用對「力」企業才有競爭力

景氣熱絡帶來數目可觀的訂單，讓經營團隊對新一年度的財報獲利數字充滿信心，可是當成果揭曉時，預期的利潤並未能實 現，甚至相去甚遠。原因何在呢？

缺工、挖角、新法規　不定時炸彈

就業市場熱絡與勞動人口的短缺造成企業人才流動與缺工不斷，加上勞動合同法的實施、最低工資的調整與即將到來的勞動三法、這些外在環境與法規的改變，造成企業聘僱成本攀升與人力供給短絀，相關用人單位若未能即時協調人力作有效管理與調派應變，將致產能無法充分發揮、品質不如預期，使得整體投入成本增加，就會發生勞動力管理的問題，而最常見的情形有以下三項：

1. 重要職務員工離職，未能迅速遞補合適人選，造成設備閒置，產能未充分利用。
2. 未能配合訂單與產品需求，配置適當的人力與對應的技能要求，影響產品品質及生產速度。
3. 未能迅速配合臨時人力調度，即時掌握人員現況，找出符合職務技能要求及薪資成本相近人員，造成特定人員過度加班及人事成本過高。

實際上，大多企業典型的獲利模式就是降低成本、差異化，但受到近年原物料持續上漲、用工短缺和人力成本上升的因素影響，企業的營運成本呈現不斷上升的趨勢。企業必須思考在符合法規的前提下，重新審視有效運用勞動力的新思維，以提升整體生產力，創造企業未來的競爭優勢。

善用人力資源　加班不等於效率

2009年，一封小工程師的離職信，震撼台灣某大企業高層，數千字的陳情書，訴說了基層工程師超時工作情形，讓高層當機立斷檢討，如今這家企業已成功降低工時達到一週50工時，並在去年創造營收 突破四千億的史上新高紀錄，用實例去證明獲利不是操出來的，善用人才資源才是根本。

依照過去法則，當成本壓力不斷上升時，員工加班 來提高產能是許多企業的不二法門。但長期大量加班也威脅著員工的健康和安全，不但造成勞資糾紛，影響企業形象甚鉅。如要成功應對未來勞動力市場的變化，必須真正落實「待人之道」。轉個彎！工作超時不等於效能，企業需要的是提高營運效率而不是加班文化，所以優化流程、即時控制、符合法規才是善用勞動力資源之王道。

如要將勞動力管理精髓”The right people in the right place at the right time”充分發揮，得依需求規劃、人力配置、即時調度、分析回饋等四步驟 進行，如圖一，說明如下:

1.需求規劃 -- 依營運計畫與業績預測，參考人力配置標準，擬定人力需求計畫，並檢視現有人力的合理性

• 訂定人力配置標準：參考企業歷史資料、同業標準，依營業額、來客數等關鍵因素對人力配置的影響，制定人力配置標準。
• 擬定人力需求：依每月的業績預測( 如：營業額、 來客數等)，評估人力成本投入與人員生產力的合理性，擬定各職務人力需求，如圖二。
• 檢視現有人力狀況：
  • 比較預期人力配置及現況人力配置，檢視各 職務人力空缺/ 閒置狀況，做為人力調度或調整的依據。
  • 確認重要職務的人力儲備能量，並與人力資源政策連結。

2.人力配置 -- 依人力需求，考量法規與個人需求等因素，進行最適人力配置(排班)

• 人力配置：排班時，需要考量人員排班偏好、休假計畫、法令規定等因素。並配合下列：
  • 避免同職務群組人員同時休假。»» 即時掌握人員排班狀況：已排班時數、遞延排休時數、欠還班時數、最近排班時間。
  • 找出職務的最適排班人員，或是關連職務的配合排班人員。
• 檢視配置：檢視人力配置需求與現況人力差異
  • 人(能)力不足：依缺少人力的職務重要性，評估人力不足對企業的影響，並尋找解決的方法，如：由上層級或是下層級職務頂替、增加現有人員之工作量或時間、跨店支援或是外部臨時替代人力等。
  • 人(能)力過多：評估人力過多影響程度(如：閒置人力對人事費用的影響)，善用閒置人力進行非例行工作(如：設備保養、安 排教育訓練)或改用較低成本的兼職、臨時人力以降低人事費用。
• 計算配置成本：透過系統計算排班人員的整體總人事成本，取代大量的人工抄寫、人工時間，設計出人性化、公平、合理的系統。成本過高需進行人力重新配置(重新排班，調換排班人員)。比較各店人力配置情形及成本，靈活運用跨店人力。如圖三。

3.即時調度 -- 掌握人員出勤狀況，衡量現場人力和工作量需求的變化做出即時處理

• 掌握出勤狀況：結合刷卡時間、請假狀況，即時了解出勤狀況。
• 臨時人力調整：依現場人力及當天營業額進行臨時人力調度，如圖四。人力調整需注意下列幾點：
  • 薪資相近度：計算人力配置成本調整差異，避免造成人力成本浪費。
  • 技能符合度：以上層職務接下層職務易造成人力資源浪費，增加人事成本。以下層職務接上層職務則會有無法達成原職務工作要求、品質不佳等問題。
  • 人員現況：當月累積上班時數、當月加班時數、上次值班時間、當月休假時數、員工欠公司的時數、員工需還公司的時數…等。

4.分析回饋 -- 持續調整人力配置標準，分析人員成本結構，回饋下次需求規劃

• 分析人力配置標準：以實際業績的人力需求計畫及執行結果，搭配各職務層級的平均用人費用、平均工時、異常加班等因素，分析各職務人力差 異對業績的影響，不斷修正回饋至人力配置標準。
• 分析經營績效：依各店或區比較人均產值、人均利潤、人費比、異常加班時數等資訊，與各職務層級的人數、平均工時、異常加班工時等因素，分析各職務對經營績效的影響。
• 分析執行績效：比較預測、實際的業績與執行結果，搭配人均產值、人均利潤、人費比等因素，分析業績或人力配置調整對人均產值、人費比的影響及差異原因，修正回饋至人力配置 與即時調度。

透過系統活用人力　輕鬆獲利方程式

企業若能提供靈活的排班調度和控制，準確追蹤員工工作時間和出勤，就可以確保符合法規、增加員工滿意度和留任機會，提高規劃未來勞動力需求的能力。這些能力將可以提升生產效率、降低成本。在面對複雜多變的內外部環境和日益激烈的競爭，現代企業需透過高效率地分析、管理勞動力，將勞動力價值發揮最大極限。