人事子系統─綜合查詢功能 讓資料提供變得更即時性

人事室  甄敘科  洪佳怡     主要負責：人事子系統

人事室甄敘科洪佳怡在臺灣銀行建置人力資源系統專案中，負責人事子系統的規劃與建置。她表示，人事子系統在整個大系統底下，算是比較攸關人員在晉用、調動、升遷、考試等機制的系統，剔除掉人力資料庫的部份，其他比較有異動的資料都會透過這套子系統來傳遞資訊，一旦單位人員的資訊有變更，如有人員晉升、改派等異動，系統裡的資料就會馬上更新，因此，人事子系統可算是整個人力資源系統中屬上游階段的系統。

洪佳怡說，由於之前我們的系統是屬於DOS版本，這讓我們工作處理的彈性與變化處處受限。她進一步表示，畢竟電腦系統跟人不同，電腦系統是說一是一、說二是二，無法像人類一樣許多事情的處理透過溝通就能彈性的應變，所以，在舊系統時期，先別管臺銀擁有近7,000名的員工，只要有5名的特例，系統可能就必須為了這5名特例就得一直修改系統。所以，建置新的人事子系統也就變得重要。
談到系統在建置過程中是否有經過磨合期？及結果是否順暢？洪佳怡表示，新系統的上線一定會經過磨合期。

第一，磨合會出現在使用者對於新系統操作不習慣的問題上，這時就需要教育訓練與時間的適應；第二，需設法讓使用者明白這套新系統能做到之前許多舊系統做不到的工作，而且產出能更貼近業務的實際需求。她進一步說，所以，不管是承辦人員、系統建置廠商，甚至是整個專案時程的控管，從系統的需求訪談開始到系統上線，中間若沒有經過充份的溝通，經過磨合，系統的運作就不會像今天有不錯的表現。

系統上線至今，洪佳怡認為人事子系統的「綜合查詢」功能對於我們整體效益的提升是相當好的。她舉例說，假設長官需要一份人事資料的報表，他下了幾個條件如，必須是幾職等的、已任職多少年、住在哪個縣市或地區、曾經在哪些單位服務過央A這若是發生在使用舊系統的時期，如果現有的報表都無法提供這些資訊，那麼就只能採取兩種方法來解決，一是裁兩張報表剪貼再去影印，二是請資訊室同仁協助。但不論採用何種方式，資訊的提供都無法做到即時性。

現在有了系統的輔助後，洪佳怡說，我就可以透過「綜合查詢」的功能，針對上述任何一項基本條件，如證照訓練、人事資料、基本資料等資料，以最快的速度篩選出最正確的資料，而且整份報表的整合非常迅速，讓資料提供變得很即時性。
由於是建置人事子系統，相關的人力資源也必須能確實的掌控，洪佳怡說，這包括必須去了解企業整個人力架構及人力結構，而這一部份每個部室的組織與做法也都不盡相同，但有了新系統的輔助，讓這些資訊的取得與運用變得更加靈活，而這對於我們承辦人員來說是很好的工具，因為我們隨時都能提供最有效率、最正確的資料給決策者。