【人力資源專欄】荃瑞員工至上的幸福e哲學

距離台灣近半個地球遠的西非，涵蓋奈及利亞、象牙海岸、迦納等十多個國家，有三億地球人口聚集於此，是全球咖啡、可可等原物料出口大宗區。但很多台灣民眾可能不知道，拉近台灣與西非距離的卻是一部兩輪交通工具～摩托車。擁有西非90％市占率的QLINK摩托車，誘人曲線加上時尚質感，當您開始思考這是出自哪個國外知名大廠設計時，結果將完全出乎您的意料，其血統乃100%台灣之光，來自台灣的廠商――荃瑞企業股份有限公司。

全球據點多 人事調度管理複雜 - e化有其必要　

一走進荃瑞位於內湖的台北總部公司，立即可以感受到「以人為本」的成立精神，舒適時尚的明亮空間，寬敞拉高的設計格局讓員工上班如同享受，而其背後的推手就是董事長吳迺松先生，以打造幸福企業、全球時尚品牌為出發點，隨著業務拓展全球各據點，其人事調度及管理更趨複雜，「許多駐外業務三個月、半年回來一次」荃瑞人資游經理笑笑地說，駐外同事一回來就是一堆表格假單要申請確認，在尚未導入叡揚R.A.D.A.R.人力資源系統前，人工行政作業模式很容易手忙腳亂甚至忙中有錯，的確是耗時耗勞力耗心力。

人工作業勞心力 - 叡揚人力資源系統提高75%效能

「光差勤部分，過去人工核對處理就足足花上八個工作天，當初我們評估導入叡揚R.A.D.A.R.人力資源系統可以縮減50%為四天，沒想到上線之後，工作天大幅縮短至1~0.5天。」游經理強調，員工自助管理非常互利，對於員工來說，想要查詢補假、餘假天數、請假作業都可以輕鬆在電腦上作業處理查詢；而對於差勤人員來說，每天不會有接不完的電話打斷手邊上正在進行的工作，讓效率提昇，辦公環境更Smart，員工也更開心。

「現代化的工作環境，e化是最重要的脈絡。」過去，資料往往散落各處、不同檔案裡、不同電腦裡，一旦承辦人異動，斷層落差馬上出現，游經理解釋說:「人事資料可集中匯整於資料庫中，對於荃瑞公司來說就像是一個無形寶藏」。舉例來說，過往的紙本人工作業，履歷表、人事資料表如同一座座小山，不但查詢不易，面對遵循個資法法則下，管理更是得小心翼翼；而透過e化人力資源管理，所有紀錄都可以輕鬆查詢，甚至內部人才升遷、異動、職能資訊都有脈絡可循，讓管理更聚焦。

線上自助式查詢 員工滿意 - 不再電話來來往往 耗時耗人力

對於多元國際化經營的的荃瑞來說，出差至美國、奈及利亞、迦納、巴西、匈牙利、墨西哥、印度、東莞等各地員工，因為有了自助式服務，可以透過Portal(門戶網站)查詢自己的假有多少天、今日有誰休假、透過行事曆確定自己的出差班別，省去過往時差問題、email來來往往的麻煩。此外，在系統上線前，貼心的荃瑞與叡揚團隊就非常注意連線品質及速度，讓系統使用上更順暢無誤。

過往，「業務的出差頻繁」對於承辦人來說是一大挑戰，尚未e化前，每到月底人資單位就會統一寄發一封email，共50多人的表格密密麻麻地排列每個人的出差狀況，「C君就得先找到自己的欄位，再一一核對月初到月底，自己的出差班別有無錯誤，因為出差津貼會以此為依據計算。」但因為是人工作業，所以可能會出現業務填錯、漏填或是承辦人員忘記Key的人為疏失，加上又是月底告知，作業時間就更短促，而且大家也會收到太多不相干資訊(其他人的出差時間)，讓作業更加緒亂。

Portal介面高彈性 - 人性化設計好上手

「Portal的個人行事曆上，可以自動連結出差申請表，幾乎可以說是零失誤!」游經理說，行事曆還可以依照不同的出差國度做顏色區隔，員工隨時隨地都可以確認，不用像之前都壓在最後一天，有問題就可立即解決，效率更好，員工滿意度更高。

實際上，當初在評選時，荃瑞有評選三家廠商，從功能、使用度、介面人性化三大方向評估，「不諱言地，我們公司很重視介面人性化及美觀。」而叡揚可以脫穎而出，主要就是可以在「功能、使用度、介面人性化及美觀度」取得平衡，同時配合度彈性好，在人力資源系統品牌專業度高，奠下荃瑞的信賴與根基。

出差津貼規則多 - 人工薪資計算很複雜

另一個專案挑戰，則是薪資架構。「公司出差津貼有很多組規則，就算ABC都是出差至D地，但也會因為不同人，所以有不一樣的出差津貼。再加上公司全球據點眾多，出差到中國、南美洲、非洲的津貼也不同，所以在每個月結算時，就會更加複雜！」荃瑞人資組長蔡宥渝強調，人工作業對於人資行政方面的確是高人力時間成本。

叡揚團隊專業輔導 - 系統導入規劃更放心

「導入叡揚R.A.D.A.R.之後，就時間效率來說，節省了三分之二的時間。」蔡宥渝說以前需要花六個工作天來計算薪資，目前可以縮短至兩天，也不用再為資料彙整核對而頭痛，「叡揚人資系統中出差津貼的功能的確幫了大忙!」

最後，荃瑞也很感謝叡揚團隊的投入與配合，「過程中，叡揚專案團隊相較經驗豐富，討論中若發現我們哪裡流程亂掉，會與我們一起討論思考並提供建議作法幫我們解套，甚至是規格書邏輯哪裡有問題、因現行流程而產生很多例外作業，這些枝微末節卻極為專業的地方，叡揚團隊的從旁協助與輔導的確對我們幫助很大!」