公文系統再升級 工作負擔大紓解

專訪：行政院文建會資訊小組組長 王揮雄

行政院文化建設委員會（以下簡稱文建會）在民國91年初已導入公文系統，當時所有來文皆已採線上簽核流程模式，雖然有廠商指派工程師駐點協助處理相關系統問題，但內部同仁在使用公文系統時仍遇到許多瓶頸。諸如公文是在client端進行修改，且編輯公文時，會受到Microsoft Word版本不一，發生不能修改的情況，加上資料檔案是使用FTP上傳模式，經常發生電子檔案存取失敗，也不符合電子簽章法及電子檔案的相關規定。在公文系統的作業流程中，順會及並會也常發生漏洞，還有可能發生電子檔案遭竄改的情形，加上系統網路時有壅塞，常有電子檔案漏掉的情況，在舊有公文系統已不符科技進步潮流的情況下，讓文建會開始思考公文系統汰舊換新的問題。

所以，文建會在民國94年開始思考公文系統更新計畫，除了考量到同仁使用新舊系統的習慣性及流程與作業適應問題，也希望能將公文系統改成Web版本，同時簡化簽核及創簽的電子公文流程，將簽稿範本標準化(不採Microsoft Word軟體)，並符合電子簽章法的相關規定。

確定Web版的公文系統是可行的方向後，97年便開始找廠商發包專案，希望全面汰舊換新公文系統。在規劃時，是以文化部為架構發展來規劃，除了在Web版的設計外，並希望各部屬資料庫能共用，且符合檔案法的相關規定，包括相關的電子簽章法，以及歸檔後要加上相關機關簽章等，所需的流程都能在線上完成作業。

為什麼要汰舊換新

同時，也因為政府相關規定，原本許多資料都是透過雲端技術存在共有的儲存設備中，但機關人數若是超過50人以上的單位，建議建立自己的file server，加上文建會與所屬相關機關來往公文數量龐大，所以希望建置文建會單一資料庫架構，並可以提供跨機關處理的公文系統，無論「上對下」或「下對上」，都可以直接透過公文系統的線上簽核功能，不需要正式公文交換或再經收發文等多道程序處理。

這樣的作法可以簡化方便公文處理流程(如圖一)，例如當文化資產總管理處籌備處（簡稱文資處）要上呈公文給文建會主秘，以往都要透過該單位的收發文來處理，但在新公文系統中，可由文資處承辦人將公文創稿在系統中陳核至文建會，由文建會業務單位承辦後再陳核主秘，一切流程完畢將直接送回文資處，過程中都可以使用同一個文號，方便隨時查詢公文處理進度。

新公文系統建置前，公文處理時程至少需要3天，現在已經大幅提昇跨機關公文的行政效率，尤其在附件檔案的數量及大小的上限方面，平均一個公文都有5~6個附件檔案，但新公文系統比以前有更大空間，不會發生附件檔案漏掉的情況。

彈性設計很重要

文建會在規劃公文系統時就朝「共構機房」的方向邁進，提供文建會及所屬20幾個所屬機關使用，因此於系統建置時也較為特殊:

• 採半HA架構設計，有2台AP備援，定期做系統切換演練，並共用資料庫存於SAN儲存設備中，大幅降低建置成本。
• 彈性設計: 公文系統作業流程上，不管公文是需要「順會」或「並會」，或是組織部門有任何異動，同仁皆可以直接在系統上隨時更改，簡化以往的流程作業。
• 檔案格式統一化: 所有的簽稿不再使用Word格式儲存，改用國際標準的XML格式，不但檔案較小，也不用再受限不同電腦中的Word版本相容性問題。
• 100%線上簽核流程:只有公文流程陳核主秘以上的公文是以電子及紙本公文形式並行，其餘皆於線上完成簽核作業。加上系統效能反應低於6秒內回應，加快作業時間，提升整體執行績效。
• 「代理人機制」新增:新系統與差勤系統的整合，使用者可直接於系統中新增代理資訊。同仁除了可以看到自己的公文待辦事項外，並可在系統網頁上直接收到委託代理事項，提昇組織工作效率。
• 系統的擴充性強:可以彈性設定或新增一個單位組織，透過AD整合，隨時都可以與「組織同步」，新進人員也可自動加入系統中，便利文建會所屬機構的彈性調整。

另外，也因為文建會及下屬機關每天的收發文件量很大，在新的公文系統導入後，大幅降低了同仁的負擔。

全體齊心力 導入獲滿意

新公文系統是Web版的設計概念，client的機器等級對於執行效能也有很大的影響，包括記憶體不足或螢幕太小，都會嚴重影響公文系統的效益。文建會資訊小組組長王揮雄說，當時發現這個問題還不太相信是電腦設備的問題，後來實際到彰化生活美學館視察後才發現，原來他們的電腦都是最近2年的電腦，且都是22吋的螢幕，系統速度上比會本部快很多，所以在99年2月時，也決定在3個月內汰舊換新掉電腦及螢幕，並修正系統中的一些bug，新公文系統在99年3月後都能非常穩定的正常運作。

另外，在個人電腦端的IE設定中，打開文件時會因為暫存檔超過1,000個檔案時，檔案太多或太大都會造成系統反應太慢效益不彰，所以特別有加強每週有1個批次程式，會自動到每個使用端的電腦中刪除暫存檔，這不但能維持系統應有的效能，也讓同仁在使用上更方便。

在目前的公文系統作業流程中，還未加入電子檔案加解密，未來希望能做到符合個資法規定，做到電子檔案加密，為電子公文做另一層保護，並記錄電子公文的存取記錄檔。而在電子公文保存上，除了有文件的權限控管設定外，也利用「雜湊值」（Hash）方法來儲存，可以防止電子公文被駭客或IT人員竄改的情況發生；因此，建議10年以上的檔案，就會採行電子及紙本雙軌的歸檔方式，有待檔案局訂定出檔案長期保存的規定辦法才會進行下一步作法。

而只有電子公文歸檔時才有加上電子數位簽章，尤其是在個人隱私的考量下，未全面實行也未能符合新頒布的文檔法相關規定，計劃在100年將進行文化部整併，到時希望能取得所有同仁同意，同時導入「自然人憑證簽章」，如此一來就能像現在文資已在採用的SSLVPN（網路安全協定），同仁們在家也可以辦公，打破時間和地點的限制。

王揮雄提到，這次專案的成功導入，對於成果給予80分的滿意度，很感謝文建會長官同仁的支持，更感謝叡揚全力配合，尤其在99年6月叡揚團隊陸續離開駐會工作後，系統仍可以非常穩定的運作，沒有發生什麼大問題，對文建會的公文處理效益也明顯提昇很多。

文建會附屬機關業已陸續導入該系統，共用資料庫及分散式電子檔案伺服器，採一個月一機關上線模式，預計100年10月可完成所有附屬機關公文管理系統導入上線。