R.A.D.A.R.人力資源管理系統-極速導入2個月上線不是夢

以往一個人力資源管理系統的建置，需要花費4~6個月的時間，在建置過程中，使用者不僅要處理系統上線的工作，還有日常的業務需要執行。系統建置時程越久，相對地，使用者需要負擔的工作就越多。以下將依據HR的轉型與發展、系統標準導入程序以及快速導入對企業所帶來的效益三個部份，說明如何在不影響專案品質的前提下，協助客戶快速的建置人力資源管理系統，有效的降低使用者的工作負擔。

HR的轉型與發展

隨著大環境與市場的變遷，HR在組織內的定位已經逐漸在改變。過去HR扮演的是行政工作者的角色，大部份的時間用於處理一般行政事務。近來企業逐漸體驗到人力資產對公司的價值，因此較具規模的公司，其HR則多被賦予策略夥伴的角色，需要負責人力資源相關解決方案的設計與執行。面對這樣的轉型，HR必須培養新的心態，並建立新的能力，才能面對未來的挑戰。

從企業e化的角度來說，初期HR對營運與策略的影響都不高。但隨著e化的逐漸成熟，HR可以將更多整合的資訊分享出去，做為主管決策時的重要參考資料。更進一步的，HR轉型成為策略夥伴，所負責的績效目標管理、人才訓練發展、職能與職涯規劃等，都成為組織在定義營運策略目標時的重要參考指標，甚至是執行的依據。

帶領員工達成企業目標的策略夥伴

R.A.D.A.R.人力資源管理系統希望透過HR Portal平台，將相關的統計資訊與規劃藍圖，更即時、更快速地提供給主管與員工，達到整合的人力資源管理，並期許透過績效目標、人才訓練發展、職能與職涯規劃，讓人才發展的方向與企業的營運策略目標相結合。透過系統的幫助，讓HR從後勤的角色，逐步轉變成帶領員工達成企業目標的策略夥伴。

導入程序標準化

每一個建置案，不論要導入的模組與客製化範圍有多少，或者是純產品的導入，都需要依據系統建置的標準導入程序。在過去一個人力資源管理系統專案所需要的建置時間可能長達4~6個月，經過多年的經驗累積，即便是像這樣複雜的系統，也可以將整個建置的時間縮短到3個月，甚至是2個月，這是因為我們將專案執行過程中，較耗時、較複雜的部分盡量以標準化的結構來進行。

首先我們將系統建置的每一個階段細分出工作項目，不管是系統的需求訪談與確認、新舊系統的資料轉換，系統參數與作業程序的驗證，都還是一樣需要進行，甚至是要求每個專案至少進行兩個月份的薪資驗證。不會因為縮短了建置時程，就減少需進行的工作項目。
雖然過程中需要產出文件與進行的工作並沒有減少，但是當專案成員熟悉標準程序，可大幅度縮短所需花費的時間。對承辦人來說，也透過這樣詳細的建置程序，了解整個專案進行的方式，知道什麼時候要做什麼樣的事情，可以預留所需要的時間，事前排定相關的工作，讓雙方對於專案的時程能有一定的目標。

許多需要雙方配合或溝通的內容也都可以提前的提醒與準備，不管是訪談前準備相關的參考資料、系統安裝前主機的準備、一直到上線階段需要預留的時間，這些事前準備的工作都能有效降低討論的次數與時間。再利用標準化的文件，更進一步的縮短雙方專案成員在製作或審查文件時所花費的時間，也確保溝通過程中的品質與降低認知上的差異。

需求訪談階段

過去需花費相當多的時間在需求訪談的階段。但依據歷年來專案的建置經驗，我們不斷的調整訪談的方式。導入顧問則依據訪談結果進行差異分析，雙方再針對有疑慮或差異的部分進行討論。對雙方來說，客戶可以在訪談會議時，如同健康檢查一般，檢視企業規則，針對有差異或可能需要客製化的部分進行討論，依據豐富的導入經驗，迅速提供有效的建議，大幅縮短所需花費的時間。

曾經有客戶希望系統能夠提供檢查員工是否已具有勞保的加保記錄。深入了解後發現，是因為負責員工新進與處理勞保加保的同仁不同，造成偶爾會有新進員工未加入勞保的狀況。以此案例的規模來說，這樣的分工方式反而增加了承辦人之間的溝通成本，以及發生未能按時加入勞保與後續可能衍生出來的問題。對系統來說，雖然透過適當的權限切割與參數設定便能夠符合客戶的需求，但也相對增加客戶日後在管理權限與參數設定上的負擔。所以客戶也接受我們的建議，適度調整分工方式，將節省下來的人力運用在其它有價值的工作上。

舊資料的轉換

專案建置過程中，另一個複雜且耗時的工作，就是舊資料的轉換。這個部份則是透過制定好的轉檔格式與工具，快速釐清錯誤資料，加速將歷史資料匯入系統的過程。

這個程序也可以運用在測試階段。先前提到的，我們要求專案進行兩個月份的薪資驗證。在過去，薪資驗證的方式，也許透過測試資料進行，但這需要考慮的狀況太多；也許利用使用者平行輸入資料進行測試，但這需要花費的時間與人力成本又太高。現在透過有效的舊資料轉換機制，則可匯入任何一個時間點的資料，有效減少了雙軌測試所需要花費的時間。

但如果舊資料不齊全，無法在舊系統上取得完整的資料又該如何因應？變通方式是只轉換必要的資料，像是組織間的從屬關係、定義每個單位的主管、每個員工所任職的單位、職稱、敘薪與保險狀況央C將這些必要資料匯入系統，待系統上線之後，再陸續透過系統補齊相關的資料。甚至在一定的期限內，開放HR Portal的修改權限，讓每一位員工可以校正自己的基本資料，如眷屬、學歷、語文程度、聯絡方式、戶籍與通訊地址央A除了達到了人事資料普查的目的之外，也促使員工熟悉與使用系統。

使用者測試

使用者測試的部分，也是另一個專案進行的瓶頸。因此在這個階段，我們提供使用者作業流程以及測試個案供使用者做為參考，例如從員工新進、異動、離職的作業流程與測試個案，可方便使用者熟悉整個操作的過程。再加上依據實際的狀況，增加的測試個案與測試資料，或是利用先前提到的資料轉換工具，利用舊系統的資料直接進行測試，以確保使用者完整驗證系統參數與作業流程的正確性，也能夠熟悉系統的操作。

快速導入帶來的效益

我們認為，豐富經驗以及有效工具是產生效益的關鍵。即便是我們事業處有著六年以上平均年資，我們仍不斷透過公司建立的知識管理平台，或是公司內部開放的討論空間，將這些建置經驗不斷累積與傳承下去。這些經驗，讓我們可以迅速且詳細的了解企業制度並有效的規劃訪談與測試方式。利用標準化的程序與工具，則能夠有效減少系統建置所需的時間。而建置時程的縮短，減少了使用者在系統建置階段額外的工作負擔，更進一步降低企業在系統上線階段可能面臨到的風險，如人員異動、公司政策改變甚至是法規改變。

站在專案管理的角度，專案的成功，代表著在既定的範圍、時程與成本之內完成專案。在有限的資源中，我們需要思考的是如何將所投入的成本發揮最大的效益。有些客戶以往計算一個月的薪水，也許需要花3~5天的時間，在系統上線之後，可以將時間縮短到不到三天就可以完成。在過去，為了產生臨時性的報表，可能需要加班製作，現在只要在系統上查詢，就可以獲得所需的資料。

透過系統的快速導入，我們在最短的時間內減化了人工作業，強化了人事資料的完整性，並有效的提升產生統計分析資料的正確性與即時性。在系統轉換的過程中，透過密集的測試與資料檢核程序，加強同仁對於系統的信心與熟悉度，對於未來要規劃陸續汰換舊系統或是加入其它更多元的模組，甚至是建構一個人力資源管理整體解決方案，需要的就是這樣一個快速且成功的開始。

人力資源管理是一個歷史悠久而且不斷推陳創新的領域。也許在不同產業間，有著不同的特性，不同的做法。在多年的人力資源管理系統建置經驗下，我們歸納出符合大多數企業的訪談問題集，透過差異分析審視企業制度，利用豐富的建置經驗，協助企業進行思考，如何規劃HR的分工方式，讓HR作業可以更有效率。

當然也有些客戶利用系統建置的機會，調整過去不合時宜或易有爭議的規則，或是釐清因為需人工處理而產生的模糊地帶。曾經有客戶因為舊系統的排班資料控管機制並不嚴謹，造成基層主管可以任意的調整員工的出勤時數，導致員工的出勤狀況成為少數主管私下進行獎懲的工具，這極為容易衍生勞資爭議。所以利用新系統建置的機會，順水推舟的導正可能造成勞資爭議的管理流程，用公開的管理制度，化解可能出現的衝突。

人力資源管理系統的建置，不僅僅只為了協助HR。對於基層主管來說，利用系統所能提供的豐富資訊，讓這群第一線的管理者有充足的資訊了解他的部屬，並獲得HR更迅速有效的協助。對全體同仁來說，則能夠了解公司的願景、了解企業對同仁的規劃以及了解HR的用心，這都充分展現了HR透過系統的協助，能夠在組織中所產生的價值。