郵件備份、查詢、追蹤、稽核與管理
做好郵件資訊安全、確保企業利益
上一期論壇的特別企劃中，介紹了郵件備份管理的法規依據、基本概念、效益與對企業的影響，相信大家對郵件備份已有部份的瞭解，這一期，我們再來針對郵件備份管理做更深入的探討。
不管是跟親朋好友聯絡情感也好，或是與工作夥伴溝通事情，收發電子郵件已成為現代人日常生活或工作的必然之事，甚至企業或組織也逐漸習慣利用電子郵件進行工作上的溝通、資訊的傳遞與發布、報價及訂單的確認、以及進行企業流程的簽核。企業也因充分運用電子郵件快速傳遞的特性，而擁有了更迅速方便的資訊溝通平台。
但隨之而來的問題是，在這些郵件中許多是有關企業員工的工作記錄、個人經驗知識、溝通聯絡事情的依據、企業的資產、甚或是呈堂證據等，這些資料都需要進行備份，以防萬一郵件遭損毀或是郵件系統當機，或多或少都會對企業造成相當程度的損失。因此，不管是使用Notes、Outlook、Outlook Express、Hotmail、Yahoo甚或是Gmail進行郵件的收發，大多數的人都會對自己的郵件做備份。不同的軟體，其備份方式也不同，而備份下來的郵件，亦儲存至行動式USB硬碟、複製到檔案伺服器、備份到CD或DVD上等，有時覺得這樣做還不夠保險，還會再多做第2份甚至第3份的備份以求心安。
當然，對系統管理者而言，若使用者會自己處理備份問題就還好，萬一使用者不會，就需要教導使用者如何備份，而當使用者人數增多時，基本的網路及伺服器管理就已經自顧不暇了，若還需兼顧郵件備份，根本就力有未逮。有些系統管理者會幫使用者在伺服器上做備份，但這樣做常只能做到備份時的那個時間點，無法備份到使用者所有的郵件歷程。這種備份方法稱之為「郵件系統狀態備份（Snap-Shot或Image）」，萬一郵件伺服器發生問題，也只能回復到當初備份時的狀態，對使用者的郵件歷程於事無補。
由上述可知郵件備份（Mail Archive）對企業的重要性，不僅要做到伺服器的狀態備份，更要對使用者的郵件歷程備份做到滴水不漏。在使用者端方面，則須提供具備易學、易用、易查、易管理等功能的郵件備份系統，就算是被不小心刪除的郵件也能不假借系統管理者之手，自行自系統中取回。而對系統管理者而言，要能符合易於管理、結合權限控管與資訊生命週期管理的條件，來做到各種儲存媒體的應用，這才是真正的郵件備份。
契合資訊安全與法規要求的目標
由叡揚資訊代理網擎資訊Openfind公司的MailBase郵件備份管理系統，秉持其在郵件系統與搜尋引擎自主開發的核心技術，提供企業遵循郵件安全規範與法規的最佳選擇。藉由MailBase的導入，企業可以輕鬆完成郵件備份的管理、稽核、搜尋、調閱，並可結合資訊生命週期（Information Lifecycle Management，ILM）的整體規劃，達到符合成本效益的主動式郵件備份（Email Active-Archiving）策略。
透過易學易用的Web操作介面，搭配新信隨到隨查的快速巨量索引技術，使用者及管理者能依其不同的使用權限進行以全文、欄位或附檔等的查詢來調閱相關郵件；管理者亦可以壓縮方式同時結合資訊生命週期管理規劃，完整備份對內對外的所有信件。
妥善規劃、確保企業利益與效益
或許您會問既然MailBase的優點及效益如此多，那麼最符合企業需求的規劃郵件備份又該如何規劃呢？建議您在進行規劃前可先思考下列問題：
*要確認郵件伺服器每天的郵件進出量，包括每天有多少封信？
*每天的郵件總量（Size）為何？
*依據企業不同的需求，應保留多久的郵件才可以？
*多久以前的郵件才要備到磁帶上？
*郵件備份資料庫要多久切割乙次，才能保持查詢速度的要求？
隨著企業的發展，長時間累積下來的郵件量勢必相當龐大，為了便於管理及備份，MailBase提供管理者可透過定時自動切割的功能，將一段時間內的郵件切割成一個一個的l件資料庫A並可設定自動將信件資料庫以NFS/FTP的方式傳送到指定存放位置。一般來說，建議的切割頻率可包含一週、半個月、一個月到數個月不等。
由於MailBase伺服器本身的硬碟空間有限、成本相對較高，另外，基於信件資料的安全性考量，建議將所有的郵件資料庫除了備份在MailBase主機硬碟當中（即Online Storage），另外，再備份到Nearline與Offline的Storage，以三個階段進行交叉備份（如圖一所示）。這三者的差別如下：
*Online信件備份：時間最近、查詢頻率最高的郵件資料庫保留在Online Storage當中。
*Nearline信件備份：郵件資料庫經一段時間的保留之後，可考慮從Online Storage中移到Nearline Storage，利用FTP/NFS的方式將Nearline Storage的信件資料庫用Symbolic Link或Mount的方式指向Nearline Storage上的信件資料庫，這樣在MailBase的Web介面上就可以看到備份的郵件資料庫。
*Offline信件備份：需保留二至三年以上的郵件資料庫，建議可存放在Offline Storage。一旦需要調閱，則可先將資料複製到Nearline Storage，隨後即可按照Nearline信件備份的步驟順利調閱信件。
兼顧備份效益與成本的考量
在瞭解完郵件備份的作法與資訊生命週期管理之後，接下來就是硬體規劃了。MailBase硬體規劃的重點在於儲存空間，除了上述所提及的Online、Nearline與Offline三種不同備份方式之外，也須以企業每天的信件流量及信件預定保留時間為考量因素。
假設以一個每天流量為3GB、Online信件保留半年，Near line信件保留兩年，總共信件保留五年的企業為範例，相關估計方式如下：
每天的流量為3GB，每個月的累積信件量為：3x30 = 90 GB
每半年Online的備份信件總量為：90x6 = 540 GB
每兩年的備份信件總量為：90 x24 = 2,160 GB = 2.2TB
五年的備份信件總量為：90 x12 x5 = 5,400 GB = 5.4TB
硬體建議規劃如下：
- 由於需保留程式運作以及備份郵件資料庫調閱的空間（Online Storage），建議MailBase伺服器本身，具備700 GB的硬碟空間，並採用SCSI硬碟做RAID 5的架構。
- Nearline Storage可採用較便宜的SATA RAID的儲存媒體，具備2.2TB以上的儲存空間。
- Offline Storage則建議採用Tape儲存，每個磁帶容量為200GB，每個磁帶可儲存3個月的郵件。可將三個月的郵件資料庫存放在同一個磁帶Tape，共需20個磁帶，或是每個郵件資料庫單獨存放一個磁帶均可。