【決策e話題】公文電子化 統整金控集團作戰腳步
為發揮金融機構綜合經營效益，強化金融跨業經營之合併監理，促進金融市場健全發展，並維護公共利益，我國於2001 年制定施行「金融控股公司法」，迄今已近十年。國內多數大型金融公司依據上述法律整合為金融集團，謀求提升集團內資源整合等各構面之綜效，以取得有利之競爭地位。
隨著集團發展的需要，金融控股公司下轄不同業種的金融機構，其業務彼此不同，作業文化也多存在差異。因此雖然在同一集團，彼此間公文常需跨公司交換處理，但文書規範卻各行其道；同時，跨公司會辦的公文不僅不易管控，往返時間更是曠日費時，而發展一套一統性之公文系統就是金控提升作業效率的當務之急。
本案即以金控與旗下子公司為範圍，建立一套金控電子公文簽核系統，以達成金控公文電子化管理目標，並提供整合性使用者介面，達到資料共享之目的。在此架構下金控旗下子公司成員都可透過金控 Intranet 連線到公文系統，在系統中直接切換身分即可以不同身分簽核公文。
跨機關的挑戰 「書同文、行同倫」
龐大組織乃首要面對之挑戰。金控旗下有多個子公司，公文尚未統一時，在ABCDE 各公司各擁 其行文規定時，往往讓承/會辦人員一想到跨公司會辦就一個頭兩個大。因此，本案成立的同時也成立了一個專案小組，負責文書規範的制定與推廣，將各子公司的文書規範去異求同，透過不斷溝通，才能在一年內讓所有子公司約一萬多位使用者，能按部就班的 導入公文線上簽核。
一角多飾 身兼多職
此金控另一個特色是每人都身兼多公司的不同
角色，有些人可能本職在銀行，但兼金控或是其它公司的相關業務。在過去紙本公文的年代，一份公文流程高興怎麼送就怎麼送，拿到公文的人再依自己的角色決定用哪個身分去蓋章。但在線上簽核時，同樣要送給張三的公文，就必須由承辦人一開始就指定好要給銀行的張三，還是給證券的張三；張三登入 系統後也必須切換到正確的身分才能看到該份公文，系統才能自動帶出該身分的職章。在上線初期，這樣的改變曾讓很多人不太習慣，有些人在A機關有主管的身份，但在B機關沒有主管角色，卻會不經意在B 機關想決行公文，或是承辦人員選到沒有決行權的主管。隨著介面的簡化與習慣養成，現在已經很少有人遇到諸如此類的問題了。
隨著公文e 化的全面推廣，有形與無形的效益也逐漸顯現，對這家金控來說至少有以下效益：
● 可節省大量紙張使用與作業成本。
- 內部公告改採電子佈告欄方式公告。
- 以往承辦人辦結公文時，為了保留當時的簽核紀錄，在送檔案室歸檔前常會自行影印留存一份紙本；現在承辦人在系統中隨時可以查到以往辦理過的公文，連職章與簽核過程都能忠實呈現，無需再留紙本。
- 內部單位內交換的公文可直接於系統中引入， 節省紙本與郵遞費用。
● 可即時傳遞並可同時會簽多單位( 跨子公司)。
- 可跨公司設定分會流程，同時收集各公司的意見。
- 不因會簽單位辦公室地點不同而影響傳遞時效，即使要會簽的單位遠在香港、越南，都能即時簽辦，大幅改善公文辦理時效。
● 公文流程紀錄詳實，公文積壓責任清楚。
- 可充分掌握公文的流向與透明化，減少不必要的延誤與損失。
- 以往需要跨單位傳遞紙本的公文一般不會馬上處理，都是累積一定數量後再與其它單位交換會辦的公文，因此紙本公文在傳遞時會有一段空窗期，會簽的單位越多，空窗期越大，也常有送錯單位（甚至遺失）的可能。而線上簽核可避免人工失誤，同時解決空窗期問題。
- e-Mail 除了定期提醒承辦人外，並知會主管，主管若發現承辦人無法及時處理即將逾期的公文時，可趕快指定代理人或其它處置，避免公文延誤，達到線上管理提高效率。
● 檔案可以電子儲存，節省公文倉儲使用空間。
- 可直接調閱取得公文電子資料，減少檔案室人物力。
- 以往費用申請時都需要看到簽核過程的紙本，現在則可以在簽核完成後從系統中匯出有職章的電子檔，不僅節省公文倉儲空間，對於日後的檔案清查、銷毀毁的人力也可大幅降低。
行動裝置是下一個新關注
自去年年底最後一家子公司上線迄今已經滿一年了，使用者也已經養成習慣在電腦上瀏覽公文、簽辦公文、查閱公告。專案小組成員也定期開會檢討如何讓組織更有效率，有些可以透過系統功能的簡化來提升，有些則是必須透過規範或宣導來達成，如：
- 落實分層負責，以縮短公文簽核流程。
- 受會單位以業務主要相關部門為原則。
- 會簽部門達兩個以上，應採分會為原則，以縮短會簽時間；如果會簽部門太多且意見分歧，則先召開會議以凝聚共識，避免公文旅行。
- 確認簽核對象，避免讓同一人在不同機關的身份重複簽核。
此外，專案小組成員也會定期整理「公文小幫手」，提供一些公文處理的小撇步給承辦人員參考； 並定期提供各單位的逾期公文比例給各子公司加強宣導。
隨著使用者習慣的養成，對公文系統的胃口也 越來越大，而Mobile 技術發展更激發了隨時隨地辦公文的想像空間。只是不管是平板電腦或是手機，在使用者介面與個人電腦畢竟還是有差距，因此在介面設計上還需再進一步的篩選與規劃。撇開公文恐外洩之風險，技術上的可行性已經越來越有機會，因此不久的將來也許就能像廣告詞說的，不在辦公室也能辦公事。