智慧管理 荒野協會守護大地有效率

【專訪：荒野協會秘書長 林金保】
荒野像一個大家庭，每一個個體都是獨一無二的不可或缺的角色；有人捐出時間、有人奉獻智慧、有人來會裡吸收日月精華、也有人將自己的日月精華無私地拿出來分享給大家。 這其中……。《摘錄荒野心情》

成立16 年的荒野保護協會，每年會在全 台舉辦上千場大大小小的活動， 從總 會、10 個分會到13 個聯絡處與上千名 志工，都是無怨無悔熱情奉獻給這片土地。因為 熱愛自然，無私分享，所以荒野人都期許自己像 是蒲公英，風一吹，把更多種子給散播出去，透 過研習課程、講座、體驗營、志工培訓、讀書會 等各式各樣的有形活動，建構出一條緊密而強大 的心靈網絡。

上千場活動　管理交辦不輕鬆

如何善管這日益龐大的組織，就成為荒野秘書長 林金保的首要工作。「平均來說，我們一年會舉 辦1000 ～ 2000 場的活動。」曾在加拿大擔任科 技業主管的林金保說：「我們有一萬多名會員、 幾千名志工再加上大大小小的活動，管理交辦就 成為很重要的一環。」因為行政體系屬於小而美 的架構，熟悉e 化管理的林金保也曾想過是否需 要導入公文系統來協助流程順暢，「坦白來說， 公文系統比較適合中大型公司，處理複雜龐大的 作業體系。」林金保表示，合適的產品用在對的 地方，才能發揮預期效能。

「剛開始在推行teamKube 時， 的確花了很多時 間在教育訓練，甚至還特地開一堂課，整整一天都 在跟同仁溝通這產品的運作功能模式。」林金保強 調，要改變舊有的習性的確是很挑戰同仁的作業模 式，但是過去沒有teamKube 協助時，各分會需要 透過傳真來分享公文，不但會有漏接問題，且相當 不環保，而且過去是用email 來交辦各項工作，也 沒有辦法立即查閱交辦進度，更無完善的分類及搜 尋功能，浪費了許多人力及時間。

腦筋轉個彎　活用teamKube 好分工

產品是活的， 不是死的。「把teamKube 當作 公文系統來使用」，林金保靈機一動轉了個彎， 開始教育同仁把收到的外來公文掃描並上傳到 teamKube，透過teamKube 來做交辦，再透過延 伸交辦的功能，落實到真正該負責執行的承辦人， 同時又能兼顧稽催功能。

「teamKube 的追蹤功能很強大！」林金保強調， 荒野全國有10 個分會，許多分會只有一個秘書， 不但要處理行政總務芝麻大小事，還有一個個活動 接踵而來，亟需具有執行力的系統來協助他們， 同時也可以達到協會追蹤審查制度。在還沒有導入 teamKube 之前，光是收發傳真可能就要耗費10 分鐘( 複印→紀錄→通知接收者→傳真→電話確認) ，但有了teamKube 之後，在短短幾秒內，不但同 時完成交辦事項，並可存取紀錄流程，詳實記載事 件全貌，不但大大提昇工作效能，同時也達到傳承 紀錄的附加價值。

貼心設定　稽催提醒不逾期

另外， 由於teamKube 有許多貼心功能服務， 譬 如：工作處理進度會顯示某一筆工作事項的狀態目 前是處理中、已完成或續辦等狀態、以及這件事的 優先程度是否重要、緊急等；工作到期前系統會 發出提醒通知信承辦同仁，當秘書長進入首頁畫面 時，系統也會用顏色標示工作是否逾期等等，連協 會總務部專員曾月美也豎起大拇指肯定。

遠程 用teamKube 說故事傳經驗

未來下一步，林金保是希望能夠擴大teamKube 的 橫向整合與傳承功能，「北中南各分會都會舉辦自 己的活動，卻缺乏分享的渠道。」荒野每年都會有 新的志工及會員加入，在不斷擴大新血的情形下， 往往會有交接傳承的問題。試想，去年跟今年的承 辦人員會不同，突發狀況會不一樣，學到的經驗與 遇到的問題也不同，但這往往隨著志工變動或是職 務轉換，這些珍貴的腦海知識庫就隨風而散，讓林 金保相當扼腕。

「荒野是一個大家庭，很溫暖。」在因緣際會下， 當時遠在加拿大的林金保加入了這個大家庭；如 今，身負秘書長職務，他希望可以能凝聚更多力 量，「將來希望能透過teamKube 這平台，達到執 行力100% 的目標，同時讓這些寶貴的經驗心血史 可以傳承再教育，達到分享紀錄傳承的功能，回饋 每一個荒野種子。」林金保笑笑說。