資訊化與政府施政計畫管制白皮書

回顧計畫的「生命週期」

施政計畫是政府行政規劃能力的結晶，是反應國家整體進步方向的藍圖；施政成果則是政府落實施政計畫規劃藍圖後，其執行力的具體成果展現。因此，從藍圖的發展到成果的實現，我們可以把它的推演過程稱為計畫的「生命週期」（Lifecycle），如下圖所示，週期內的流程大致可再細分為「願景」、「規劃」、「執行」、「考核」等四階段。

願景：

從各種特定的角度思考國家的整體需求，將需求的改善目標與方針分階段、分類加以定義及規範。
規劃：
為了達到既定的目標與願景，具體的將所應推行的工作、方法與時程作詳細的設計與安排，逐一發展出真正可執行的個別計畫藍圖。
執行：
依循核定的規劃結果（藍圖）照表操課，定期的執行情況追蹤與紀錄，重點是工作進度的掌控與管制。
考核：
計畫執行成果的回顧與評量，需依照特定的管考基準進行公平客觀的審核，適切的給予獎懲評比的依據。
首長的觀點
由上述說明中得知，一個計畫從研議成形到考評結束，在不同的作業階段中將留下不同的紀錄。無論儲存這些紀錄資料的媒體為何、分類方法有幾種，當主管欲索取相關資料作為決策依據時，其資料調閱過程的複雜度就須仰賴相關承辦同仁的平時妥善規劃來降低，有備無患乃是最佳的因應策略。
一般主管習慣以整體性、全貌的角度觀看計畫的特定趨勢及演變過程，因此，在規劃這些紀錄資料的存放方式時，建議可同時從兩個角度著手（如圖二）：
縱向分類：
從個案的角度搜集個別計畫在生命週期中的歷程與內容。
橫向分類：
從生命週期中的個別階段為單元，分別存放所有計畫在此階段的相關內容。
同理，上述案例若以資訊系統化、網路化的方案來解決，相關資訊的搜集與儲存動作則可轉為即時與無形，而可供處理的規則與呈現的樣態功能也將跟著以倍數提昇，藉以滿足主管的資訊需求。

計畫年度與管考的特性

我們知道計畫「生命週期」中的各個階段多半是以一個年度為基準單位，例如一個今年要進行「選項列管」的計畫，在今年底就需要填報它的「作業計畫」內容；明年按管考週期填報執行進度；後年作計畫評核等。這是我們所熟知的管考作業流程，而它在跨年度的計畫管制中亦然，只不過對管考人員及承辦人員而言，多加了一道資料彙整能力的考驗。
執行期程超過一年以上的計畫一般稱為中長程計畫或跨年度計畫，將此類計畫以「生命週期」的角度剖析時，計畫從誕生到結束的每一個年度都將產生各自的「子生命週期」（sub-lifecycle）關聯。只要將一個跨年度計畫的「子生命週期」依年度順序別排在一起，一個完整的計畫生命週期資料矩陣（如圖三）就清晰可見，而透過資訊系統運算能力的協助，資料的呈現必然可以達到最直接、最即時、也最符合需求水準的另一個高峰。

集中管理，分散應用

接續前文對計畫特性的探討，若各單位純粹利用電子化媒介（Word、Excel等）進行施政計畫的資料儲存，則資訊傳遞的方式一般多以電子公文交換或電子郵件的應用為主。內容傳遞過程的管控則以電話溝通技術細節。
縣市政府計畫管制的作業流程（如圖四）從基層單位（計畫主辦科（課））各自運用不同的媒體搜集、彙整資料，並向上級提報開始，接著透過計畫主管的局（室）進行電子資料的彙集編修；最後送達府內管考單位審查，並經過特定人為資料整理程序產出相關管考統計報表備查。上述資料傳遞過程所經手的單位各自擁有一個版本的相關資料，在資料的管理上採取各自負責的模式，各機關對其資料擁有最高的異動及應用自由度，在此環境下欲規範全府資料，並控管版本的機制上，愈益困難。
透過資訊系統的資料庫技術搭配成熟的網路環境，資料版本可在系統主機上達到一致性，並透過權限群組的設定分享不同範圍的資料給使用者作加值運用（如圖五）。雖在此模式下資料格式及其異動的自由度必須作一定程度的犧牲，但所換來的便利與效益仍十分可觀，值得細部評估考量。

Word、Excel？還是委外專案開發？

如果這個問題由筆者來回答，答案會是以上皆非。「移轉建置」既有的資訊系統才是筆者試圖想提供的解決方案選項。當然，相同的問題套在不同的需求及環境組合模式下存在著各種不同的最佳解法。透過以下的誘導分析，來協助您釐清目前的需求水準，藉以評估最恰當的解決方案。
A.資訊系統需求的評估因子
A1.即時查詢、應用的需求
除了提供欄位查詢、統計運算能力，以網站為基礎架構的資訊系統最大的優點就是高度的資料即時性、易讀性、公開性（權限管制下）及資料一致性。
A2.資料搜集的程序
透過資訊系統提供的機制進行計畫審查與意見溝通的作業模式能否被認同？
系統化的目的是為改善作業效能，其中包含必要的作業流程再造。您必須先深入了解系統作業的架構才能評估相關的影響能否被接受。
A3.資料格式的彈性
是否接受將組織內計畫內容及相關報表的欄位格式整合為一個版本？在特例的個案中是否接受採用系統以外的預設機制？
如果資料格式無法定出確切的規範，則電腦系統將因例外的判斷過多而佔據大部分的系統整體效能。以目前的資訊技術層次而言，彈性與效能成反比；與預算成正比。
B.系統重建或移轉建置的評估因子
B1.預算能力
預算是否足以應付開發全新的客制化系統？組織需先釐清需求再詢價即可概估所需的經費數目，但是必須了解到專案能否成功並產生效益其實是另一個故事。
B2.「Try and Error」的成本與風險
是否願意付出重建系統所需的訪談、確認、測試及專案控管的人力成本？
不斷的從錯誤中修正是建置資訊系統的必經之路，經驗豐富的開發人員可以縮短這條道路的距離。經過上線使用的系統在技術面及作業流程面都經過一定的調校，因此，在不考慮細部需求的情況下，建置的速度最快、成本最小。
B3.可移轉建置的系統功能
可移轉建置系統的系統架構及功能符合現行作業流程的比例如何？接受修改功能還是修改作業流程（習慣）？

首先要深入了解即有系統的功能規格，需求差異若是南轅北轍的情況則不如維持現狀以節省公帑。真正需要細部考量的是規格落在可接受範圍上下的情況。建議可與系統廠商針對爭議功能逐項討論，上線方式可分階段、分子系統別來推行。如此，一方面可分攤額外修改功能的成本壓力，一方面仍可使系統快速上線，享受資訊化帶來的便利。

施政計畫系統最佳管理實務

欲建置資訊系統管制施政計畫時，以下議題項目應審慎評估：
系統功能面
計畫權責單位劃分的彈性
填報計畫的使用者分散在府內各局室中，因環境與體制的不同，有的必需能使用代表帳戶，有的則能夠使用個人帳戶。另外，帳戶的使用權限亦需能因應不同情況提供複合式的角色設定，以單一登入的方式提供使用者在施政計畫各作業階段中靈活設定不同的作業權限，如此才能一次滿足多元的作業流程需求。

作業計畫填報格式的彈性

不同列管級別的作業環境中可存在填報表格的差異，相關表格的系統設計較難同時因應多樣化的欄位需求，因此，欄位設計的最大化在使用者可接受的表格複雜度範圍內可解決部分問題。但是諸如「自行列管」計畫的「管考基準」格式差異即不是欄位最大化所能排除的例子。提供特定輻度的樣版設定功能能讓系統作業更貼近現實。

計畫的連貫性與擴充性

本文於開端即深入探討了施政計畫「生命週期」及計畫年度的特性，只有作到計畫個體在管考作業階段的有效連貫才能真正掌握施政計畫資訊管理的精髓，否則資訊系統將流於「計畫留言版」。而以此資訊脈動基礎所設計的架構亦能更快速的擴展「計畫知識管理」、「計畫資料倉儲」的骨幹，實現更多經驗分享及回饋的效果。

輔導上線、保固與功能擴充

軟體廠商的經驗

隔行即如隔山，當系統建置廠商面對一個新的產業領域時，相關的軟體工程步驟即必需扎實的從第一步作起。從領域特性的模索開始到系統建置完峻，所隱含的成本與風險同時考驗著業主與廠商。而系統上線面對的全府內外局室、單位同時運作的壓力，唯有實際了解問題並能對症下藥解決問題的廠商才能快速的大幅化解。

即有實績的代表性

利用實際開發、維運施政計畫系統的經驗的確能有效縮短後續開發類似系統的時程，而所降低的時間成本幅度則與廠商現有實績的應用規模相關。系統上線運作的範圍愈廣，所牽涉的機關層級愈多，需考量的領域知識及提供的系統作業靈活度亦更為充沛。多數的情況下，大範圍的系統建置經驗可以直接應用於較小範圍的系統建置，在大系統的規格「標準化」呈度高的情形下，甚至可以直接移轉建置到小的應用需求中。