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董事會提案暨會務管理系統
The Board of Directors Management System

數位轉型董事會做起

會議紀錄作業時間由一整天縮短成幾秒鐘

新系統上線後,僅金控及銀行每年人力成本就可以節省上佰萬元,若以系統使用6年攤提計算估算可節省上千萬元,未來金控旗下其他子公司如人壽、證券與投信等亦可套用這樣思維與作法以提升效益。董事會為組織中最高治理單位,其業務數位化轉型後,不僅節省人力成本、提升同仁工作效率,對於董事會會議的業務將可提供更即時與準確的運作。

痛點與挑戰

  • 董事會提案格式不一,統整格式費時費力
  • 臨時插案須重新產製議程,費時費力
  • 提案資料補正,費時費力且無法追蹤歷程
  • 會議後逐案對照確認該案發言記要與決議,費時費力
  • 會議後待辦事項追蹤處理狀態,費時費力
  • 準備及提供會議節本,費時費力
  • 查找提案會議紀錄,費時費力

產品效益
 
產品效益
提供瀏覽器版公文編輯器,統一提案單格式,減少議事人員檢核時間。
提供提案單範本,以利提單人員參酌使用,加速提案效率並可以減少提案單錯誤的發生。
快速產出議程、紀錄,大幅降低議事人員逐案上傳再整併文件時間。
提供會議紀錄匯出Excel以利填寫,並使用匯入功能,大幅降低議事人員登打會議紀錄及逐案上傳時間。
 
整體業務流程
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系統功能架構
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國內某大金控
數位轉型董事會做起
董事會是公司最高決策會議,董事會成員以及所有參與作業、提案人員都是公司重要成員也是普遍非常忙碌之人,所以常導致無暇釐清董事會程序並加以自動化,董事會的作業程序包括寄發相關人會議通知、線上審閱提案、自動發送提案簽核稽催通知、提案單位輸入列席說明名單、產製列席名單/簽到表等,目前大部份作業仍須投入人工介入整理與串接各作業資料,在業務與公司治理需求等成長下,提案量不斷擴增乃必然,在公司運轉速度不斷加快下,讓董事會作業更自動化以提升作業品質及效率乃成趨勢。
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