MailBase 留存組織郵件萬無一失

電子郵件 (Email) 已經成為我們生活中及工作上不可或缺的工具，更是輔助企業或各組織運作的利器，不論是資訊分享、細節討論、會議通知、傳遞文件檔案等，都可以透過 Email 進行。隨著科技的發展進而改提升工作彈性，幾乎每天上班打開電腦或是通勤的路上第一件事就是「收信」，雖然方便、易上手， 卻也伴隨著容易被忽略的隱藏危機。

組織規模持續擴大信箱容量、安全及效能難兼顧

某政府單位因組織快速成長、員工人數持續增加，信件空間需求倍增，導致電子郵件的管理與儲存變得越來越困難。要確保電子郵件信箱能夠穩定、順暢的運轉外，同時要提供足夠的郵件信箱容量與備份空間， 就讓 IT 維運人員傷透腦筋。過去 IT 人員要求員工將郵件收到 Client (用戶端)，避免放在 Server (主機) 上， 以降低 Disk Quota (硬碟容量) 使用量。 許多員工為了在工作場合之外也能看到公務郵件，設定將電子郵件自動轉寄到外部信箱，不知不覺中提升資訊外漏的風 險。

透過 Openfind MailBase 郵件歸檔管理系統， 將對內、對外的所有員工溝通信件完整歸檔、妥善保存並透過壓縮機制，降低儲存容量，有效節省磁碟空間。MailBase 管理介面可設定郵件歸檔、自動搬移及刪除機制，完整郵件歸檔生命週期規劃，有效利用儲存環 境及減少管理者管理負擔。

MailBase 提供歸檔信件加密技術、多重驗證機制及防竄改機制，確保郵件資料安全， MailBase 提供完整郵件歸檔及快速查詢機制，改變原本因空間不足需要透過轉寄，將信件備存到外部信箱作業模式，使用者可以透過網頁直接查詢所有過往的信件，取消轉寄，強化郵件資安防護。

若遇人員異動 歷史信件也消失無影無蹤

單位若有人員調職異動，同仁(使用者)更換單位後 ID 可能也會跟著換，而過去往來的信件是否 該被帶走不留存或原封不動的留存，也是一個棘手的問題。 留下了歷史信件，又該如何有效防堵內部重要資訊外流?若不留存，就無法完善的進行業務交接、經驗傳承及知識分享。

導入 MailBase 後，所有的電子郵件都能被安全存放，不論是換單位或其他人員異動，都能將原有的帳號資料安全保留，並搭配嚴格的權 限控管，讓單位主管或是相關人員查詢歷史資料，溝通軌跡完整保存，不會隨著離職員工的離開而跟著煙消雲散。獨家高速搜尋引擎及複合查詢功能，可查詢包含郵件、文字型態附檔、壓縮檔等，大幅提昇信件調閱效率。在龐大的信件量中查詢只需短短數秒，速度快、準 確性高，是備查的最佳利器。

同仁電腦故障 無法即時復原寶貴資料

尚未使用 MailBase 前，當同仁電腦突然故障， 若沒有完善的備份管理機制，過去累積的重要 資料與信件可能一夕之間就歸零，而 Server 上 的備份資料也有一定天數的有效期，無法在更往前追溯歷史資料。

導入 MailBase 後，歸檔機制能有效防止因硬體故障、毀損導致資料流失。MailBase 能線上調閱或匯出，有效將電腦故障所造成工作中斷的影響降到最低，並守護資料安全。

降低管理成本與資安風險 是企業組織最強的後盾

科技日新月異，電子郵件是大家仰賴的重要溝通工具，唯有透過完善的電子郵件歸檔管理日益漸增的郵件，才能將內含機敏資料與智慧資 產好好保存。Openfind MailBase 強大的郵件歸檔可以幫助企業進行災難復原、節省郵件歸檔儲存的空間及快速全文檢索，這也是 MailBase 獲得客戶青睞的原因。

協助企業與組織管理歷史郵件與溝通軌跡，輕鬆滿足舉證、稽核查詢及郵件彙整需求，落實資安防護，進而幫企業組織創造更多價值!