差勤子系統─讓資料的運用變得更靈活

人事室  考核科  賴木強      主要負責：差勤子系統

考核科賴木強說，總行人力資源系統建置差勤子系統的最主要目的，是為了淘汰舊有刷卡系統，與新的人資系統整合，讓資源可以共享。而建置差勤子系統最麻煩的地方就在於，將新的人資系統的資料與舊刷卡系統的資料整合，讓總行人事室透過人資系統就能監看全行（包括分行）所有人員的差勤資訊。

未建置新系統前，臺灣銀行處理差勤作業的方式是使用二合一卡片的方式，即將員工識別證與金融卡結合在一起使用（也就是磁條兼晶片）。賴木強說，只是後來爆發金融卡盜領事件，讓與金融卡結合的員工識別證風險變高，為這緣故，我們便捨棄刷卡式而改用感應式卡片，而磁條本身並不記錄任何金融相關的資訊，以消弭大家的恐慌。在這段期間，差勤資訊是以JCBIC的方式將資料傳送到資訊室，藉此來即時掌握全行（包括各分行）的差假情況、刷卡記錄。

賴木強說，差勤子系統裡的功能與規則主要是沿用舊有的制度，將舊系統裡的資料轉拋到新系統裡，基本上未做太大幅度的修正，因此，同仁在使用上並沒有適應不良的問題發生。

只是系統在剛開始上線時運作並不順暢，賴木強說，問題不在功能，而是系統效能，如輸入困難、等待時間過久等o生問題。他進一步解釋說，因有鑑於同仁在新系統開始執行時並未確實使用系統，仍使用舊系統登錄資訊，以致無法看出新系統的效果，所以在94年4月1日差勤子系統正式上線時，我們改採強制性的做法強迫總行及所有分行使用新系統來登錄個人差勤資料，就這樣才會因使用人數突然間暴增，加上差勤每天要產出許多報表的結果，而讓系統效能不彰。

他以加班系統為例，臺灣銀行全行近7,000人的企業，每天要輸入加班的筆數大約在5,500～6,000筆數之間，但因為系統轉不動，等待時間過長，系統又一直出現亂碼，種種因素讓系統變得非常難用，在那段期間，大家光是使用加班系統就叫苦連天。當然我們也採用如限制使用者人數、性能調教等方法來讓系統運作可以正常，這種情形差不多有兩個月的時間才讓系統漸趨穩定。那一陣子，除了面對使用者的抱怨外，無形中是增加分行同仁對總行系統的不信任感，也因為這樣，當時曾興起想放棄使用新系統的念頭。

新系統上線帶來具體的效益，以加班費來說，以往我們的做法是每個月的加班費是採取先輸入完畢後，再將每個人的加班時數利用另一套系統換算成金額，這樣的做法難免會出現錯誤。但現在就不需要這麼麻煩了，計算加班費機制直接與系統做整合，不管輸入多少小時的加班時數，只要按照一定的步驟即可迅速產生支付報表，不但流程簡化，也提高同仁工作效率。在查詢資料方面，現在要查詢全行的刷卡時間只需15～20秒就能產出，至於在資料報表製作方面，不但擷取速度快速，報表彈性變化大，且產出的報表能與微軟系統相容，如Word檔或Excel檔，讓資料的運用變得更加靈活。

未來若是可能，賴木強說，希望能透過系統的便利讓工作流程再簡化、變得更即時，如「線上請假」及「線上加班」，如此就能避免紙張浪費，完全達到線上差勤作業的理想。