各部室不再獨立運作 組織資源共享

人事室  專門委員  江勇吉、人事室  黃明杰
主要負責：臺灣銀行人力資源系統專案整體規劃

基臺灣銀行前專門委員江勇吉說，我們是在民國91年開始有了建置一套真正、完整的人力資源系統的想法。他表示，由於臺灣銀行舊的人力資源系統是由資訊室同仁自行開發的，好處是，遇到政府或相關單位隨時有人事制度或相關法令的變更時，就能馬上請資訊室更新系統，缺點是，系統更新的速度跟不上法令制度變更的速度，常常無法應付當前的需要，也因此，我們才會有建置人力資源系統的想法。

江勇吉指出，正好那時叡揚資訊舉辦了一場差勤系統研討會，在看過系統介紹後，我們認為該系統的功能正好符合我們當時的需求，於是就開啟了雙方的合作機會。

回憶當初建置人力資源系統的目的，江勇吉說，主要是希望新的人力資源系統能做到組織資源共享。他進一步指出，原來臺灣銀行的系統都是各部室獨立運作，但因為業務上的需要，經常要交換資料，卻也因為彼此的系統不同，欄位設計不同，資料更新不同步的情況時有所聞。因此，基於以提升全行作業及辦事效率的角度來看，我們希望透過這次開發建置人資系統的機會，將各部室的資料全都整合在一起，只要有某個系統的資料有更新，就能立即連動到其他子系統，讓各部室取得的資料都會是一致且是最即時的。

黃明杰表示，由於這套人力資源系統牽扯的部室多、業務範圍廣，在專案執行上難免會遭遇困難，因此，在系統建置期間，我們花很多的時間在整合周邊相關系統，或是重新調整各業務的進行流程等工作；在系統上線時，也舉辦多場教育訓練來導入新系統。
黃明杰說，系統上線須採階段性進行，須讓同仁至少有半年左右的適應期，所以我們各子系統的上線是採分批上線方式。順序分別是差勤子系統人事子系統薪資子系統保險子系統考核子系統退輔子系統。各子系統雙軌時間不一，整體時間長達一整年左右。

黃明杰指出，這套人資系統最大的好處就是把過去不一致性的規則變成一致各部室資料沒有共享時，業務承辦人員要製作一份報表，就要打電話到各部室要資料，且每有些許誤差，但現在因為薪資統一建檔，不管人員被調派到哪個單位或分行，薪資的計算方式都是一致的。又以保險系統為例，在這次建置系統時，與人事相結合，讓系統自動處理單位間人員調動之加退保問題，並與薪資系統結合計算保險費，減少人為操作的錯誤，改善各單位各自計算造成的盲點與弊端。以前沒有系統的協助，或是各部室資料沒有共享時，業務承辦人員要製作一份報表，就要打電話到各部室要資料，且每份報表都要手工完成，資料缺乏時效性。但現在所有的資料都建置在系統裡，按個鈕資料就都出來了，承辦人員只需核對報表資料就能完成工作，縮短人員作業時間，提高辦事效率。