快速成功的導入知識管理系統 一個月即可輕鬆完成
知識管理是目前最夯的管理議題之一，主要原因可根據勤業管理顧問組織（Arthur Andersen Business Consulting）於《知識管理的第一本書》所提及的目的得窺一二，書中提到的目的包含：一、提升符合時代所必要的新經濟方式與方法論，並且提升業務效率；二、憑藉創造性的研發使產品具有革新性，並且提高上場的適應能力；三、活用知識以減少成本；四、資加組織知識的共享程度，以提升解決問題的能力；五、藉由競爭優勢的提高，增加收益。
知識管理導入牽涉到非常廣泛的層面，也有眾多的方法論，就以《知識管理的第一本書》所題提出的步驟就包含認知覺醒、策略、設計、原型開發與測試、導入及評估與維護等六階段。每一步驟所牽涉的活動也非常多，簡單的說，認知覺醒階段在於使用員工對知識管理的重要性要有所認知；策略階段在於符合組織策略下，擬定知識策略；設計階段在於找出重要的知識物件；原型開發與測試階段在於找出試行對象以及確認相關的資訊科技；導入階段在於針對全組織進行，讓員工願意配合，並瞭解自己的任務及權限；最後評估於維護階段在於評估效益以及後續的知識策略中。
導入知識管理所需的時間根據組織的大小、人員的配合、高階長官的看法等有太多的變動因素。造成所需時間可能非常的久也可能非常的短，如在小組織可能長官一聲令下，認知覺醒階段可在短時間內完成，但是也有可能需要透過實施知識管理研討會來建立共識、確認目前的現況以及未來願景、施行知識管理的意識調查等步驟，時間可能就會拖的很長。
本文將主要著重在探討如何在一個月內導入知識管理系統，以及考慮導入系統所需考慮的關鍵因素！
自行開發、找其他組織專案開發或是找套裝軟體呢？
當決定了施行知識管理，也確認了相關功能，第一個遇到的問題就是系統要如何開發呢？是要自行開發、或找軟體組織專案來開發、或是直接使用套裝軟體呢？對於這樣的問題當然要考慮到成本、時間、人力等因素了。
下表將列出彼此之間的比較：
自行開發最大的好處在於能完全依據組織的需求開發所需之系統。然而，因為之前通常沒有開發過知識管理系統的經驗，所以通常上線會比較慢。另外，系統上線後，這些開發人員的薪資及工作也需要考量。最後，還要考慮這件工作是不是組織的主要核心，如果不是，組織將沒有專注在自己的核心能力上，如此對組織將是非常不力的。
專案開發也是很多組織會考慮的選擇，最大的好處在於可跟軟體廠商合作開發符合自己需求的系統，如果該軟體廠商有類似的開發經驗，將會縮短開發的時程。然而，通常如此的開發方式，其開發及維護費用通常不低。另外，也要考慮和專案開發組織之間的溝通是否順暢，以避免開發出來的系統並不符合自己的所需。
套裝軟體的好處在於可快速導入、價格通常較低、操作及管理文件較齊全、系統較穩固且可減少組織長期的投資。然而，最大的問題在於其功能可能無法完全滿足所需，也要考慮服務能力，以及維護和升級的成本，還有該軟體組織的規模。
知識管理系統已經有非常多的產品問世了，組織的需求大部分都可以找到完全符合或符合度很高的軟體，而且大部分的套裝軟體定期會有新版本的問世，目前一些沒有滿足的功能，可在未來獲得滿足，甚至因為軟體組織會將很多組織的建議放入軟體功能中，讓組織可以獲得更多自己沒有考慮到的功能。因此，除非有非常重要的功能一定要立即採用，不然在時間、人力、成本的考量下，採用套裝軟體來導入知識管理系統，絕對是第一的選擇。
如何選擇套裝軟體呢？
套裝軟體的選擇也是要非常小心的，不然選錯了會造成時間、人力、成本的浪費，還會造成員工的抱怨，以下提出幾點在選購時可考量的因素：
軟體功能的符合度：例如在知識管理通常包含知識庫、專家黃頁及知識社群等三大部分，在評估軟體的時候就可以以此來評估，當然還有組織所列出的其他功能。
軟體開發組織的能力：要考慮該組織的規模、營運狀況、口碑等，以免購買到組織可能不久就消失的軟體。
導入的能力：評估系統的導入能力，是否有很多導入的經驗？
維護及服務的能力：當系統有問題時能夠適時的解決。
軟體品質的考量：這可以客觀的從軟體開發組織是否有通過如ISO或CMMI來考量。
定期的軟體升級：軟體是否一直有新的功能加入，而不是永遠只有一個版本。
根據以上的評估，可以自己做個評分表，然後找出三家廠商，以免花太多的時間在評估上。邀請這些廠商來介紹，最後再從其中挑選一套軟體。
一個月內快速的導入知識管理系統
如果只是要安裝一個套裝軟體，當然可以在幾天內完成，然而，通常系統內沒有任何的帳號及資料，如此直接上線，在筆者的經驗，這樣幾乎都是失敗的。主要在於管理者要花很多的時間建立帳號、資料及相對應的權限，而員工在一開始的使用上，亦無法從系統中獲取自己所需的資訊，幾次後員工將不會再使用該系統。以下將描述如何在一個月內順利的完成知識管理系統的導入，導入時程如圖一所示：
第一週的工作
１.環境設置／軟體安裝：這個步驟主要在於準備好硬體（網頁伺服器、網路作業 系統、檔案伺服器、資料伺服器等）、 網路設定以及知識管理的安裝。
2. 知識盤點：這個步驟是影響導入成功最重要的部分，因為一開始系統內如果沒有任何的資訊，使用者一開始就會覺得對他而言沒什麼效益，將影響使用者使用的意願。然而，完整的知識盤點，有可能要花費非常多的人力及物力，造成導入時間的拖延。如果組織已經有完備的知識盤點，當然就沒有問題。不然，為了加速導入的速度，建議先初步依據現有組織的分類即可，至於分類的好壞及知識文件的有效與否？可以在上線後再由使用者在日常的使用中盤點即可！
3.帳號權限的設定：此步驟在於考量如何建立使用者帳號及使用權限，可考慮透過如單一簽入的機制來加速，讓正式上線的時候，使用者都有帳號可以進入系統，並且可以獲取他們被授權可執行的功能及被授權可查閱的資訊。
4.如果有需建置知識社群，亦可同時進行社群的規劃。
第二週的工作
1.資訊檢核：這是上半週的工作，在於確認知識盤點的資訊，以及帳號權限的設定沒有問題。
2.資訊匯入：這是下半週的工作，在於將盤點後的資訊及帳號權限匯入系統，讓系統正式上線時使用著都擁有帳號，以及找到之前工作所需的知識文件。
第三週的工作
1.系統測試：這是上半週的工作，在於確認帳號可以使用，權限也無問題，以及可以找到相關的知識文件。
2.教育訓練：這是下半週的工作，針對管理者和使用者進行教育訓練，記得這是在測試上進行。
第四週的工作
1.教育訓練：如果組織較大的話，可能有需要多幾天進行教育訓練，不然可以省略。
2.正式上線：正式開放正式機給大家使用，並且公告給大家知道。
結論
大部分的組織皆瞭解知識管理的重要性，然而，在考量導入所需花費的時間及精力，往往會有點裹足不前，本篇文章主要是針對當前置作業已經準備好後，關於導入知識管理系統這一部份，說明在一般的情況下，最好採用套裝軟體，進一步列出如何決定套裝軟體的考量，最後提出如何在一個月內快速導入系統。組織如果採用如此的方法導入知識管理系統，必可在花費比較少的人力及成本下，快速的導入知識管理系統。甚至，比較小的組織可以在兩個禮拜內就完成知識管理系統的上線。
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