南迴健康促進關懷服務協會 使用叡揚雲端公文 把偏鄉的公文執行效率從一星期縮短成 5 分鐘!

『大家有聽過「超人醫師」徐超斌的故事嗎 ? 多年來，他不斷發起興建南迴醫院，希望補足偏鄉醫療的最後一哩路，同時也在 十年前，創立社團法人臺東縣南迴健康促進關懷服務協會，號召在地人士與有志青年加入。』

服務面向從原鄉孩童的課後輔導、到 老人長期照顧，甚至近年來協會還附設經營社會企業捌個零」，利用地方優勢，扶持在地小農，希望吸引更多青年返 鄉服 務。為了向「超人醫師」對南迴的付 出致意，在 協會前理事長潘美緣的 牽線 下，使用叡揚資訊 雲端公文管理系統，盼 透過資訊軟體能實際幫 助偏鄉服務的需 要。

打開台灣地圖看看南迴公路的範圍，從台 東市以南到屏東縣枋山鄉，全長超過 100 公里。看到這裡，還是無法感受協會的服 務有多偏遠嗎?「我們服務的區域，主要 在台東縣大武鄉與達仁鄉，是台灣比較角 落又偏遠的地帶，甚至火車也是到了最近 才開始電氣化。」臺東縣南迴健康促進關 懷服務協會總幹事張小雲如此形容。

光是大武與達仁兩鄉的總面積就比台北市 還要大，部落之間的往返車程至少 30 分 鐘以上，協會照顧服務對象從幼童到老 人，同時也因應偏遠的地理條件，推動各項計畫，像是提供智慧醫療車，負責接送 孩子上學、長者的就醫及滿足在地市區採 買的需求等;並推動《愛在南迴獎助學金》 獎助計畫，減輕就學的經濟壓力，鼓勵孩 童持續學習。

除此之外，協會還有許多服務計畫與政府單 位密切合作，包括:原住民族委員會的文化 健康站、衛生福利部的社區關懷據點、勞動 部的多元就業開發方案等，這些都仰賴正式 公文來做傳達與交流。

公文管理系統不只是傳達
也是內部管理的高效利器

張小雲總幹事說，過去十年來，協會習慣 以紙本方式傳遞公文，但因為工作人員散 居在各個偏鄉部落，公文在傳遞過程中會 因為距離遙遠導致公文延宕，嚴重時更容 易發生公文遺失或是不知去向，導致公文 超過期限，也讓負責檔案管理的人，難以 追蹤歸檔。

儘管近年來，政府積極推動電子公文交 換服務供各單位申請使用，「但政府的系 統大多只針對公部門的公文往返程序， 但除了公文往返之外，我們協會光是工 作人員就有 90 多位，在內部簽核上， 在執行計畫中，還包含了申請經費、採 購等，不同的分工都有一個行政程序要 走，導致大家的效率很差，甚至有時已 經核准的資料，再回去做查詢的時候就 發現遺失了。」

叡揚雲端電子公文不只同步與政府電子 交換，也強化公文管理追蹤能力，透過 即時線上辦公，也能讓管理者少了地域 限制，同時還能幫助內部文書處理與溝 通，大大提高業務的效能與品質。

介面設計簡單易懂
中高齡服務者也能輕鬆操作

要改掉過去習慣的紙本公文，轉為雲端 電子公文，協會初期也遇到了一些挑 戰。張小雲總幹事表示，因為服務人員 很多都是中高齡就業者，剛開始接觸電 子科技時，會因為恐懼而排斥，但幸好 負責的行政人員協助大家熟悉，加上實 際操作介面簡單易懂，大家也慢慢地上 手了。張小雲總幹事笑說，「在使用叡揚雲端電子公文系統前，公文很常壓在 主管桌上一個禮拜，現在有了系統後，5 分鐘之內就可以做完!」把過去因等待 簽核與指令所浪費的大量時間，如今都 能專心投入在部落偏鄉的服務上了。

客戶簡介

社團法人臺東縣南迴健康促進關懷服務協會

從臺東市以南到屏東楓港長達一百多公里，在此範圍內是本島唯一沒有醫院的地 區，因此南迴健康促進關懷服務協會希望努力促成「南迴醫院」的設立，以完成 臺灣醫療照護最後的一環，實現全人關懷的理想。