薪資子系統─讓不一致性變成一致性

人事室  福利科  鄭瑟琴    主要負責：薪資子系統

人事室福利科鄭瑟琴在臺灣銀行建置人力資源系統專案中，負責薪資子系統的規劃與建置。她表示，以往臺灣銀行在處理薪資作業方式是總、分行間各自運作，缺乏一套統一的做法，而且資訊缺乏時效性，但自從導入薪資子系統後，薪資透過一個精確的邏輯運算，統一的做法把「不一致性變成一致性」了。

她指出，未建置系統前，薪資處理是採單機板的作業方式，總行與分行各有其作業系統，有些使用Excel製作，有的單位由同仁協助撰寫程式來計算薪資，大約有3～4個版本，缺乏統一的表報、規格。

除此之外，薪資的計算也因承辦人員的解讀不同而有不同的結果，假設有同仁在2月5日才調到某單位，那麼究竟是要用1/28？1/30？或是1/31 為計算基準呢？或是兩邊分行各發幾天的薪資？讓承辦人員必須花許多時間與精力在這類事情的溝通與處理上，無形中，也造成組織資源的浪費。

在系統建置過程中是否有經過磨合期？對此，鄭瑟琴說，依以前在分行的經驗，讓我從每一個流程的進行、文字敘述，到每個環節的串聯是否順暢都會去思考，儘量站在分行角度去規劃，她說，「我還記得系統建置期間正好碰到孩子聯考，陪考時還把作業資料帶去研究。每天腦海裡都是薪資作業操作流程，遇有語意不清、流程不順之處，都要求工程師改正程式，直到滿意為止。」藉由這樣的執著，希望能減少系統上線時的磨擦。系統上線至今，除非分行的承辦人員是新手或是對電腦系統操作不熟悉，否則大家都給予這套系統高度的評價，甚至還有分行的同仁開玩笑說希望總行也一併處理分行的薪資作業。

現在所有的資訊都建置在系統裡，上述的情況就改善許多，不管是到職日、起薪日等，不管人員被調派到哪個單位或分行，人事資料都會跟著系統連動，節省掉分行承辦人員處理這方面資料的時間。

談到臺灣銀行在導入薪資子系統後帶來的效益，鄭瑟琴說，最顯著的表現是，從總行到分行的承辦人員辦事效率提升，明顯縮短工作時間及減少工作量。就現在的成果來看，每個月的薪資作業操作時間不會超過一天的工時。另外，也可以從下幾方面看出效益：
一、統一全行（包括分行）的薪資計算方式。
二、資訊透明化不論是公提或是自提金額，甚至是「依法免稅的金額」也都清楚呈現在薪資單上。
三、作業流程做全面性的規劃與改變不論是人員資料的建檔或異動、款項報帳等，都在系統中做好整體的規劃，免除薪津資料寄送及減少單位間之劃帳作業，降低作業時的作業風險。
四、組織人力充份運用因為有系統的輔助，總務人員不需要像以往花許多的時間與精力在計算同仁薪資的工作上，所有的工作只要透過系統及簡單的操作就能完成薪資發放作業，讓節省下來的人力能更充份的被運用。