退輔子系統─退休金試算不假他人之手

人事室  福利科  游雅靜    主要負責：退輔子系統

游雅靜在這次人資系統建置專案中，負責退輔子系統的規劃與建置。她說：「退輔子系統可說是臺灣銀行人力資源系統建置專案中，唯一是「從無到有」的系統，也是流程最複雜、資料取得最不易，但偏偏又是攸關一個人退休金福利的系統了。」

她表示，退輔子系統並不像其他子系統，如差勤、薪資、人事、考核等都是依循舊系統的架構，再加以擴充新功能，或改善作業流程即可，因此，系統建置的時間不會太長。但退輔子系統是在沒有舊系統架構的情況下建置的，由於臺灣銀行的歷史攸久，紙本資料保存相當不易，增加系統建置時的困難度，加上退休金與個人的退休福利有關，除了計算平均工資外，還需要其他單位如人事、差勤、薪資等單位提供資料，工程的浩大可想而知。也因為這樣，所以退輔子系統是臺灣銀行人資系統最後一個完成建置與上線的系統。

以往的退輔作業是完全手工的作業，所有的資料都是書面紙本，從未做過電腦系統化的整理與建檔，但為了建置系統的需要，游雅靜說，第一步就是要將這些紙本資料全部重新登打進電腦中建檔，就連沒有資料的、資料有不齊全的，都必須想辦法補齊。但因為臺灣銀行成立時間攸久，資料實在是太多了，所以在資料數位化的一開始我們是先請工讀生幫忙Key in，我再來逐筆核對內容是否有誤或不實，而為了避免因資料建檔錯誤而影響同仁的權益與福利，每一筆資料我至少都核對二～三次後，才會再請高專審核。另外，由於人事制度一直在變動，加上大家的底薪也不同，因此在建檔的過程中，還必須區分出職員、工員、檢券員、警員，並清楚登載在系統中才可以。

就目前來說，退輔子系統與臺灣銀行全行使用者最有關係的，就是「平均工資計算」與「退休金試算」功能了。游雅靜指出，系統上線帶來最大的好處是，因為已把所有的資料都建在系統裡，也把相關的規定及計算公式一併整合進系統，分行承辦人員只需按照系統上的指示操作，就能輕鬆完成同仁退輔資料的報表製作，讓作業時間大幅縮短。

以計算平均工資為例，游雅靜說，以前因為都是紙本作業的原故，加上人事調動，分行的承辦人員也不見得都是同一位，所以每次只要分行傳送報表過來，我除了要核對資料是否正確外，還必須經常一對一電話教學。若是發生有數字算錯，或是資料有缺待補的情形，因為報表最後要呈交到會計室，哪怕是少一塊錢或是錯一個字，都必須請分行承辦人員重新跑流程一次，也因為這樣要求的嚴格，福利科與分行同仁經常花很多的時間在文件的補齊往返上。但現在系統會自動計算及帶出資料，承辦人員只要核對資料（金額）是否正確即可，就可以送件跑流程了，我也就不再需要一對一教學了。

另外，在退輔子系統中最受同仁歡迎的就屬「退休金試算」功能了。游雅靜表示，每個人到了快退休的年紀，總是會關心自己的權益，想知道自己到底在退休後能領多少退休金。因此，我們在系統中增設「退休金試算」的功能。游雅靜說，以臺灣銀行近7,000名的員工，其中符合退休資格的人就有3,000人，有些人請我們協助試算退休金是因為真的快退休了，但大多數的人只是因為好奇心使然，以前沒有系統協助時，我們必須調出同仁的資料，如履歷表、底薪、年資多少年等A再整理成書面報告傳真給對方，若是同仁有不清楚的地方，還要花時間解釋。但現在有了系統後，同仁就能自己操作系統試算自己的退休金，不管是年資、底薪、公自提多少等資訊，系統都會清楚詳盡的列出，且報表底下還提供一些勞基法的說明，不管同仁是真的要退休，還是出於好奇心，隨時登錄進系統就能隨時試算，過程完全不假他人之手，做到資訊完全保密的工作。