數位行政時代的政府組織改造

台灣地區的資訊系統相當分散、也缺乏安全統合，經常是東一套、西一套地散居各組織機關中，因此，中華民國需要一套完整規範政府所有部門資訊的資安政策。數位時代的政府，應是一個為民眾建構二十四小時服務的行政機關，使民眾與企業等可於便利地點快捷取得整合性的資訊與服務。其目標在於提昇政府組織的反應能力及決策品質、簡化行政程序、有效運用人力資源、創新便民服務措施、擴大民眾參與公共事務、公開政府資訊、建立透明程序等，促使政府轉型，達到政府服務現代化、管理知識化。

資訊應獲政府重視  設置「資訊長」邁入新里程

自工業革命以來，「人事」與「會計」便是組織中不可或缺的重要單位。隨著組織規模日漸龐大，此二單位更成為組織必要且必須存在的功能，其重要性不言可喻。同樣的道理，自有資訊通訊科技（Information and Communication Technology，ICT）以來，加上網際網路盛行，任何一個組織若不實施電腦化，幾乎已不知該如何維持其正常的運作了。既然「人事」及「會計」在組織扮演如此重要的功能與角色，那麼從組織整體設計的長遠發展觀點來看，「資訊」更是組織必須正視、且將之視為組織中的常設單位，藉由資訊的應用，讓組織的效益發揮到極限。
「資訊」在組織中不僅扮演極重要的功能與角色，在民間企業中，「資訊」更是拉抬或創造企業「策略競爭優勢」的重要工具。由於政府各機關的策略業務發展均與資訊有著密切配合的關係，因此，對政府機關而言，「資訊」所指的不單是一般的技術或工具，更是政府部門維持國家競爭力的一大利器！此次政府組織改造最大的特色之一，是在院本部下設主計長、人事長、法制長及資訊長各一人，稱之為「行政管理四長」。此四長並非獨立於機關外，反之，將由高階政務委員或其他相當政務職務人員兼任之，專責辦理政府資訊政策之統合及管理事宜，並以此來凸顯行政管理資源統合的必要性。事實上，此次設置「資訊長」（Chief Information Officer，CIO）一職，對於整個中華民國政府而言更是一重要的里程碑。
行政院CIO須做到縱向垂直的溝通與橫向水平的聯繫之目的，承上啟下的溝通橋樑。從縱向角度來看，行政院CIO與部會CIO需彼此互相配合與連繫，以做為行政院與部會間溝通的導管。從橫向角度來看，行政院CIO須與部會的業務單位主管配合，讓資訊的應用做為達到機關的策略目標。

機關整併帶動SI業者整合  委外規模擴大合作長遠

過去，政府部門經常遭遇如部會執行計畫分散、預算挹注不足、人力吃緊、資源重疊、資訊委外規模經濟不足等問題，其中尤以資訊委外最為困擾，有些單位甚至連處理委外的人力都面臨不足，或因委外廠商競爭者眾，且通常是一年的合約期滿後就必須面臨重新發包的問題，使得政府與民間委外廠商的合作關係無法維持長久！
而隨著政府組織改造的推動，除確定將目前的30多個部會改編成『13部、4會、5獨立機關』外，未來在政府資訊管理人員除負責全國性資訊業務外，部會以下層級機關將不再配置零星資訊人力，資訊單位的人力勢將面臨重組問題。既然資訊委外已是政府機關的既定政策，並確定會由部會主導發動，如此一來，資訊人力將重新獲得佈署往部會本部集中，一旦人力資源集中，部會的資源與預算也會跟著集中，連帶將使得資訊委外規模的計畫跟著擴大，並藉由長期的合約建立雙方長久合作關係。
舉例來說，目前各部會各自擁有機房設備，但對政府機關而言，每增加一個組織無疑是在資訊安全管理上多開啟一個管理節點。為符合資安管理的理念與要求，在機關整併後，原先各自分散的機房必會順勢整併、集中管理而成為一個大的機房。想當然爾，其他相關設備如防火牆也會隨之被整併並集中管理。如此一來，不管是從資安管理的角度、資訊的運用，乃至預算分配等也都能看到組織改造後帶來的效果。
或許有人會質疑，政府對資訊投資的總金額是否會因著組織機關的整併而跟著減少？事實上，情況正好相反，因為資訊投資是持續性的，機關的整併不但讓各機關分散的資源趁機集中，成本效能將大幅提昇，資訊委外案的規模也將隨之擴大，同時政府與民間企業的合作關係亦將成為長期的合約關係，提高雙方合作的穩定度與默契，讓資源做最佳的運用。組織機關的整併亦將帶動民間業者也跟著整合，形成所謂的『中心衛星』系統整合體制，對業界而言，不啻是一項很好的良性循環與發展。

資訊人力重組  調派更彈性  組織更活化

同時，目前政府機關的人力佈署是呈現「正三角形」關係，而在「組織的策略須與業務相符合」的原則下，多為二級機關制定政策、三級及四級機關負責執行，以致經常產生決策遞延或脫節現象。因此，此次的組織改造計畫遂將人力佈署關係由原先的「正三角形」關係改為「倒三角形」關係，三級及四級機關雖仍保有資訊作業，但人力將往二級機關集中，人力的分配與運用則可視機關的離尖峰作業時段、資訊系統開發的時程與週期做適度的派駐與服務。意即在作業尖峰時段，二級機關可派遺充裕的人力進駐三級及四級機關服務，離峰時段時，再將人力調回或改派其他需要機關服務，讓機關的人力資源可做更緊密的調派及充份的使用，又可在業務上做更縝密的配合。透過組織的調整與彼此配合，讓人力資源做重新的調配，人員可不斷充實新知，確保組織的活化與成長。整體而言，此次政府組織改造在資訊組織設計上，雖然總員額不增加，但組織的人力資源運用將更為集中，且能做到更有效、更具彈性的調派，達到組織改造的目標。

組織扁平化發展成趨勢  人員控制納入「總量管理」精神

為順應近幾年的管理思潮已逐漸朝向組織扁平化趨勢發展，因此，研考會在推動政府組織改造時，係先推動通過『中央行政機關組織基準法』，法裡明訂中央政府機關層級不得超過四級，這正是組織扁平化在「量」的最具體管理依據。有了法源依據後，各部會在設計所屬機關時必朝向組織扁平化方向發展。為讓組織或部會決策者思考與制定決策的時間可多於下達指令或傳轉指令的時間，在此次的改造計畫中，特地將組織與當前管理思潮相結合，將原來的五級機關壓縮成四級機關，如此一來，決策者的思考與制定決策的時間將增加，讓決策發揮它應有的效果。
此外，為強化政務委員政策協調統合功能，提昇行政院本部政策規劃能量，在組織改造中考慮到人員控制幅度問題，將「最適管理幅度」之精神納入。一般而言，一個組織的最佳設計是一位主管（或負責人）配七位從業人員，正負兩個人，最多可到九個人，讓人力的配置由下往上集中達到一定的人力經濟規模。但若是人員的控制幅度無法達在九人以內，那麼機關間針對九人以上訊息的傳遞若不仰賴ICT是無法辦到的。透過資訊通訊科技的輔助，不但可將控制幅度適時地放大，更可將人員幅度適度地控制在一定的範圍內，確保政府組織能順利運作。以往一份要順會給各單位的公文最快也必須花費2至3個小時才能跑完，但若是透過電子郵件，不但所有相關部門及人員都能即刻收到，意見也能被立即反映。
因此，我們可將政府組織視為一立方體，在運用總量管理的概念後，再加上因配合政府組織調整所產生的人力移動，立方體可趁此機會在總員額不減下進行重塑。相較於現在的人力，在組織改造實施後，可以預見往後一個司或一個處的人數可增加至百分之80以上，形成策略事業單位（Strategic Business Unit，SBU）的概念，以最適規模發揮組織旺盛的戰鬥力。然而，單位內人員一旦增加，伴隨而來便是溝通的問題，此時若能善用ICT，類似的溝通障礙問題必可迎刃而解。

明年元旦組織改造啟動日  教戰守則教您如何因應

政府組織改造是一鉅大工程，目前政府訂定95年1月1日為政府組織改造啟動日。在距離不到半年的時間，民眾在意的是一些便民服務的系統是否需更換網址？而機關同仁最關心的便是隨組織調整而編到新單位服務，e-Mail的收發是否正常？domain name是否要做調適？而由於機關整併，部門與部門間的公文電子交換絕對不容許出差錯，那麼電子表單應送到哪一個單位、哪一位主管進行簽核？也是一大問題。為讓資訊服務不受此次組織改造的影響，確保資訊服務不中斷理想可以實現，行政院研考會資訊管理處已有相當完善的規劃，同時相關的教戰守則也訂於7月中旬推出，告訴各部會如何因應，並做好萬全的準備。

e-Gov成效顯著    優異成績有目共睹

自民國86年行政院開始推行第一個電子化政府計畫開始，一直到最近的e台灣計畫，在資訊科技的高度發展與運用之下，政府有計畫地且持續性地將資源投入。我國的電子化政府的投入，如網路報稅、電子採購、公文電子交換等的表現，在世界各國的知名評比機構中一直保持領先的地位，優異成績更是世界有目共睹，甚至吸引許多國家前來取經，希望從中複製台灣經驗，並將這些經驗帶回他們的國家複製並推行。

行政院研考會自推動e-Gov以來，成效顯著，可從以下幾項客觀的數據得到印證：

• 美國布朗大學針對世界各國政府的電子化政府所做的評比調查，在過去的4-5年中，中華民國得到2年評比第一名的優異成績。

• 由美國哈佛大學與歐洲幾個知名學院舉辦的世界經濟論壇（World Economic Forum），在網路準備度排名方面，我國一直維持在前十名的排行之列中。

除引用國外知名的評比外，台灣在電子化政府的推行上，也有一些相當不錯的成績：
1.G to C部份：
網路報稅比例逐年提高。在今年已突破百分之20的比例，亦即，每4個家庭就有1個家庭是使用網路報稅。
2.G to B部份：
最明顯的部份表現在電子採購方面。凡是企業或公司得到的採購資訊，無一不是從電子採購系統中得知，這方面的成績相信是有目共睹。
3.G to G部份：
則屬公文電子交換最廣為人知。公文系統可說是台灣本地最大的Killer Application System。目前政府機關的公文透過電子交換的比例佔百分之60-70之高，在過去，可能得耗費3天才到達的公文，現在只需數秒鐘即可完成，其展現的效率與效益達千倍之上。

便民服務行銷盼加強  結合時事定能獲得掌聲

政府組織改造在即，目的在於藉資訊科技密切結合機關業務，以達機關目標，讓民眾與民間企業能迅速地取得相關的資訊與服務。政府機關的資訊同仁與民眾業者在彼此努力配合下，推出許多便民服務系統。然而，政府機關的行銷宣傳仍稍嫌不足，致使政府許多的良法美意無法被澈底落實。例如，政府所推出的電子付費機制，因宣傳不周，以致民眾尚無法感受到此機制可帶來的好處在哪裡？由於電子付費機制為一「網路ATM」概念，民眾不但在安全認證的環境下操作使用，又可突破現實生活中一般ATM轉帳限額3萬元的限制，方便又實用。若此機制能與民眾現實生活的時事相結合，進行宣傳，相信定可獲得民眾的掌聲與喝采。

突破語言障礙限制  澈底結合組織目標

眾所周知，軟體資訊產業是一高度競爭，但同時又是重要的策略性產業，只是在僧多粥少的情況，及資源競爭激烈的情況下，一般都是先購置硬體設備，至於在軟體部份是否能有一定比例資源的投入則是個未知數。然而，軟體資訊是任何組織的必備功能，且必須與組織的目標做澈底結合。畢竟軟體資訊產業在國內軟體市場仍為有限，因此，對國內軟體產業而言，想要單獨倚靠政府的資訊計畫是不足以帶動整個軟體資訊產業的發展。但若是軟體資訊系統能突破語言障礙的限制，再結合如電子化政府的應用，在各方面條件的配合情況下，相信對於軟體產業仍有相當大的發展空間，也能在國內持續不斷地發展。此次的政府組織改造及各機關資源的整併，研考會相信對於軟體資訊產業的發展是有相當助益，可帶來正面的效果與評價。