華南產物「Mail2000全方位電子郵件系統」 導入案經驗分享
華南產物保險股份有限公司（以下簡稱華南產物）於民國52年成立，至今已有42年，提供社會大眾汽機車保險、火災保險、海上貨物運輸保險、傷害保險、工程保險以及其他責任保險等商品服務，一直秉持著「正派、誠信、親切、合理、勤儉」的經營理念，堅持以「專業、創新、效率」的作風及親切誠懇的態度來服務廣大的客戶，而贏得『產險界資優生』的美譽，更自民國83年起連續7年榮獲中華民國消費者協會『消費金牌獎』的肯定。華南產物已於92年正式加入華南金控的行列，並與華南銀行、華南永昌證券、華南票券、華南永昌投信，合為華南金控五虎將。旗下共設立7家分公司及27所通訊處，服務範圍更遍及台灣全省。
需求改變 郵件系統瓶頸待突破
隨著公司營運規模的成長，華南產物的員工人數目前增至約650人，在企業郵件系統方面，我們使用Exchange Sever雖已有將近10年的時間，並未全面普及到全公司同仁，使用人數僅約300人；隨著資訊科技的日新月異，公司為加強全員e化的基礎設施，決定自94年起全面使用e-Mail加強內部訊息溝通與客戶服務的應用，如保險到期通知、保費繳交管理等作業，因此，每個同仁均需要有個人專用的e-Mail帳號，這時就面臨到以下幾件棘手的問題。
購足使用授權成本相當高
首當其衝是必須購足公司裡其餘350名員工的授權，如果再加上公用帳號後，至少必須再增加約400名使用者的授權License Fee，此費用相當高昂。
使用者共用電腦設定費力
以往公司擁有e-Mail專用帳號的同仁不多，部份員工更因其職務因素，並未配給個人電腦使用，而是讓他們共同使用同一台電腦收發e-Mail，但為因應全員e化的需求，若要達到讓每位同仁都擁有個人的e-Mail帳號，系統管理人員就會面臨到共用電腦設定的困難，那將會是相當費力且經常需要修改的無謂工作。
設定Outlook及日常維護不勝負荷
華南產險在全省設有7家分公司及27所通訊處，若是系統管理人員要將每家分公司及通訊處的每一台電腦做Outlook的設定，加上日常的維護作業，在系統管理人力有限的情況下將會感到無法負荷。
伺服器的營運費用相當高
隨著公司使用人員的增多，郵件伺服器的軟硬體維護、郵件備份以及備援系統的費用均會跟著增加。
新使用者的教育訓練不易
尤其是對電腦操作較為陌生的同仁，需要較長的學習時間。
除了上述的考量因素外，也因為正在使用Exchange Sever時期曾經發生過兩次重大意外事件，而迫使我們開始思考是否有其他更好的郵件系統解決方案。第一次事件是原本的Exchange Sever因硬碟容量不敷使用而必須增設一顆HD，但系統管理人員因未先確認原有硬碟組為RAID 5環境，結果在HD增設了之後，卻因此硬壞硬碟組態，重建系統共花了4天；另一起事件則是因為AD伺服器故障，導致Exchange Sever受牽連而無法使用，這一次共花費3天的時間進行AD重建，以上兩起重大意外事件嚴重到公司的郵件收發，也讓我們正視到郵件系統必須具備有效的緊急危機處理方案，包括郵件資料備份以及備援系統等資訊安全事宜，以防止類似的問題再次發生。因此，我們開始尋求其他更適合的解決方案，選擇適當的解決方案與合作夥伴。
在尋找適當的解決方案與廠商之前，我們列出新郵件系統的需求條件如下：
- 新系統為Web-based的系統
- 需能充分取代原有系統的基本功能
- 合理的總建置成本
- 極低的系統轉換風險
- 穩定且容易維護的系統
- 備份成本低且復原時間快
- 具整合性
在試用過幾個產品以後，我們發現『Mail2000全方位電子郵件系統』大致可以符合我們的需求，因此，開始仔細評估此一建置方案。除了華南產物電腦室成員為此組一專案團隊外，叡揚資訊的專業團隊也為此專案投入相當的人力與我們一同打拚，我們逐一審視華南產物的每一項需求，當然，『Mail2000全方位電子郵件系統』缺少部分特殊的功能，如：郵件回收功能；針對此特殊需求，我們便討論出適當的解決方式，在雙方合作無間的情況下，最後確認此方案能夠符合華南產物的整體需求。若非雙方合作意願強、配合廠商全力支持，此類型專案很可能半途而廢，由此可見，尋求一個專業強、服務好的的合作夥伴是本專案非常重要的成功因素。
贏得高階主管的肯定與Power User的協助
華南產物導入Mail2000的過程大致可分為三個階段，第一階段是評估建置此系統的必要性、第二階段是選擇解決方案與合作廠商、第三階段是系統上線導入。在評估階段時，我們建議最好能夠得到高階主管的支持，因為此專案最大的阻力是在於操作習慣的改變，高階主管的強力支持可以有絕佳的示範作用；其次是在選擇各種解決方案時，可以先挑選適當的Power User試用系統的操作及功能，Power User將因獲得公司的授權盡力而為，其任務是充份了解新系統的功能，如此便能在新系統上線前，客觀的說明新系統的各項優缺點，他們的親身體驗具極佳的說服力，可以有效減低系統上線的阻力，這是一個極重要的關鍵；經過前二階段的努力後，雙方技術人員同時也完成了各項調整與修改，華南產物在經過為期15天的平行使用後，選擇適當的時間點切換上線，在短短的三小時內，電腦室的同仁與叡揚工程人員便讓系統由原本的Exchange Sever系統轉換為Mail2000系統，轉換時間之短、效率之高令人感到相當不可思議。
體驗網路無國界快感 免除系統不穩定恐懼
系統導入後，帶來的效益是，由於Mail2000為一採Web-based介面的郵件系統，跨越了地域及時空的限制，讓我們的高階主管及同仁們不論是在異地出差或是在家，都可隨時隨地的使用，體驗真正網路無國界的快感；另一項好處是系統管理同仁只需透過統一管理介面即可完成郵件帳號的設定或維護，既省時有省力。。且由於Mail2000系統是採用linux作業系統，不但伺服器系統穩定，其核心防毒模組也非常理想，降低郵件中毒的機率，免除我們先前為公司郵件系統不穩定的無形恐懼。
同步推動知識管理
除了基本的e-Mail、行事曆、會議邀請與通知外，此專案同步建置Vitals/KM知識管理系統，使用者透過入口網站利用單一簽入機制（Single Sign On），即可依不同的權限而使用各種應用系統，包括Mail2000郵件系統、行事曆與知識管理系統。一般而言，導入知識管理非常不容易，既吃力又不容易討好，我們利用導入Mail2000系統同時建立知識管理的基礎，讓同仁在自然的情境下開始體驗到知識管理的好處，可謂事半功倍。
永遠以客為尊 滿足不同的需求與需要
永遠以客戶的需求為第一優先考量，積極研發具競爭力的保險商品，40多年來，一直是華南產物努力企求的唯一目標。爾後，華南產物將更致力提供社會大眾更多樣化的商品、更臻完善的服務，以滿足每一位客戶不同的需求與需要。