財團法人車輛研究測試中心-EIP推動導入經驗分享

專訪：蕭滄榕【財團法人車輛研究測試中心行政部 經理】
　　　楊偉宏【財團法人車輛研究測試中心資訊課 課長】

EIP推動導入經驗分享

解決許多內部作業所面臨的挑戰，包括系統太多，記不清楚如何進入；每個系統的帳號與密碼都不同；資料在共用區，檔案多且不易尋找；人員異動交接不易…等

二零零六年CIO中華民國資訊長協進會，針對台灣大型企業所做的調查發現，EIP、KM及BI（EIS）為未來企業E化的三大重點。而財團法人車輛研究測試中心（以下簡稱車輛中心）自2001年開始密集進行E化，幾乎每年都有新的資訊系統導入。尤其在2006年ERP系統穩定運作後，同仁對資訊系統的依賴度也愈來愈深，同時開始對資訊系統有更多的需求及期待。

車輛中心在導入EIP時，主要是希望解決許多內部作業所面臨的挑戰，包括系統太多，記不清楚如何進入；每個系統的帳號與密碼都不同；資料在共用區，檔案多且不易尋找；人員異動交接不易，新人不容易進入狀況；資料訊息傳遞功能不足，E-mail信箱爆掉就會遺漏通知；系統與資料散落在各處所不易彙整；無法即時提供各級主管動態查詢、多維度分析及彈性動態報表...等問題。

規劃為作業、知識及決策三大入口區塊

車輛中心的EIP規劃，主要分為三個部份，包括「作業入口」例如各資訊系統的超連結、公佈欄、行事曆、待辦事項、表單申請、待批文件（表單）、資訊預約（會議室／事務機器／公務車）等；「知識入口」例如討論區、FAQ、知識文件庫、全文檢索、專家黃頁等；「決策入口」例如Web統計分析報表、OLAP分析、數位儀表板等。

希望所有同仁皆可透過此平台快速獲得車輛中心所提供的資訊及服務，如訊息傳遞的電子郵件、行事曆管理的工作排程、員工經驗傳承與知識分享；同仁也可即時清楚掌握車輛中心各項公告事項、管理規章、教育訓練、會議通知、表單簽核等多項電子流程的管理與執行；主管也可藉此平台充分了解公司內部情況，以進行各項經營管理決策。

成立專案小組研究評估　確定範圍並尋找合作廠商

在導入前，首先由資訊單位進行評估研究，確定EIP專案的範圍及主要功能是否符合成本效益，並呈報主管核可。其中並參訪中華汽車與參考國內大型企業的案例作為學習標竿，也為避免一次導入太多功能導致專案太複雜，並將專案分成2007與2008年兩階段。2007年第一階段目標為以myARTC入口網站首頁提供包含公佈欄（最新消息）、意見箱、討論區、問卷調查、中心行事曆、表單申請、表單簽核、中心各資訊系統超連結、網路磁碟機（N:），與新建置的KM知識管理平台中最新文件與熱門文件等的統一入口。2008年第二階段目標則為SSO（Single Sign On）跨系統帳號整合的單一登入機制、首頁個人化版面、問卷模組汰舊換新，並提供EIS/BI第一階段Web化管理報表功能。

車輛中心在2007年2月正式成立EIP企業入口網的專案小組，包括指導組、推動組與技術組，並開始評估找尋適合的廠商。也因為過去叡揚資訊一直與車輛中心維持良好合作關係，且對此專案表達高度的興趣及配合意願，經過細部的討論及確定技術可行性，確認技術面可以滿足車輛中心的所有需求規格，雙方達成共識後，才奠定此專案成功的基礎。

訂定目標分階段上線　貼近使用者需求

兩階段的導入上線皆依原訂階段目標順利完成，也提供許多加值運用功能，像是跑馬燈、個人刷卡時間查詢、待審文件區等。而原本擔心可能會較冷門的討論區，現在已相當熱絡，例如「車輛共乘」討論版，同仁不但熱烈參與討論，還會把省油絕招或車輛保養及共乘路線等相關資訊分享出來，充份發揮同事彼此交流聯誼的功能，也帶動組織的分享文化。

要讓EIP成功上線最重要的關鍵是要能「貼近使用者」，尤其專案剛開始小組成員便透過不斷的討論，釐清需求及功能規格，以解決同仁日常使用資訊系統的困擾為專案目標，所以在EIP第一次滿意度調查中，即有八成以上的高滿意度。車輛中心在EIP上線後，專案小組還是不斷的收集意見與排除問題，未來也將秉持「持續改善」的原則，逐步充實每一項子功能的內容，讓EIP平台成為同仁日常工作不可或缺的訊息中心。