日本大型資訊軟體公司推動知識分享　提昇銷售績效

K公司的銷售方式是針對客戶的特性，提供量身訂作的提案書來進行合作。業務人員在提案書中會依客戶不同的特性，提供不同的產品搭配及組合。因此，提案書的內容遂成為影響銷售的一項重要因素。業務人員經常必須花費許多時間在提案書內容的編寫上，以求能取得客戶的青睞。但經常發生很多過去的歷史資料無法被有效地參考活用等情形，導致業務人員在提案書的編寫上經常是re-create而非re-use。若業務員能透過文件搜尋管理軟體很快地找到過去性質相類似的提案書，並加稍做修改、潤飾，除可收大幅提昇工作效率之效益外，亦可同時分析過去的提案書，對產品的銷售有更進一步地了解。

快速搜尋提案書、型錄文件

來自不同地區的提案書，由於大多仍是紙張形式存在，難以互相交流，透過傳真或郵寄方式不僅費時且成本過高。若想更進一步取得各個據點電子化的提案書，也只能利用檔案下載的方式（平均下載一份提案書時間約需花費5-15分鐘），而K公司現階段所使用的系統因為操作步驟繁瑣，無法提振業務人員使用的意願，導致系統的被使用頻率相當低，且系統僅提供標題尋找的功能，實無法從標題判斷該提案書的內容是否可用。即便找到近似的標題，也不一定代表就一定可以找得到內文。另一個常見的困擾是，提案書經常是由不同的業務人員使用不同應用程式撰寫而成，書寫格式並不統一。因此，尋求一套可以將紙張文件數位化，並提供全文檢索的軟體，成了K公司最大的期盼。

首先為儘速解決過多紙張文件的問題，達到辦公室無紙化作業環境，K公司利用Xerox DocuWork將文件掃描成圖檔，並進行文字辨識存放到資料庫中。再透過Net-It-Central將各式的文件，轉換成一般瀏覽器可以觀看的Html及Java的格式，而InfoGates則負責提供文件檢索功能。在日本InfoGates與Net-It Central共同組合成一套eKnowledge Search軟體，更證明InfoGates可彈性地與不同軟體做配套組合，提高組織辦事效率。

整合不同應用系統與異質資料庫

K公司將各提案書以Page作為檢索／讀取單位，可全文檢索逐頁瀏覽及閱讀，對於經常出外的業務員也提供可從手機上直接檢索文件的行動閱讀，十分便利。也因為將紙張文件如產品型錄等登錄在Intranet，讓業務員在檢索檔案時不會遺漏任何一筆資料。另外，InfoGates更可與異質系統如銷售自動化（SFA）或客戶關係管理系統（CRM）作連結，將InfoGates的可利用性大大提高。此外，InfoGates除可提供主要的內部文件檔案外，內部資料庫如Oracle、SQL伺服器或其他ODBC標準的伺服器亦可做連結；同時K公司管理者也可設定特定網站的資料供使用者查詢。InfoGates提供最佳知識管理工具，將K企業分散在全國各地的提案書統統拉進來，落實組織學習KM化。