營建署跳脫文管 以知識管理優化行政效能

近年都市更新推廣有成，不僅能將城 市風貌換然一新，也能提升公共安 全與促進商圈繁榮，執行這龐大計畫須仰 賴內政部營建署持續推動，除此之外，營 建署更是主司全國國土資源規劃、利用與 管理之中央主管機關，其轄下有 10 個所屬 機關，肩負都市更新、建築管理、國家公 園與公共工程管理等重大責任。

營建署對外服務成效顯著民眾有感，對內 亦積極配合數位政府政策以咨提升效率， 對此，致力數位轉型的內政部營建署資訊 室代理主任黃國瑞以同仁需求為出發點， 不僅將對外服務的建管系統整併且雲端 化，對內也導入知識管理系統優化行政效 能。

黃國瑞以前兩次導入文管系統為借鏡，強 調全面考量的重要性，「之前選用 ISO 文 管系統僅適用少數專責 ISO 單位，但不適 合大部分業務單位用來資訊交流與經驗傳 承目的，系統的 ISO 設計邏輯也不適合同仁們日常使用。有次還突然找不到文件， 原來是系統會預設到期下架並歸檔到過期 文件夾，要另外去刪、去找，再加上搜尋 功能只能找檔名，在不知道檔名的狀況下 很難用關鍵字搜尋。」黃國瑞坦言上述種 種的不便就是更換系統的主因。

總是以使用需求來思考數位轉型的黃國 瑞，決定導入叡揚資訊 Vitals ESP 企業 知識協作平台，不僅能彌補前文管系統的問題，更在優化使用者介面與搜尋能力 上更勝一籌，即使僅憑模糊印象也能在 Vitals ESP 用關鍵字搜尋附件內文與檔 名，從千百筆搜尋結果依存放路徑、修 改者、時間、檔案類型再次分群分類， 精準縮小範圍找到資料。

資訊室將指引規範與 ISO 入 KM 應用範圍

導入初期資訊室率先擔任示範單位，黃 國瑞要求同仁將資料分門別類上傳至系 統，依年度管理採購案與維護案，「最 常被參考的就是簽呈怎麼寫、預算怎麼 編，並善用系統的線上檢視功能，快速 瀏覽學習參考。」黃主任笑笑地補充:「相較以前大家都把歷年採購資料存在個 人電腦，有人不懂的話，只能發問誰辦 過什麼採購案，再用信件寄來寄去，現 在有了 Vitals ESP 搜尋、轉寄分享的功 能，以及日漸豐富的專案知識庫，讓經 驗交流更有效率!」

此外，資訊室為提升署內資訊安全且 服務不中斷，積極導入資訊安全管理 系統 (ISMS) 與資訊技術服務管理系統 (ITSMS)，故將 ISO 資料依據 PDCA 循 環改善精神，分成四階文件納入 Vitals ESP，以利籌備稽核事宜，並依機敏程度 細分瀏覽或下載權限，讓文件保密多一 重保障。

不僅如此，資訊室常用的範本或指引也一併歸納至 Vitals ESP，包含採購及招 標文件範本、資訊作業規範或指引、FAQ 常見問題等，且透過系統版本控管功能 大幅降低用錯版本問題，也方便其他單 位自行查找取用，足見資訊室已成功將 團隊的日常作業都融入知識傳承文化中。

建管組建立公文數位典藏庫 加速調閱作業

另一模範使用單位是主司建築法規的建 築管理組，當有民眾針對法規需要調閱 解釋函釋疑的時候，建管組會調閱以前 的公文解釋函來佐證以前是怎麼做的並 提供給民眾參照辦理，才不會發生不同 承辦人而釋疑說法不一的問題。

黃國瑞進一步說明:「過去公文都是紙本 卷宗，每次建管組調閱解釋函時都像記 憶力大考驗必須一個個翻閱紙本。現在 解釋函的公文副本是依年度歸檔在 Vitals ESP，現已回朔至民國 94 年，就像數位 典藏可供內部查詢與參考。」但是紙本要 上系統被搜尋，還是需要一番整理。

因此建管組請委外廠商將紙本公文重製 成文件檔，並在 Vitals ESP 登錄公文主 旨、文號、承辦人等關鍵內容並將紙本 公文掃成 PDF，再透過 Vitals ESP 的 API 大量批次上傳。僅需整理一次可造福 日後調閱作業，透過關鍵字即可輕鬆找 到解釋函文號，一方面節省作業流程， 一方面也提升服務民眾效率。

以 P. Map 拆解 ISO 作業步驟 供同仁依循參考

黃國瑞堅信做好知識傳承才能幫助每個 人各司其職做好做對!尤其對 ISO 作業 有更多期許，「現在執行 ISO 作業上， 都是用問人的方式才知道下一步要做什 麼、要用哪一張表單、要交什麼文件， 若搭配 P.Map 建立階段式教學機制，就 可以知道自己現在執行到哪一階段要準備哪些資料，承辦單位就不用一直打電 話問人。」

在未來的規劃上，將積極善用 Vitals ESP 加值模組 - P.Map 作業程序學習地圖， 依序拆解 ISO 作業流程步驟，並以單 一步驟為端點將原本散落於各部門文件 夾的表單、範本、參考資料以及注意事 項，全部化整為零集中教學素材，讓負 責單位依步驟執行即可順利完成。