紀錄，大幅降低議事人員逐案上傳再整併文件時間。
提供會議紀錄匯出Excel以利填寫，並使用匯入功能，大幅降低議事人員登打會議紀錄及逐案上傳時間。
整體業務流程
系統功能架構
SUCCESS STORY
成功案例
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國內某大金控
數位轉型董事會做起
董事會是公司最高決策會議，董事會成員以及所有參與作業、提案人員都是公司重要成員也是普遍非常忙碌之人，所以常導致無暇釐清董事會程序並加以自動化，董事會的作業程序包括寄發相關人會議通知、線上審閱提案、自動發送提案簽核稽催通知、提案單位輸入列席說明名單、產製列席名單/簽到表等，目前大部份作業仍須投入人工介入整理與串接各作業資料，在業務與公司治理需求等成長下，提案量不斷擴增乃必然，在公司運轉速度不斷加快下，讓董事會作業更自動化以提升作業品質及效率乃成趨勢。
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