輕鬆創造更優質的客戶／便民服務

確保服務信箱的郵件穩定、安全性及有效歸檔、稽核、查調管理

2007/03/07ETtoday報導

堂堂教育部居然被人告？而且還被法官判決敗訴？原來一位前某大學的許姓教官，因碩士學位沒獲得登錄加分，使得他無法晉升中校而被迫提前退伍，於是他向行政院提起訴願，而教育部軍訓處的訴願答辯書也應該給他一份副本，然而他始終沒有獲得任何訊息。

在求助無門之下，前許姓教官便上教育部長的信箱上留言，希望教育部能盡速給他答辯書，沒想到後來教育部給他的回覆居然是四字髒話～X王八蛋！這可讓他氣炸了。由於實在氣不過，也認為教育部實在太離譜，前許姓教官質疑教育部郵件管理顯然出現疏失，一狀告上法院，請求國家賠償，要求教育部公開道歉，同時賠償他精神損失20萬。

您還記得這個新聞嗎？從上述的新聞事件越演越烈的結果，不管是公司行號或政府機關，對於客戶或民眾，提供線上民意信箱或服務信箱等服務管道時，電子郵件相關系統的管理都愈顯重要。所以提供更暢通的郵件收發品質、過濾更正確的服務需求郵件、控管更高品質的服務回應郵件內容、及建置更完善的服務回應郵件歸檔系統是當務之急。
為了提供更完善的「客戶服務」或「民意陳情服務」，許多公司或政府單位通常都會在所屬網站的首頁提供「客戶服務」或「民意信箱」等電子信箱服務，為了即時處理「客戶服務」或「民意陳情服務」等事件，應避免電子郵件系統收發效能不穩定，而導致服務需求郵件無法正常被處理，同時要快速將服務需求郵件傳送至處理人員信箱，以縮短服務處理時效，因此，服務人員需要更友善、便利的郵件操作介面，以加速服務需求的處理。

而在前端過濾電子郵件方面，客服郵件的管理必須加強正確的服務需求郵件的過慮，避免垃圾郵件導致正常服務需求郵件，被忽略的情況發生，或是病毒郵件影響正常服務需求郵件的運作。

針對服務回覆品質的要求，則透過服務回應郵件前之稽核管理，可過濾服務回應郵件之內容，以避免不適當、情緒性、攻擊性之服務回應郵件；同時需要有完善的服務回應郵件之歸檔管理及完整備份，並提供日後稽核、快速調閱郵件管理。

由Openfind自行研發的Mail2000收發信模組，因非使用開放原始碼（Open Source）的程式碼，可以保障系統的安全性及隱密性。透過核心技術的升級，使效率再加倍，並強化系統安全與擴充性，其流暢彈性介面的設計，符合個人化使用環境，且採用全新通訊錄管理技術，可支援上萬筆資料巨量信件，單一信匣可容納上百GB信件量，可以確保公司或政府單位高效能、安全及穩定的郵件收品質。
另外，為了提供正確服務需求郵件的過濾功能，市面上唯一由專業電子郵件廠商Openfind 所研發的MailGates產品，提供高攔截率、低誤判率之郵件防護系統。透過系統完整的防護功能，可在第一線即時阻隔所有的異常連線，提昇公司或政府單位資訊安全，創造穩定的郵件收發環境。而高效能系統防護核心與多層次垃圾郵件過濾引擎，更可打造穩定、乾淨、安全的郵件收發環境，除了可過濾正確的需求服務郵件外，透過MailGates的郵件稽核管理（Mail Audit）功能，可彈性依據公司或政府單位郵件回覆處理政策（如服務回應稽核政策），將符合稽核條件的對內或對外郵件，留置在隔離區或是進入內部審查流程，以確保回應信件的品質（例如：不適當、情緒性字眼等等），以確保郵件回應的品質要求。

Openfind MailBase則可針對「客戶服務」或「民意陳情服務」所有郵件提供滴水不漏的備份與歸檔，Openfind秉持其在郵件系統與搜尋引擎自主開發的核心技術，提供公司或政府單位遵循郵件安全規範與法規的最佳選擇。透過易學易用的Web操作介面，管理者可以壓縮方式完整備份對內對外的信件，配合新信隨到隨查的快速巨量索引技術，根據權限以全文、欄位或附檔等查詢方式調閱相關服務需求郵件的內容，藉由MailBase的導入，公司或政府單位可以輕鬆完成郵件備份管理、稽核、搜尋、調閱等各項功能，確保日後服務需求處理的稽核調閱。同時MailBase並可結合郵件資訊生命週期（Information Lifecycle Management，ILM）的整體規劃，達到符合成本效益的主動式郵件備份（Email Active-Archiving）策略。同時，可詳細記錄郵件系統的每一筆連線與收發信記錄，並提供多欄位查詢功能，讓管理者在調閱信件時，可在巨量的郵件中快速查詢與處理。

您的公司或政府單位郵件有定期備份嗎？您的員工是否會發出不當郵件嗎？誰來進行使用的管理與稽核呢？公司或政府單位有制定保存期限與存取政策嗎？現在就讓我們馬上為您的郵件管理做好把關，積極檢視郵件應用與管理，提供最安全、穩定、高效能全方位郵件解決方案。