導入知識管理Vitals/KM與您一起從“頭”做起

在現今知識經濟的時代，知識管理的觀念雖已非常普及，但就現實面來看，知識管理在推動過程中，其結果往往跟過去許多被提出的管理觀念一樣，總是很難充分發揮其應有效益。事實上，相較於其他管理方法，知識管理並不那麼複雜，主要是將企業或組織現存的知識（包含外顯知識及內隱知識）透過資訊科技技術及分享機制具體化，以達有效管理之目的。更因推動知識管理對於組織現有業務流程及管理制度並不會造成干擾，反而可以留下並增進組織及員工的知識，因此，在組織內推行知識管理是非常值得一試的事，只是要思考的是，該如何有效推動才能讓此觀念真正落實在組織裡，讓「知識」真正發揮效益？

知識管理推動的障礙

自叡揚資訊開始推廣知識管理系統以來，已成功協助許多客戶完成建置，並在其組織或單位中推行。根據多年來我們觀察客戶推動知識管理的歷程，其中不難發現主要的障礙來自於『技術』及『人員』兩方面。在技術方面可大致歸納為IT技術及推動方式；而人員方面則主要包含了高階主管的參與度和一般員工的參與度。

一、 技術方面：可大致歸納為IT技術及推動方式。
A. IT技術以目前的硬體設施及軟體基本功能來看較不是問題，要加強的是如何讓使用者感受到系統的方便操作，提高使用意願。一般來說，簡單易懂的操作介面、系統內建自然語言機制可減少人員登打相關摘要的麻煩，以及具可高度與其工作流程結合等，均有助於提高系統的使用度。
B. 推動方式建議可從導入前的準備工作、導入方法及導入後的檢討機制來著手。

二、 人員方面：近年來，國內外的研究都有逐漸從科技面朝向管理面發展的趨勢，而在企業裡推動知識管理所面臨的最大挑戰則是確實改變現有不適合的組織文化及人的行為。建議可從高階主管及一般員工來著手。
A. 高階主管主動參與規劃，分享知識高階主管是最樂見知識管理發揮其功效的一群人，除可留存組織與員工的知識外，並可藉此提昇員工技能，讓企業發展更迅速，因此，高階主管應參與規劃，必要時應帶頭貢獻並主動分享知識。
B. 增加員工參與感提供適當的教育訓練，其中應包含知識管理的觀念、知識管理系統的使用方法、加強員工認同也相信系統的導入會的確會帶來好處，使員工樂於參與，進而願意主動分享知識。
企業藉由導入知識管理，建立一個樂於分享知識的學習型組織，改造現有組織文化，以營造一個知識管理能被持續推動並發揮最大效益的最好環境。

Vitals/KM及技術顧問團隊能為您做什麼？

叡揚資訊自成立至今，在開發商用軟體方面已累積近二十年的經驗，擁有成熟的專案控管技術及專業技術人員。在新技術研發方面，每年投資在研發上的費用更是超過營運成本10％，近年更積極導入ISO及CMMI以促使管理機制更臻完善。

自推廣Vitals/KM知識管理系統以來，已廣受超過40家用戶好評，儘管如此，我們仍不以此為滿足，Vitals/KM技術團隊仍不斷精益求精，加強及改善系統，提供具高親和力的人機操作介面，期能提供使用者易操作、易上手、更愛用的知識管理系統。
Vitals/KM運用自然語言機制自動分析文件，即時自動提供關鍵字、自動分類及摘要，更提供相關文件的自動連結及查詢，除了被動的提供使用者查詢知識庫外，並做到主動推薦相關文件功能，以協助使用者全面思考與學習，真正達到「活化知識、知識活用」的組織學習效益。

知識管理不只是文件管理而已，還包括核心專長管理和知識社群管理。俗話說的不錯，「人們說的比他們所知道的少，而寫得又比他們說的少。」，這些不易被紀錄下來的知識，通常在工作場所中扮演具關鍵性的角色。因此，如何將隱性知識轉化為顯性知識，並記錄下來，就變得非常重要。

Vitals/KM除具備文件管理功能外，還進一步提供「知識社群」及「專家黃頁」機制。在知識社群方面，讓企業可藉此機制打破時空限制，增加同仁間的交流與互動，進而協助企業發掘組織內部的隱性知識；而人才是企業的重要資產之一，透過專家黃頁，可提供完善的學習、散播知識及分享經驗。

企業在導入知識管理系統時，Vitals/KM技術顧問團隊可提供相關的導入經驗，充分瞭解個別用戶之工作流程，以提供最適合該企業之建置方案。可大致分為下列幾部分探討：
 *導入前的準備工作：如企業內部成立知識管理推動小組、知識盤點、建立KPI目標等；
 *導入方法：如專案管理會議、依不同階段設計之工作規劃、專案時程控管，增加使用者參與度之獎勵活動等；
 *導入後之檢討機制：系統提供查詢與管理報表功能，包含文件排行榜、使用者排行、文件閱讀紀錄、文件夾統計資訊、分類夾統計資訊、使用者記錄、個人閱讀記錄、部門排行榜、文件異動追蹤等，供管理者充分掌握知識的使用流通狀況，以作為日後改善之依據。
知識管理的趨勢與發展，未來會更注重於商業流程應用，知識管理需要與企業的商業流程緊密結合，才能讓知識管理完全融入企業內，讓知識從產生、傳播、應用、儲存、價值到創造等階段，皆無縫的被員工所使用。隨著企業知識管理系統及推動計畫的改善等，Vitals/KM技術顧問團隊將協助您的企業讓知識管理推動計畫更趨完善。

導入知識管理，從頭做起

企業在導入知識管理的過程中，除有技術方面的障礙需克服外，在破除人員方面的障礙需要從頭做起，而這可贏三個方向來思考，即：開頭的規劃，帶頭的參與語使用者從頭的改變。

開"頭"的規劃：這一部份相當重要。知識管理的推動若只靠單一部門投入，如資訊單位，將不易成功。建議企業可先從各單位中選出一至兩位成員成立『知識管理推動小組』著手，各相關知識負責人可針對所負責的知識進行收集，篩選及協助建立相關知識，並可設計一些活動推銷知識管理的觀念，以鼓勵員工分享知識。在協助客戶建置的過程中，不少客戶會跟我們分享他們推廣成功的經驗，其中不乏會舉辦一些競賽，或運用一些有創意的方式來激勵員工分享知識，以落實組織的知識管理（此可參考叡揚資訊【經營決策論壇】第44期，2006 May，星裕國際讓同仁積極參與KM贏得自我成就感）。當然，企業推動知識管理亦可與人資部門一同配合，效果將更顯著。有些使用單位會以人資部門為小組之靈魂單位，新進員工一加入公司時即給予知識管理的教育訓練，之後採定期或不定期方式舉辦教育訓練及相關推廣活動等，因人資部的功能之一就是提昇員工的技能，若能站在將知識管理納入每一員工的基本技能的角度來推廣，更易深植企業文化中。

帶"頭"來的參與：知識管理能否在組織內開花結果，獲得當然高階主管的全力支援與參與是相當重要的。有些企業甚至設有知識長（Chief Knowledge Officer，CKO）一職，以肩負起企業知識管理成敗的重責大任。

使用者從頭的改變：企業的知識管理能否澈底落實，除了上述兩項必要的條件外，組織內的所有員工，必須將「知識分享出去後，就會降低自己在組織中的價值」這樣錯誤的想法拔除，改變過去錯謬思維，正面思考應如何協助他人成長並造就自己，建立一樂於分享的學習型組織，共創組織及個人之最大成就。