台大醫院更新資料倉儲報表系統-WebFOCUS快速提升行政效率
專訪：胡繡華【臺大醫院資訊室程式設計師】
1895年創建迄今，已有百餘年歷史的台大醫院，現有員工數達五千一百餘人，計有37個醫療科部（外科部、內科部、小兒科、健康管理中心等），14 個行政科部室（院長室、資訊室、醫事室、病歷室等），每日平均門診服務量逾6,500人次。113年來，台大醫院培育醫界人才無數，包括醫學生、專科醫師、藥師、護理人員及技術人員等，遍佈全球各地，頭角崢嶸，表現優異。在醫療服務上，台大醫院的臨床醫療品質更是名聞遐邇，備受國人信賴。身為國家級教學醫院，台大醫院肩負著教學、研究、服務三大任務，努力奮進；同時，也致力於推動國際合作，以擷取各先進國家醫療發展的經驗與知識，促進我國醫療的蓬勃發展。
更新資料倉儲報表系統 快速提升資料處理效率
為了跟上資訊腳步，提升行政效率，台大醫院也於去年度進行院內的資料倉儲報表系統之更新規劃作業，回憶當初決定更新資料倉儲軟體開發工具的想法，胡繡華表示台大醫院於1998年所引進的報表系統，至今已使用了9年，部份功能已無法支援目前的作業。舊系統為CLIENT SERVER版本介面，在操作使用上也造成頗大的困擾，考量諸多原因後便決定將院內的倉儲報表工具升級更新。在經過多方比較與經濟成本等因素考量過後，台大醫院選擇了由叡揚資訊所代理的WebFOCUS系統來協助進行院內的資料倉儲軟體更新及開發，WebFOCUS是全世界最被廣泛使用的商業智慧（BI）平台，並且能提供先進且經驗證符合整合性、可延展性、可用性等三大特點，其適用於系統所有相關使用者的包容性，正好符合台大醫院部室繁雜且龐大的各項需求。
胡繡華繼續進一步說明此次大幅更新院內資料倉儲軟體開發工具後所期望達成的四大目標：
一、提供院內各部室「資料倉儲軟體開發工具」與「報表資料建置」的整合性方案，節省報表產出之作業時間與人力消耗。
二、「更新資料倉儲軟體開發工具」提供給各部室開放式的系統架構環境，包括提供圖形介面，使其更具彈性、多樣化及時效性的資料處理方式，並增強 繪圖、製表、統計及分析等功能，簡單易操作的平行介面，幫助使用者快速上手。
三、「報表資料建置」部分，針對藥劑部、企劃室、病歷室、醫事室四大部室的業務所提供之報表樣版，進行報表系統之更新與開發。
四、利用更新院內的資料倉儲報表系統，藉以強化資料分析決策支援系統的能力，提升資料處理作業速度，並即時滿足使用單位資料查詢之需求。
台大醫院「資料倉儲報表系統」的建置時程由2007年3月至2007年6月，共歷時六個月的時間，所牽涉的使用者包含藥劑部、企劃室、病歷室、醫事室等業務單位使用者，總計需完成168支報表系統的製作，而建置過程分為三大階段：
第一階段：建置時程為90日，需完成藥劑部、病歷室及企劃室共25支報表，並且籌辦「系統管理、系統操作、報表開發」三場教育訓練課程。
第二階段：建置時程為180日，需完成醫事室143支報表，並交付系統建置計劃書、軟體需求規格書及驗收計劃書等文件。
第三階段：保固期間由2007年9月至2009年9月結束，並需於2008年9月前完成8場「報表開發」教育訓練課程。
術業專攻 各司其職
在專案進行之初，台大醫院與叡揚團隊之間便已建立了良好共識並訂出明確的新版資料倉儲報表系統開發方向，胡繡華要求新報表系統的建置將由各部室的使用端進行維護動作，而資訊室人員則著力於資料倉儲管理的部份，因此為了讓使用端易於上手，所有的報表系統設計一定要提供平行化的簡易介面，使用者只要利用點選及圖形拉曳的方式即可輕鬆產生報表。胡繡華說明如此分工的考量在於術業專攻各司其職，因為四大主要的使用部室，從很早期便開始製作報表，此次的報表系統更新也是請他們先提供舊版樣張，再來進行開發，他們對於報表所需資料的熟悉度以及邏輯的判斷都比資訊室更清楚明確，因此資訊室將資料統整到倉儲系統內，使用者在依據想要完成的報表內容進行分析與整合，進而產出完整的報表，如此分工可節省雙方時間並增加效率。
三方互信合作 克服挑戰 迎向成功
在此次更新資料倉儲軟體開發工具過程中，在報表資料建置的部份，共有四類業務報表，包括1.藥劑部業務、2.企劃室業務、3.病歷室業務、4.醫事室業務，總計168項功能，在如此龐大的功能建置過程中，資訊室也面臨到不少的整合的問題以及建置突發狀況的危機處理，胡繡華表示在建置階段花費較多時間主要是在與各單位使用者進行溝通、測試及資料驗證，而當中又以資料驗證的部分最為繁瑣，當資料有誤時，必須要一項項的進行檢覈去查出錯誤的原因，有時也許是資料來源錯誤，也有可能是邏輯判斷的錯誤，邏輯錯誤或許是拉曳資料時拉錯位置，或使用端當初敘述不清楚所造成的誤解，為了詳細糾錯，因此在驗證時就需把舊的報表拿出來做比對，在同樣的條件下新舊系統兩邊一起執行，來找出錯誤的源頭，這是一項相當耗時費力的過程。
此外，胡繡華也提到在專案過程中所遭遇到的其他挑戰，及叡揚團隊所提出的解決方式，例如因新系統的功能項目很多，使用者測試動作也更為繁複，此時叡揚團隊會協助業務單位進行測試工作，及程式設計師協助於客戶端作立即的修正；而使用者測試後，也常會發生功能邏輯異動或是功能變更的情況，造成程式撰寫需重新再進行的重工現象，每當遇到此種情況，叡揚團隊也都會盡力配合調整，除非是大幅的變更，則會協商延至保固期間後再來進行修正。
胡繡華認為此次的「資料倉儲報表系統」專案能夠成功的因素，主要建立在台大醫院資訊單位、使用端業務單位以及叡揚團隊三方的互信合作以及良好的溝通，資訊單位能作為叡揚團隊與業務單位間的絕佳溝通橋樑，且協助與業務單位進行測試。而叡揚團隊在專案建置過程中，也表現了足夠的專業及負責認真的態度。胡繡華印象最深刻的是每當在趕系統資料彙整時，叡揚派駐同仁常常都得加班到深夜，很多的業務單位都會笑說叡揚同仁霸占著他們的位置不走，日以繼夜的加班，幾乎像是住在業務單位的辦公室裡。當然，新系統的建置除了前端作業外，最重要的是面對新系統的上線使用，如何讓業務單位人員能夠快速的熟悉操作方式？對此，叡揚團隊也提供了很多的協助，包括正式的教育訓練以及平日E-mail及電話往來的專業諮詢與服務。
更新「資料倉儲報表系統」 五大效益立見
至於台大醫院在完成更新資料倉儲軟體開發工具後，為醫院所帶來的整體效益與價值為何？胡繡華認為主要達成效益分述如下：
‧透過Web方式建置以及存取資訊：資訊室不需要到各個使用單位去建置新的系統；而使用者也可隨時隨地取得所需要的資訊，而不受時間與地點的限制，只要有瀏覽器就可透過網路立即使用。此外，全面網路化的報表製作，不再需要紙張的傳遞，更可達成綠化環保的地球責任。
‧使用者容易開發報表：對於業務使用者而言，可以擁有本身習慣的作業環境，平行化介面以及拉曳的資料歸位方式，也讓報表製作也更易於上手。
‧資訊室人員可減輕報表撰寫負擔：資訊室的主要工作在致力於提供完善的資料倉儲管理等強大後端支援，而各單位的報表可由各單位輕易自行產出，資訊室人員僅需提供問題諮詢等服務即可。
‧Web介面提供院內一個資訊共享平台，藉以達到資訊傳遞最有效的方式，發揮群體智慧。
‧大幅降低開發成本，減少時間、人力上的花費。
胡繡華也強調雖然目前「資料倉儲報表系統」的專案主要服務對象在於藥劑部、企劃室、病歷室、醫事室四個單位，但未來也希望院內的其他各部室，包括會計室、品管中心、總務室、人事室等全院各單位都能透過新的資料倉儲報表系統來彙整資料並產出相關業務報表，而資訊室也將報表系統的完成目標再度延展，希望今年能夠從現有的168支增加到330支，採逐步漸進的方式，完成院內所有報表系統之更新，如此一來，除可大幅減少資訊室人員的負擔，對於院內整體行政作業效率之提升也能有顯著效益。