「好東西和大家分享！」就是知識管理
輕鬆自在 shopping 分享
近年來，企業導入「知識管理（Knowledge Management）」已蔚為一股風潮。叡揚資訊的Vitals/KM知識管理系統（已更名為 Vitals ESP 企業知識協作平台）自推出以來，已在政府機關、金融、壽險、零售、醫院、科技及學校等不同領域的企業組織導入，並獲得使用者正面的肯定及好評。僅管如此，仍有不少人要問，到底什麼是「知識管理」？「知識」又該如何管理呢？
「知識管理」簡單的說，就是「好東西要和大家分享」！由於目前絕大多數知識工作者的知識都散落在各處或隱藏在自己的腦海中，未做有系統的整理與分類，以致很難做到知識的“分享”，所以常發生知識工作者永遠找不到所需要的資料，白白浪費許多寶貴時間在資料的搜尋上。
對企業組織而言，所謂「知識」就是每一個員工在工作中所累積的經驗及成果，但這些知識本身可能就已經有大量的文件資料，也有可能只集中在某些特定人士才會擁有的專業技能經驗，而這些經驗本身是沒有任何文字資料，必須在事件發生後，仰賴專人有系統地加以整理，才能有效的被公開分享。
一次購足，KM要讓員工像逛百貨公司
要如何才能簡單又輕鬆的做好知識管理，對所有企業組織來說還真是一門大學問。其實「知識管理」就像是企業組織為同仁開了間百貨公司，讓不管男女老少都喜歡置身在百貨公司中，因為那裡產品多樣、應有盡有，可以輕鬆自在地一次買個夠！
完善的知識管理系統，就如同置身在百貨公司裡，不但有舒適寬敞的購物空間及便利的服務（簡易的使用者操作介面）外，重要的是，無論是化妝品、男裝、女裝、運動用品…等，全都已為您自動分類安排好在不同樓層了（自動分類機制），讓化身為客戶的您可以開心地選擇喜歡或想要的樓層或專櫃。剛開始您可以慢慢地挑選試穿，等買好了西裝後，別忘了再買條領帶搭配一下（加值推薦機制），選購時如果有任何問題，或是希望能馬上找到喜歡的專櫃，服務台小姐就是您最好的詢問幫手（檢索機制），提供即時又詳盡的回覆。在選購完喜愛的商品後，百貨公司更提供免費購物送貨服務（訂閱機制），還有購物贈獎回饋活動（績效獎勵），您喜歡什麼產品或服務，都可以完全不費吹灰之力獲得。
在企業裡開設百貨公司最好玩的地方在於，每個人不但是消費者，也可以搖身一變當專櫃老闆賣產品。把自己覺得最好的產品或服務拿出來，提供給其他需要的人上門消費，透過這樣的買賣過程（分享），然後再創新產品或提供更好的服務，滿足更多消費者不同的需求，不斷累積更多的智慧及財富。
而開設百貨公司最大的受益者就是出資的幕後大房東（企業組織）了！因為在專櫃老闆賺錢及消費者滿足之餘，幕後大房東可以坐收漁翁之利，把百貨公司愈開愈大，專櫃愈設愈多，然後再繼續網羅更多的專櫃老闆及消費者，如此生意必定興隆，也可享受更多的利益。由此可見，企業推行知識管理的重要，因為唯有透過組織及成員的知識分享，才能不斷傳承及持續創新，找到企業未來永續經營的競爭優勢。
Vitals ESP 讓「知識隨手可得、工作得心應手」
叡揚資訊 Vitals ESP 企業知識協作平台完整結合智慧的自然語言技術，具備全文檢索、自動分類、自動摘要及關鍵字、個人化訂閱等功能，能迅速提供使用者精確的資訊，並主動推薦其他相關文件資訊，加值延伸學習效果；輔以管理性統計分析報表、專家黃頁及社群等功能，幫助組織的隱性知識外顯化，有效激勵知識的搜集與活用分享，讓企業組織持續穩定成長創新。 Vitals ESP 企業知識協作平台快速導入、容易上手的特點，讓企業組織的員工輕鬆達到「知識隨手可得、工作得心應手」，就像在百貨公司逛街shopping一樣輕鬆自在。
既然 Vitals ESP 企業知識協作平台擁有上述的各項優點，那麼企業或組織又該如何才能成功地導入「知識管理」呢？簡單的說，就是「由上而下」、「由小而大」。
「由上而下」加速知識管理的成效
所謂「由上而下」，就是獲得企業高層主管的支持，而這多半也決定企業推動知識管理成敗的主要關鍵。因為企業在推動知識管理的過程中，組織中的每個人都會先持觀望的態度，被動地等待他人分享使用系統的心得後，再來決定自己要不要使用這套系統。因此，倘若企業在導入知識管理時沒有在一開始時就先獲得高層主管的大力支持，可以想見往後在推動時，很難立即看到具體的成效出現。所以，企業組織在推動知識管理時，若能有高層主管的支持和投入，更容易帶動所有人對知識管理的的積極參與及分享，也更能加速發揮知識管理發揮的成效。
以考選部導入 Vitals ESP 企業知識協作平台為例，當系統上線後，考選部部長林嘉誠就親自撰寫文章上傳，各部門主管們也紛紛帶領同仁加入社群討論區，很快地知識管理系統便成為考選部所有同仁在每天工作前必定先上網瀏覽的地方，當然，他們也透過這樣的空間彼此交換心得及意見。考選部透過「由上而下」的方式推動知識管理，及同仁間不吝嗇的「分享」，讓同仁的工作能用對的方法，做對的事，讓工作更有效率。
「由小而大」擴散知識管理的貢獻
一般而言，企業在推動知識管理時，很難就立即做到全面性的推廣。因此，在推動時，建議可採「由小而大」的方式著手，即由企業組織的核心部門開始，再慢慢擴散到全公司的其他組織部門。藉由「由小而大」的推行，也較容易看到知識管理對組織的貢獻。
例如許多企業在開始導入時會先從研發部門著手，研發部門可將技術文件、專利、專案資料及研發成果等知識文件，透過 Vitals ESP 企業知識協作平台做有效的搜集、分享、並傳承；亦可運用對外新聞擷取機制收集產業研究報告，加速產品研發及銷售，幫助企業的工作團隊輕鬆累積知識資產，創新技術及產品價值。鳳麒科技研發部經理曾廣輝就明白指出，該公司在導入 Vitals ESP 企業知識協作平台後，將客戶最常詢問的問題製成FAQ放置在系統裡，同時開放部份權限，供每家廠商的工程師以自家廠商的編號登入系統，廠商的工程師可自行做教育訓練，此舉不但為鳳麒科技的研發部門節省重複回答客戶問題的時間與人力成本，也提高顧客滿意度。
因此，「知識」是企業組織創造價值與利潤的種子，需要及早開始播種灌溉；而 Vitals ESP 企業知識協作平台正是加速企業組織知識分享的維他命，讓企業的知識能及早補充營養。企業應讓知識管理走入員工的生活中，學習分享並創新價值，才能即早享受知識管理帶來的甜美果實。
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