人力資源系統─縮短作業時間 獲得同仁的認同與肯定

資訊室  程式設計科  黃以誠
主要負責：臺灣銀行人資系統建置規劃

在臺灣銀行建置Web版人力資源資訊系統前，所使用的人資系統是由資訊室自行設計開發的。資訊程式設計科黃以誠表示，原系統設計時的理念及開發工具隨著時間的改變，已逐漸跟不上資訊化演進的速度。而之所以會考慮建置一套全新的人資系統，理由有三：

一、舊的人資系統是使用Link第四代程式語言開發而成的，且使用時間已長達15年，維護成本已愈來愈高，實有重新檢討設計的必要。

二、因人事制度時常更迭，為讓人資系統保持能符合法令或新制度的實際需求，資訊室維護系統所需花費的成本愈來愈高。

三、由於企業e化已是必然趨勢，資訊室亦已建置完成全行之ADSL網路，而人事室也希望能重新建置一套人力資源資訊系統，透過新系統的建置，將全行同仁的任免、升遷、考核、福利、保險、薪資、退輔、差勤等資料做有系統的整理，讓資訊的運用更加靈活、資訊的傳遞更加便利。

基於上述的理由，臺灣銀行遂開始尋求新的人力資源資訊系統，也開啟了與系統建置廠商叡揚資訊的合作關係。

在系統建置期間，資訊室的角色就是扮演人事室與系統廠商間溝通的橋樑。黃以誠說，在這段建置期間有一個很奇妙的轉變，就是各業務承辦人員自己變成SA了，並能對自己負責的系統有規劃、有想法，透過廠商的歸納整理，新的功能就此誕生。他解釋說，在系統建置的初期階段，各業務的承辦人員的確是必須透過資訊室與系統廠商溝通，但經過這些年所累積的經驗，情況已不再是如此，現在每個承辦人員自己就是SA，不但對負責的作業有藍圖、有想法，還能很清楚將其所承辦的業務以條理化的方式表達給系統廠商。看到同仁有這樣的轉變，黃以誠說，我感到很開心，因為這意謂著身為資訊人員的我們，已經可以退場了。

談到系統在建置過程是否順利？黃以誠說，磨合期是一定會有的，但磨合也記錄著一群人心智活動整合的過程，系統建置期間雖遭遇到各種狀況，但都在這一群人的努力下一一解決，整體來看過程還算順利。他進一步說，這是因為大家都有共識，我們朝向同一的目標邁進；系統在建置或上線的過程中，每個業務的承辦人員要同時負責兩份工作，除了自己原本的業務外，還要肩負規劃新系統的重任，有時難免會有「蠟燭兩頭燒」的感慨。但現在系統已陸續完成上線，普遍獲得同仁很正面的評價與肯定。

舉個例子，因臺灣銀行自96年7月份起與中信局合併，因此，我們特別在96年2月時針對中信局的同仁舉辦「人力資源資訊系統」教育訓練，其中就有人耽心合併後不會操作系統，這時竟有一位臺灣銀行的學員主動舉手說：「你們不用耽心，那套系統真的很簡單，只要用滑鼠點一下，你要的資料就會跑出來，歡迎你隨時來問我。」聽到這句話真的很令人感到被鼓舞；黃以誠說，新人資系統已開發出約1,000多項功能，1,300多種報表，為了推廣系統及減化系統的操作流程，各承辦人競相製作了很多圖文並茂的「簡易版操作手冊」，每次隨著作業上線時，提供給分行總務下載，如今見到User的使用觀點真值得欣慰。

而就資訊室的角度來看臺灣銀行新人資系統上線後帶來的效益？黃以誠說，主要是藉由作業標準的統一，縮短同仁的作業時間，因為系統的上線並不會減少承辦人員的工作量，但卻能因系統的輔助，而讓作業時間明顯縮短及更有效率，這樣一來，承辦人員就能有更多的時間進一步思考更複雜的業務或政策，讓組織的人力運用變得更有效率及積極性。以薪資為例，在未使用新系統前，各分行使用不同的軟體來處理薪資、保險等作業，而計算的標準與作法並不一致。但新系統上線後，就沒有這方面的困擾了，因為我們早在規劃系統時就已將作業標準化了，將規則、參數、代碼等都建置在隨手可得的各操作畫面中，共用的參數都由人事室承辦人維護，分行總務只需透過簡單的操作，就能取得所需的資料，系統讓同仁的工作負荷量減至最低。現在我們反而開始擔心同仁會因過度依賴系統，而失去其專業領域的知識。