【特別企劃】一年半省下比101還高的紙-宜蘭縣公文整合系統綠營運

此外，由於過去公文系統並未統一，學校用的是基層公文系統、衛生局用的是衛生署的系統、警察局用的是警政署的系統及文化局、消防局及環保局則是另外找廠商用另一套系統，所以建立一致性的全縣公文處理制度，可解決長久困擾縣府的問題。若非同一套公文系統下運作，將不易達成此一目標，因此導入新的線上公文簽核系統是勢在必行。

人工流程不符潮流 線上簽核更即時方便

「之前的公文系統簡單來說，就是以人工為主，公文傳遞須要靠登記桌人工方式送達，承辦人想要查詢目前公文進度也需要透過登記桌查詢，更別提公文旅行、逾期、來來往往的不便。」。藍科長強調，公文線上化後，更容易掌握公文去向(待辦公文或是主管批示訊息通知。)「新系統讓公文人工傳送流程減少很多，甚至承辦人外出洽公、受訓，還是可以遠端簽辦公文，不再受到場域限制，讓效率提升更多。」此外，公文電子化後，就如同一個大型知識庫，資料調閱參考更有效。同仁在系統上可一目瞭然知道需辦理的公文量，不會有所遺漏，而系統提供詳實記載公文處理流程的功能，更可以確實掌握公文辦理狀況。

重視「害怕改變」 輔導上線步步為營

因為是一次全面性導入，面對6,500名承辦人要忽然變更使用已熟悉的資訊系統、習慣新作業流程真的是一大挑戰。「如果一開始就讓同仁對新系統反彈很大，後面的聲音就會像滾雪球一樣越滾越大。」藍科長肯定地說，「害怕改變」是人之常情，故推動前的「事前功課」完全不敢輕忽，從全面教育訓練、平行測試、模擬劇本一一著手，甚至事後的客服、定期檢討會議也是戰戰兢兢，「如同前面提到的，之前許多單位使用各自之公文系統，同仁須要時間熟悉新系統、新格式，所以縣府在推動之初，就預期上線三個月後會比較收斂，同仁適應新系統之後，真正的待解問題才會慢慢浮現。」他解釋。

181梯次教育訓練、一年多時間 就是要讓上線雜音最小化

在系統開發階段，從99年的6月到100年的9月，長達一年多的時間，並提供181梯次教育訓練課程，足見宜蘭縣政府有多重視「蹲馬步、穩紮穩打」的基本功。而資訊管理科更是沙盤推演、按步就班地設計教育訓練最佳化，共分五大波，從種子人員教育訓練及平行測試為起跑點，之後再到縣府、再進行縣府公文系統上線，待初步需求討論收斂穩定後，接著就是府外一二級機關、學校、公所、及代表會，先教育訓練再輔導上線，逐步把新公文系統全部導入完成。

長官支持是關鍵 跨單位溝通協調夠給力

「過程真的很辛苦，也真的很感謝長官的大力支持，順利地水平溝通及垂直協調。」藍科長強調，高階主管與同仁的齊心力是最大關鍵，資訊管理科也特地設立專職客服人員與專線，接聽使用者詢問或反應之問題，並做成客服統計紀錄；針對統計量高之問題，撰寫並散發常見問題集（Ｑ＆Ａ）或列入下次教育訓練課程重點，而客服量也從初上線的一天一兩百通縮小到目前的數十通。

專業、經驗、配合度高 叡揚團隊功不可沒

這次叡揚與宜蘭縣政府北宜兩地跨區域合作，藍科長很謝謝叡揚團隊的協助幫忙，提供許多寶貴的建置經驗。「讓推動更順利，從專案訪談、系統開發、功能調整、各角色各功能的地毯式測試及教育訓練都助益良多。」他補充說明，叡揚是一個有經驗的專業公文廠商，專案難免需要協調溝通，叡揚配合度也值得肯定，提供雙方更大的空間讓系統建置更融洽。