【決策e話題】e-ISO9001 綠創新 高雄市立聯合醫院e 化管理

今年，高雄市立聯合醫院堪稱是節能減碳的最佳典範，因為光是把ISO 流程電子化省下來的紙（不包含印錯的、更新的），就省下了145.44 包A4 紙，等於是把這重達近330 公斤的紙，可以疊8 公尺之高、或排成21.6 公里之長，很難想像嗎？！這些紙可以鋪蓋高雄聯合醫院一樓總面積（4234.58 平方公尺，1280 坪）還有剩，等於是減 少5890.4Kg 碳排放（若是加上往來流程，至少是 3-4 倍）。

「帳面上金額（影印費用＋紙張費用）省下約三萬元，雖然數字很微不足道，但是十年下來卻有三十萬之多，更別提印錯、更新、遺失等費用，不過最重要的是，在大量降低Paper work 之後，讓人力、效力、時力更精實！」高雄市立聯合醫院企劃室主任宋雪娟一語道出數字背後的意涵。

在醫療體系人力精簡下，每一項環節都需要放大來檢視，因為白色巨塔下的複雜分工本來就是環環相扣、密不可分，而且職責又關乎「生老病死」， 「一個螺絲都不能鬆！」高雄市立聯合醫院資訊室 主任王寶棟強調，在他十多年的IT 管理經驗中，E 化不可能百分之百取代人，但是E 化卻可以化繁為簡、減低疏失，而這觀念就是導入叡揚KM e-ISO 9001 Solution 建立ISO9001 的精髓所在。

簡單來說，在紙本堆疊下的ISO9001，每一次稽核，內部負責的同事幾乎是如臨大敵、嚴陣以待。宋雪娟主任說，企劃室只有一個文管中心專員負責，不但要提前一個月開始作大量清點、整理，同時還要推著一個裝滿文件的大推車，從地下一樓 推到九樓，光是送這些文件就要足足花上兩個工作天，更別說還遇到其他突發狀況!

說到經濟部標準檢驗局前來稽核的突發狀況，宋雪娟主任笑笑地說：「之前院區整修，可能是因為搬遷緣故，導致有些部門的文件不翼而飛；只要ISO 文件更新，文管中心都會請各部會來領取新資料，但不是遲遲未領，就是送過去後發現負責人員不在，而常常發生事後稽核找不到文件的問題。」因為醫院工作繁瑣，在每一位同仁都是 Over loading 情形下，「本來是想說買市面上相關軟體或是自行開發，經資訊室評估之後，市面上的 ISO9001 軟體，功能太多太複雜，無法適合醫院的需求」王寶棟主任補充說明，叡揚的Vitals/KM e-ISO Solution 具彈性可更改活用，又加上經銷商上鼎開發的顧問輔導，藉由Vitals/KM e-ISO Solution 協助ISO9001 流程，不但內部同仁滿意，甚至連前來的稽核委員也贊同這首創性的做法！

以前印壞了、或是資料更新淘汰的文件，還要小心銷毀，現在把ISO 文件都放在KM 上，後續人工流程幾乎都可以省略，同時，KM 還有智慧服務: 異動紀錄及版本說明，「想要看之前版本也 OK，對於變動更新也一目了然！」宋雪娟主任滿意地說，讓管理流程更人性化、讓內部同仁更方便就是企劃室主要目標之一。

此外，過去紙本時代，各紙本只在各科室，現在ISO 文件都在KM 上後，主管們可以了解各部門運作，資訊也可以分享，也可以藉由KM 上的統計功能，了解資訊有無落實（點閱數、點閱人）。「流程像人體的神經系統，確保組織功能正常運作與協調一致性。」王寶棟主任感性地說，感謝叡揚 Vitals/KM 與上鼎開發的e-ISO Solution 顧問服務，讓高雄市立聯合醫院的ISO9001 更Smart! 未來也希望能藉由Vitals/KM 的平台，推動後續的醫院評鑑e 化工程！