公路總局全面導入電子化公文 節能又減紙
一分鐘看問題
- 公路總局管轄機關遍佈全省，幅 員遼闊
- 原先的公文系統主機散布 121 個 單位，且設備已達使用年限
- 工程處與監理所業務型態差距 大，從業人員接受程度各異
- 上線人數 4,000 多人且遍佈全省各 地，規模大範圍廣
導入效益
- 電子公文解決地理與時間上的限 制，達到即時傳送、免除舟車往 返等優點。
- 節能省紙又環保，每年約節省 256 萬張紙，少砍 307 棵樹。
- 與其他應用系統介接，擴大應用 範圍。
一進到公路總局資訊室辦公室就看見資訊室陳守強主任拿著手機檢視公路總局各系統的狀況，陳主任笑著說：「資訊系統偶爾會有些突發狀況，所以一早可能還在捷運上就會接到電話或看到通訊軟體的群組討論，我要求資訊室的同仁發生問題要先釐清原因並以最短時間修復，讓系統儘快恢復運作。」針對交通部公路總局所屬機關全面導入電子公文系統一案，陳主任很明白地指出，為符合行政院「電子公文節能減紙推動方案」於104年達到線上簽核績效指標40%之法規目標，所以公路總局所屬機關全面導入電子公文系統。
導入前主機分散 不符合資訊集中化概念
在導入叡揚S.P.E.E.D.新世代公文與文件管理系統之前，公路總局所屬121個單位的公文系統是採紙本簽核的分散式管理，沒有集中管理的架構。為遵循法規需導入電子公文系統，且考量日後公路總局所屬機關與公路總局之間電子公文上下行文的相容性問題，因此需要建置一套集中管理的電子公文系統，然而公路總局在103年以前還在忠孝西路50多年舊建築，原先的基礎架構和網路設備不但無法負荷複雜的資訊系統，也無法汰舊換新，因此公路總局所屬機關導入電子公文一案，首要之急便是規劃新辦公室集中式管理的網路骨幹與資訊中心。
靜待時機成熟 所屬機關導入前準備
陳主任解釋：「交通部為因應政府政策，希望整個交通部推行一套公文系統，然而因為交通部所屬機關，如：鐵路局、航港局、民航局、公路總局等，各單位差異性大，無法一體適用，故交通部所屬機關便各自導入適合的公文系統。」而陳主任也藉著公路總局喬遷的機會積極佈署新辦公室的資通訊網路骨幹和基礎架構、建立全新IDC資訊中心、盤點所有網路設備和系統、導入單一簽入（Single Sign-On，SSO）、汰換公路總局所屬機關終端設備以符合軟體的需求和系統效能。此次公路總局建立向上集中管理的網路架構對日後監控或導入系統時都事半功倍。
依使用者需求不同 提供最佳的服務
陳主任爽朗地表示，當網路建設完善了再導入應用程式才是最佳時機。然而公路總局的管轄範圍遼闊，所屬121單位分散在全省及離島，且業務範疇差異大。工程單位負責快速道路、省道施工計畫（包含因天然災害引起的公路救災、搶通等工程）；而監理單位主要負責車輛管理、駕駛人管理、汽機車筆試、路考、稅費、違規等事宜，因此電子公文系統在設計上須盡量滿足雙方需求，相較於其他機關，公路總局的電子公文系統功能較多。陳主任稱讚，在上述前提之下，叡揚電子公文系統堅持如期如質完成專案，符合各單位需求，是好承商，我給予高度評價。
幅員遼闊 以北高雙中心且互為備援
公路總局所屬機關分佈廣且上線人數高達4,000多人，陳主任提出建置北高雙中心並且互為備援的想法，叡揚的技術團隊依照公路總局的規劃，將臺中以南的公文流量分流至高雄中心；臺中以北則回到臺北中心；臺中中心則是第三地備份，增加資料安全性。當任何一個中心出現異常，都能夠透過異地備援不致影響正常辦公作業。
工程監理兩項異質業務 接受程度各異
陳主任進一步表示，因為業務範疇差異大所以需求也不盡相同，工程處的業務多為現場施工、勘查、救災等，長時間不在辦公室，此外工程處的文件大多為工程圖、藍晒圖等大型圖表輸出，習慣以紙本附件隨著公文簽核，由紙本轉為線上簽核，作業方式大不相同，所以工程處的同仁需花費較多時間學習。反觀監理所的業務已有許多業務由資訊系統處理，系統轉換較無困難、接受度也高。因此依照不同的工作型態提供不同的簽核形式，如：工程處工作地點多在戶外，必須提供能以行動裝置簽核的服務；而監理所則視情況汰換掉老舊設備，讓使用者能順暢簽核電子公文。
成功導入四大關鍵
以往機關與其所屬外派單位之間是以發文的方式傳遞公文，新系統有別於數十年來的習慣回歸到正常文書機制以陳核或會辦方式辦理，陳主任分享系統成功導入的四大因素：
關鍵1技術可行性
成立雙中心、IDC資訊中心、南部資訊中心、備份資訊中心、連同使用者的終端設備以及使用行為都是考量的範圍。
關鍵2財務可行性
經費能支持專案開發。
關鍵3符合經濟原則
初估導入電子公文系統後突破公文傳遞的時間和地理限制，上線前總文量約160萬件，皆需以紙本列印，目前電子公文簽核比率約80%，以每件公文2張來算，一年節省256萬張紙，約18,432kg之碳排放量（以每包500張3.6kg CO2/A4計算），少砍307棵樹，還不包含公文附件，長久而言有助於節能減紙，也能節省國家公帑，留存資料也較為便利。
關鍵4效益
將公文系統擴大應用與其他系統介接。介接監理資訊系統支匯票管理：民眾繳交支匯票，收文後自動帶入第3代公路監理資訊系統，避免重複登打並可互相勾稽減少弊端。
- 介接用路人服務中心系統：若客服人員無法即時回覆來電，可自用路人派工系統介接至公文系統，轉發權責單位辦理。
- 介接陳情案件、監理服務網：民眾至各機關之陳情系統或監理服務網陳情之案件，可介接至公文系統，以公文流程控管辦理情形。
- 介接差勤系統：自差勤系統自動帶入代理人，以免延宕公文。
三次使用者滿意度調查 逐次提升滿意度
公路總局為實際了解系統使用情形，訂出滿意度目標（KPI）為投票率達90%以上，不滿意度須低於10%以下，以此原則分別辦理3次滿意度
調查1：103年10月、103年12月及104年4月。由以下兩張圖表顯示隨著系統的全面導入，使用者對系統的滿意度也漸漸提高，不滿意度降低。陳主任強調，當使用者對系統越熟悉滿意度會提高，而叡揚也在導入的過程中進行系統及介面的調整，才有第三次調查時的好評價。
(第一次滿意度調查為第一批上線的3個機關：二工、臺中所、西濱中，總人數973 人，投票數872 人，投票率90%。第二次滿意度調查為第一、二批上線的8 個機關：二工、臺中所、西濱中、一工、臺北所、西濱北、西濱南、東西高南，總人數1,902 人，投票人數1,712 人，投票率90%。第三次滿意度調查為全部所屬19 個機關，總人數4,387 人，投票人數4,162 人，投票率95%。)
未來展望：公路總局全面導入期望成為公部門標竿
本次電子公文系統導入範圍是公路總局所屬121個單位，系統導入以來，歷經全體使用單位滿意度調查及意見回饋，獲得高度滿意和良善回應，目前此案已獲公路總局同意，將進行局本部導入事宜，電子公文系統的導入範圍可望由4級機關晉升至3級機關，不但落實政府「電子公文節能減紙推動方案」也給予叡揚資訊電子公文團隊莫大鼓勵，共同創造出使用者與服務廠商的雙向價值。