將適當的知識 在適當的時機 傳給適當的人

明白知識管理與延續的重要…

在資訊時代中，企業的競爭優勢與主要資產就是其所擁有的『知識』，而企業也體認到唯有做好知識管理，才能讓所累積下來的共同技術知識、專業人才與經驗等珍貴資產，充分發揮其影響力。然而，隨著資訊科技的日新月異，讓現在的管理方式與過去的管理方式產生截然不同的大轉變，因此，如何讓儲存在資料庫或知識庫裡的知識能夠有效的「延續」，並徹底發揮功用，就顯得格外重要。
食品工業發展研究所（以下簡稱食品研究所）於1965年成立，除為台灣少數由民間捐助設立的財團法人研究機構，同時也是目前台灣最完整的綜合性食品研究機構。從早期協助台灣罐頭產業，解決加工技術問題，到近來逐漸擴大服務範疇至全面食品產業與新興的生物產業，食品研究所的成立可說是台灣食品科技發展上的重要指標。自成立以來，即本著「研究、發展、創新」的理念，讓食品研究所持續不斷的在研究及發展食品與生物等產業相關之科學與技術等領域深耕，未來也更期許能在華人食品科技創新研發、亞太食品品保服務以及國際級生物資源保存及研究等方面，發展成為具本土特色與國際影響力之研究機構。

建立安全通報系統  避免未能掌握資訊的窘境

當初食品研究所之所以要建置『風險評估食品安全資料檢索系統』，最主要的原因是為了協助主管機關─行政院衛生署食品衛生處建立衛生資訊安全通報系統，面對現今社會資訊傳播的飛快速度，衛生署食品衛生處期望能藉由這套系統的建置，隨時將來自世界各大網站，如各國的衛生單位、世界衛生組織所發佈的一些比較重要的、即時的新聞或資訊，完整的收集並整合在一起，以便能在短時間內發揮作用，讓衛生署及相關單位能在短時間內迅速掌握新聞資訊，以利決策的制定與執行，或是避免一旦有重大新聞事件發生時，衛生署與相關單位的主管在面對新聞媒體記者的詢問，不致發生尚未掌握相關資訊而不知該如何反應的窘境。因此，本專案為食品研究所承攬衛生署計畫的專案，所以，實際使用者並非食品研究所，而是衛生署食品衛生處及食品研究所裡共同參與這項計畫有關的單位。
雖然網際網路的發達，打破了時間與空間的藩籬和限制，讓資訊流通變得無遠弗屆，但儘管如此，這些看似唾手可得的資料，卻使衛生署食品衛生處的人員大傷腦筋！在建置風險評估食品安全資料檢索系統前，他們必須到上述各大網站一個一個的點進去瀏覽，不僅很不方便，也相當浪費時間與人力成本，這樣的作法也讓資料的收集與整理變成是件很麻煩的事情，當然，也就無法在第一時間提供長官所需的資料，因此，食品研究所才會去承攬這起專案，協助衛生署建置這套『風險評估食品安全資料檢索系統』。

建立風險評估機制  提供食品安全衛生的資訊

『風險評估食品安全資料檢索系統』是採用叡揚資訊的Vitals/KM知識管理系統，搭配BIM外部資訊擷取模組，讓「在適當的時間點，提供適當的知識給需要的人」成為食品研究所落實活用知識管理的主要精神。

這套系統主要有兩個應用，除了提供「安全通報」的機制外，另一個應用是建立「風險評估」機制，這部份比較特別的地方在於，它需要整合一些簡易的文章供一般民眾點閱，而此一部份運用最多的則是食品研究所內與衛生署的計畫有關的單位，如檢驗單位、專責經濟分析的單位、負責產業分析的單位、以及智慧財產權的單位等，因為這些單位本身也有接觸新聞或新知的需要，並需要提供民眾有關食品安全與衛生方面的資訊，像是食品研究所首頁上的『資訊檢索服務項目』中的食品產業知識庫、消費者食品資訊等即是一例。

我們明白知識管理不會自行運作，而是需要有系統的做好管理知識的職責。以風險評估機制為例，在未建置系統前，同仁要撰寫一篇文章，光是在網路上搜尋相關法規、資料的收集上就很花時間，再說許多資料與經驗都是要靠自己長期的累積，如果說，這些「知識」能夠有系統的整合與管理，資源（指有形與無形的知識資產）與技術（指資訊科技）的結合，就能將知識做有效的運用與延續，發揮知識管理的真正作用。

以日前發生的瀝青鴨事件為例，在沒有系統輔助前，負責食品安全與衛生資訊發佈的同仁就必須先從側面了解之前有沒有發生過類似的事件？若有，那麼當時的處理方式為何？是否有民眾因誤食瀝青鴨而發生了什麼事情？最後的結果又為何？這種比較是屬於比較直效型的處理方式，一切的過程都要靠自己四處張羅及收集歷史資料，然後才能完成一篇文章。但今天有了系統的幫助，不但所內相關單位的同仁都會把資訊放進系統，就連有關瀝青鴨事件的最新進展也能透過資訊擷取模組的輔助，輕輕鬆鬆得到所需的資訊，相對的也縮短文章發佈的時間，讓我們可以在第一時間就解答大眾的疑慮，也減少民眾對瀝青鴨事件的誤解。

結合繁簡英日翻譯功能  加速資訊獲取的便利性

另外，這套系統更結合溫普敦「繁簡英日」四國翻譯的搜尋功能，加速同仁在資訊獲取方面的便利性。由於業務上的需要，同仁經常會到國外網站查詢資料，但因不諳外文，常常也是有看沒有懂，現在因為系統提供翻譯的功能，同仁只需鍵入任一中文，系統就能自動的將它翻譯成英文或日文，讓資訊的收集變得更加迅速。

建立知識分享的機制  帶動下屬單位學習氣氛

這次食品研究所推動知識管理成功的關鍵因素，在於主管機關衛生署的大力推動與支持，進而帶動下屬單位的學習氣氛，也建立了知識分享的機制，與達到知識活用的目的。

根據資策會MIC的研究報告指出：知識管理可分為三種層次，第一層是知識的保留，將組織內的知識文件化；第二層是知識的分享，利用良好的機制幫助知識在組織內流通，並產生互動；第三層是知識管理的極致，是員工吸收知識後，發現新的問題進而創造新知識。這套『風險評估食品安全資料檢索系統』上線至今，受到衛生署食品衛生處及其他使用單位相當不錯的評價與肯定，系統帶來最立即可見的效益是促進不同單位不同專業領域的知識分享，讓知識延續，並將這些知識轉化為組織可以再活用的核心能力。未來食品研究所希望能將這套系統的應用範圍擴大，一方面除了希望能在今年完成全文檢索外，另一方面希望所內其他單位也能建立知識管理機制，讓各單位間的知識可以彼此分享、交流，達到活用知識的終極目標。