Tracko 協助追蹤管考流程再造 提升行政效率 新竹縣政府 專案列管數位優化

新竹縣政府近年持續推動智慧城市，配合行政院台灣 AI 行動計畫，積極串連地方產業，打造 AI 產業聚落;新竹縣縣長楊文科提出重大建設竹縣五箭，包含 AI 智慧園區、臺知園區、 科三期、興建自有廢棄物處理設施和生命紀念園區等重大建設，及十大交通建設健全區域路網等施政計畫，整合各方資源，打造文化、科技、智慧城。高速發展背後，仰賴全府上下一心的努力與有效進行專案列管，並透過數位化工具，如 Tracko 多源智慧追蹤平台，精簡繁雜行政流程， 縮短資訊彙整時間，這正是新竹縣政府近年表現大放異彩的原因之一。

新竹縣政府行政處研考科從不同出發點進行追蹤管考，包括主管會報、地方座談會及縣長政見等，讓拚經濟、重文教、享福利及樂安居這四大 施政主軸能順利進行，在遠見雜誌縣市長施政滿意度大調查中，年進步幅度高達 16.8 個百分點，竄升至全台第七名，縣府行政團隊的努力，縣民其實看在眼裡。

追蹤管考項目倍增
數位優化勢在必行

新竹縣政府在發展自身的專案管考模式前，是採用國家發展委員會政府施政計畫管理資訊系統，依循機關績效管理、個案計畫規劃、個案計畫管制及追蹤作業之 4 大類架構，定期填報計畫資料，但此模式與各局處的資料搜集與其他個案管考偏向性不同，無法完美適用，故各局處因應自身需求發展出不同的管考追蹤模式，從紙本、自行撰寫程式、Google 表單到考量使用外部解決方案等。新竹縣政府行政處研考科科長表示:「各局處各自發展管考方式，缺乏統一格式，資料統整困難，經多方比較，透過導入 Tracko 多源智慧追蹤平台整合，其具備統一介面、多源資料蒐集、週期提醒、彈性表單等多元功能，滿足我們各式案件管考需求，著實提昇行政效率。」

隨追蹤管考項目不斷增加，透過 Tracko 立案，填報人員可直接在系統上完成填報，報表格式統一、回報即時、資訊完整，簡化繁雜的通報程序。科長補充:「導入系統前， 各單位回傳都是個別檔案，光開檔案就要花不少時間，更別論尚在運用紙本的單位，研考科還須逐筆登打彙整，但透過 Tracko 立案後，資料一鍵匯入即完成彙整，無須人工複製貼上，根除資料重複張貼或缺漏等問題。」而 Tracko 的彙整機制，也讓研考科能透過審核機制，審核各單位填報內容，確保回覆內容正確性與完整性，若需補充可針對特定單位進行通知，退回至該單位填報人員，填報完系統即時彙整，並通知管考人 員，避免版本不一，大幅縮短彙整時間之餘，也讓彙整給長官的資料更全面。

戰情首頁搭配多元功能
Tracko 協助行政效率大躍進

除通報、彙整更便利，Tracko 使用介面首頁，清楚詳列同仁目前填報概況與待追蹤項目上有哪些，同仁即點即可填報，不再需要逐一翻閱信件審視案件填報進度，搭配智慧提醒功能，管考人員可設定週期性與非週期性自動稽催，於案件到期前提醒承辦人員進系統填報，案件已逾期者通知管理人員督促，比較先前動輒需要 10 天左右的工作天， 現在只需 3 天工作天就能完成，行政效率大躍進。

長官針對新業務欲增加表單列管、報表欲增加欄位，之前的表單因缺乏彈性，要增加列管單位與欄位，只能花費許多人力及時間去處理，而 Tracko 的彈性表單功能，表單欄位設定彈性、多元，欄位新增、修改及刪減，不需修改系統程式即可變更，表單設計所見即所得，彈指間滿足追蹤管考多元需求。科長表示:「案件追蹤管考牽涉各單位人員甚廣，如遇人事異動，資料銜接多少都需要時間，更遑論資料移轉因雙方認知差異可能造成的缺失，但 Tracko 能保留所有填報內容，根除人事異動造成的困擾。」

一次全面性導入
新竹縣政府攜叡揚再造管考流程

導入新系統或調整作業流程，怕的就是同仁 因慣性而抵制，叡揚資訊顧問服務團隊在導入過程中提供完善的教育訓練，並製作操作教學影片，協助同仁快速上手與建置不同追蹤項目的操作手冊。科長指出:「同仁使用 Excel、Word 或上 Google 表單打開就填已成習慣，但數位優化已是必然的趨勢，所以新竹縣政府一次全面性導入新系統，再造管考流程，有效提升新竹縣政府行政效率，持續發展新竹縣美好生活。」