企業知識搜尋系統進化論─從彈性整合與強化管理談起
隨著Internet搜尋引擎服務已深植到每一個使用者日常生活中，使用搜尋引擎找資料更是每天例行的工作之一，相對也引發了利用搜尋引擎改善企業內部資訊流通的廣泛需求。回顧企業知識管理與搜尋引擎系統在企業或組織內導入與應用的過程，如何有效的整合與利用充斥於企業內部各類異質性的資料來源，提供員工或客戶一個迅速、便捷、安全的單一查詢入口，一直是許多資訊單位持續關注的課題。
Openfind專注於企業資訊搜尋系統已有6年以上的時間，在日本市場與兩岸三地累積超過一千家政府機關、企業單位與教育市場等客戶。近年來隨著知識管理與各項企業資訊系統的蓬勃發展，於2004年全新推出InfoGates 資訊搜尋系統，半年多來無論在政府或是企業單位均有相當亮眼的銷售成績，並榮獲經濟部「創新研究獎」、工業局「數位內容獎」與「台灣精品」等殊榮，這些來自市場與政府的鼓勵，都是驅動Openfind不斷創新的原動力。
今年，Openfind也秉持不斷創新以及與客戶共同成長的企業理念，深入觀察客戶及合作伙伴的需求，並對這些需求進行多面向的分析與研究。期望透過認真負責的態度，提供每一個客戶完善的解決方案；另一方面，也強化內部的研發能力，在企業發生實際需求與問題之前，就已經先準備好解決方案，讓我們的客戶與合作伙伴無後顧之憂。
因應企業知識搜尋系統的發展趨勢，在Openfind即將推出InfoGates v3.1中，除了強化搜尋引擎的核心效能外，在系統的管理、查詢，甚至系統資料傳輸的架構上都開發了更便捷的功能，也將原有搜尋引擎的管理功能重心，從過去以索引資料為主的概念，拉到了現在以搜尋結果為主的時代。Openfind也希望透過這樣的產品概念，提供給客戶更全方位的服務。
透過網路的連結，可以讓系統管理者透過簡易的查詢動作，皆利用瀏覽器輕鬆、快速的找到分散於各處的資料，這種整合式的資訊搜尋介面可以讓各個組織輕鬆建立起企業內部的知識管理與分享系統，進而提昇工作效率。
傾聽管理者的需求─彈性整合、強化管理
InfoGates資訊搜尋系統使用巨量規模（Large Scale）演算法所開發出的高速搜尋引擎。針對政府機關和企業組織內的知識整合需求，InfoGates V3.1提供了更多的整合彈性與強化的多項管理功能，系統管理者可以更輕鬆的管理企業內外部資訊檢索與知識分享。
資料即時從查詢結果移除之管理功能
對多數的政府或是企業來說，在導入InfoGates之後，由於產品的穩定性高，因此，多數的管理者並不需要耗費太多的心思，但在過往的市場經驗中，卻發現政府及金融產業的客戶，常常會因為某些資料沒有從資料庫或網頁中完整移除，而造成過期的公告或是產品資訊在搜尋過程中不當曝光的問題。
過去若是發生類似的問題，管理者都要手忙腳亂的去找到原始資料的位置，才能將資料移除，但在新版的InfoGates v3.1中，加入了查詢結果即時移除的新功能，主要就是希望讓管理者再次遭遇類似情況時，可透過管理介面便可快速的找到有問題的資料，並由InfoGates將過期或是具有爭議的資料透過標注的方式暫時從查詢結果列表中移除，讓使用者無法取得該筆資料，讓資料在經過處理後，管理者再將標注移除，讓該筆資料可被正常查詢。過去系統管理者可能需要耗費數個小時才能處理的事情，現在只要短短的10秒就可以做好緊急處理（如圖一所示）。
提供單一簽入整合工具
對大部分的企業來說，系統提供搜尋引擎已是不可或缺的功能之一，尤其在企業內部的EIP、文件管理或是KM系統內，多數都需要整合搜尋引擎。
但過去在系統整合的過程中，常會遇到單一簽入的問題，這部分往往都需要透過繁雜的客製化過程才可以解決，但在新版的InfoGates v3.1中，已經將單一簽入的功能模組化，管理者只需透過簡單的參數設定，即可將原有的帳號認證指向集中管理的帳號中心進行帳號／密碼的確認工作，此功能可以大幅提升不同產品的整合彈性。
強化系統報表的功能
在新版的InfoGates中，採用新的圖形化報表，可讓管理者能更清楚的瞭解系統，並觀察其運作狀況（如圖二所示）。此外，於系統報表中，也提供區段統計及下載的功能，管理者可以指定觀察特定區間內的系統資訊，並可選擇計算的時間單位，如月、週、日和小時，此功能不僅讓報表管理更具彈性，也減少了管理者在系統日常管理報表的製作時間。
強化的系統備援與備份之管理工具組
以往在許多大型企業或政府單位，常會遇到資料備份或系統備援架構的需求，在InfoGates v3.1版本中，已將主要的幾種系統架構設計於系統中，只要應用InfoGates所提供的管理工具組，透過標準的文件設定，就能達到備援的效果，讓組織內部的資訊產品安全性大幅的提高。
回歸搜尋本質 - 聚焦查詢品質與呈現方式
智慧型主動學習回饋查詢系統
目前坊間多數的搜尋引擎系統，均是單向的提供查詢及索引服務，並沒有對使用者的查詢行為進行紀錄與分析。在新版InfoGates v3.1中，會將使用者常查詢的關鍵字記錄下來，管理者可以設定讓這些關鍵字回饋至InfoGates系統內，透過這樣的機制，系統便可因為使用者查詢行為的不同，而產生學習的效果，做到智慧型的查詢提示，藉此加強使用者查詢的便利性。
動態調整查詢結果排序，加強行銷宣傳效果
在國內外許多的搜尋概念中，查詢結果的設定幾乎是在系統核心（Kernel）內部就已完成定義，但於企業市場中，可能在短期內可能為了配合某些政策或是行銷議題，需要將特定的資料放置在使用者比較容易看到的位置。因此，在InfoGates v3.1中，提供了查詢結果調整的功能，讓管理者在Ranking時，針對特定的檔案進行加分，將這些檔案排在查詢結果比較前面的位置，讓使用者更容易點選。
支援更豐富的企業常用文件檔案格式
在InfoGates的跨國市場經驗中，除了常需處理的Microsoft Office檔案及Adobe PDF檔案外，常會遇到一些因國家或地區不同而習慣使用的檔案格式，在新版的產品中，除了一般的文件及zip、rar、eml等格式外，共支援近數十種檔案格式，讓企業內部98％以上的文件均享有全文檢索的服務。若企業仍有特定之檔案格式需納入檢索範圍，InfoGates亦提供檔案擴充模組，可輕鬆整合各類新進的文件檔案格式。
結語
Openfind致力於企業的資訊基礎建設已將近八年之久，搜尋引擎產品線的全球客戶總數已超過1,000家，在服務客戶的過程中，我們深切體認到企業搜尋系統對於促進企業資訊分享與再利用的具體效益。InfoGates v3.1版可以協助企業達成諸多效益，作為企業評估導入企業搜尋系統的參考依據。
整合性的資訊入口，解決公司內資訊分散各地的問題。
快速的搜尋，加速公司內部知識的流通，成功的將時間化為金錢。
穩定的系統，讓資訊人員不需再耗費心力進行管理，讓工作更有效率。
低硬體需求，一般PC Server即可安裝，不需額外負擔高額的硬體成本。
高投資效益，系統核心可處理巨量資料，避免資料成長所衍生的成本。
簡易的操作介面，所有功能均可透過Web操作，不需額外學習。