誠泰銀行─建置「授信書類管理系統」

誠泰銀行創立於民國7年，原名為「艋舺信用組合」，為當時艋舺地區的庶民金融機構。誠泰銀行於86年正式改制為商業銀行前，曾歷經「台北市艋舺信用合作社」與「台北三信」的時期。改制後，為配合政府政策，協肋解決金融問題，不斷地將營業據點擴展至全國。成立至今，歷經87個寒暑的穩健經營，目前分行數已達80家。本行除積極擴張營業據點外，更致力於提供客戶包括銀行、保險、證券、理財等服務，以達到one-stop shopping的金融服務。

誠泰銀行的前身是信合社，改制初期，授信戶以個人戶為主，所徵取之主要債權憑證為借據搭配本票、或借款契約書搭配本票，其業務內容及所使用之授信書類較單純，對於授信債權書類之編製及管理均以人工作業，因此藉由資訊系統管理的需求並不高。
然而，隨著銀行的改制，業務觸角漸漸延伸至法人金融業務，亦即拓展至企業戶授信之的領域，因法人金融業務內容相當複雜，不但授信種類繁多，且各額度之間時有綜合運用情形，故所徵取之授信書類亦相對繁雜。

插曲不斷困擾多

在建置授信書類管理系統前，本行對於授信債權書類之管理方式不一，針對主要債權憑證（如借款契約書、授信往來約定書、連帶保證書、本票等）通常係委託印刷廠以紙本印刷方式，分送各營業單位使用；對於一般授信書類則由總行提供電腦檔案或表單格式，由營業單位自行視需要列印（或影印）使用。由於欠缺有效整合，經常造成一些作業困擾，如：

• 因空白約據書類之保存方式不一，有紙本印刷方式，亦有電腦檔案或表單格式，AO在彙整客戶應簽訂之授信約據時，常常因約據分散致臨時找不到適當約據或無法研判正確版本之困擾，造成徵取之約據有不完整或非正確版本之情形。

• 印刷製品會有印刷時差的問題，尤其當契約內容必須配合法令規定變更或其他原因而更新時，必須重新印製發送，易產生無法在第一時間內將最新的資料送到各營業單位之困擾，及造成成本浪費、庫存囤積問題。此外，若營業單位未即時銷毀舊版庫存約據，易發生誤用舊版本問題。

• 總行管理單位無法有效掌控營業單位對各授信書類之使用情形。

• 各營業單位辦理授信業務所簽訂之授信契約及各項授信書類，除現金卡業務仍使用目前紙本印刷者外，其餘授信業務一律改用透過本行「授信書類管理系統」印製之授信書類，其原使用之紙本印刷版本同時停止適用。

為解決上述問題，我們曾研議將所有企業授信案件應簽訂之授信約據書類全部彙整印製成冊，分發各法金業務單位使用，以避免AO發生授信書類遺漏之缺失，惟因考量客戶若僅申請一、二種額度而被要求簽訂厚厚的一本契約時，勢必產生諸多疑慮，況且將數十種授信書類印製成冊，易造成本行印製費用之浪費，遇其中某一書類版本必須更新時，亦將增加重新印刷之成本及庫存／檔案管理等問題既不環保也不合乎經濟效益。另外，我們也曾考慮將授信書類檔案全部放置在公司的Outlook公用資料夾上，供營業單位自行列印、使用，然而，這並不是一勞永逸的妙策，因為授信書類下載後，其內容易遭修改而總行無法掌控，授信作業主管在覆核約據時，亦欠缺核對之依據。因此，整合授信書類，並簡化書類處理作業及庫存管理作業，實為重要改革措施。

系統建置跨多部門  目標明確過程順暢

為確保銀行債權，並簡化授信書類管理作業，我們意識到可藉由應用系統，建立一套『授信書類管理系統』，來協助本行進行授信書類管理。因此，我們委請系統廠商叡揚資訊公司協助一同建置『授信書類管理系統』，利用內部製作契約流程整合授信書類、改善授信書類版本之管理、降低書類印製成本及解決庫存囤積之困擾，邁向零庫存管理境界。
本行授信管理單位依授信業務類別不同而劃分為法人金融部、消費貸款部、個人不動產暨理財授信部三大部門，各部門所用之授信書類亦不相同，因此，『授信書類管理系統』之建置，必須靠三大部門及資訊部共同參與。參與建置的單位雖然跨越多個部門，但因一開始的系統設計方向與目標相當明確，業務與資訊高階主管之充份支持，總行管理單位橫向溝通協調順暢，系統廠商的充份配合，功能之需求控制得當，使每一個專案之檢核點均能依既定的時程運作，加上系統廠商的專業負責，使得本系統的建置過程非常順暢。

確立作業程序  節省印刷與費用支出

本行在『授信書類管理系統』尚未建置前，不管是總行或是各營業單位，在授信書類管理上經常發生如前所述（如書類內容無法即時更新、版本誤用、庫存囤積等）的問題與困擾，在系統建置完成後，均獲得有效解決。它不但建立了法人金融業務、消費貸款業務、個人授信業務製作授信契約書標準化的作業程序，提高製作授信契約書之效率與品質，節省印刷時間與印刷費用之支出，也免除了庫存負擔。各營業單位不會再有授信書類版本判斷問題或誤用錯誤版本情形，也不會再有找不到授信書類問題，各營業單位可透過網路隨時取得最新版本之授信書類使用，確立了一現代化、電子化與標準化的文件處理作業程序。

版本更新即時生效  文件不再散落各處

系統導入後帶來的效益，尤其以授信書類版本的控管最為明顯。由於近年來因應金融環境大幅變遷，新金融商品推陳出新，加上消費者意識擴張，主管機關相關相關法令時有變更，經常需要新增或修改相關的授信書類，這對於分散在各地的營業單位而言，在與客戶簽訂授信契約書時，如何確定所取用的空白授信契據書為最正確、最完整的版本，就成為一大挑戰。未導入系統前，常見的疏失情況不外乎漏簽文件、簽錯版本，致使AO必須於事後再請客戶重簽、補簽，不但造成AO與客戶的困擾，也易讓客戶對誠泰銀行的專業形象大打折扣。導入系統後，情況就不同了，總行管理單位須要新增或修訂相關授信書類時，不管任何時間，只要透過網際網路，可隨時登入系統，做最即時的新增或修改，並可立即生效，以確保營業單位所取得的資料永遠是最新版本，隨時掌握全行授信業務相關書類之版本，也不再發生版本錯置與書類文件散落各處的情形。

瀏覽、套印上網搞定  大幅減少用印作業

建置『授信書類管理系統』帶來的另一個好處是，我們已將所有的授信書類建入系統中，各地營業單位AO只需上網透過瀏覽器，即可直接在網路上進行瀏覽與執行製作授信契約書作業。AO只要將授信戶及保證人基本資料及額度資料登錄完妥，系統就會將授信戶及保證人之名稱及身分證號或統一編號、地址及額度、放款訂價利率等資料套印在各授信契約書之相關欄位中。因系統操作簡易，不但提高AO之工作效率，也減輕作業負擔。未導入系統前，客戶簽訂之授信以約據都是一張張的獨立文件，AO辦理簽約對保手續時，必須要求客戶逐張填載統編、地址、額度、利率條款，並簽名蓋章，不但常引起客戶不悅，且容易發生資料填載錯誤而未察之情形。導入系統後，AO可執行製作授信契約書作業，將客戶應簽訂之書類先在系統裡彙整成一套完整的契約，將相關資料套印完成後，再請客戶確認內容，客戶只需在最後的封底頁簽名蓋章及加蓋騎縫章即完成訂約作業，用印程序不再困擾客戶及AO，減少資料填載錯誤之困擾，也提高客戶對銀行服務的滿意度。

以「誠」為本努力經營  體現深耕心意與決心

面對競爭激烈的金融環境，一直以來，誠泰銀行秉持以「誠」為本的經營理念來服務大眾，不但對外更名為「MACOTO BANK」，更發展出新的企業標語：Making Communities Together，體現誠泰銀行欲與客戶一同成長的心意與深耕國內的決心。