企業執行力完全解決方案-teamKube

記得筆者還在當研究生時，許多學者賢達提出許多新穎的管理理論，如：變革管理、從A到A+、藍海策略、長尾理論、…等等。也許都有他的道理，不過再怎麼偉大的想法，若不能轉換為具體的行動，並落實，就等於毫無意義可言。因為少了執行力，突破性思考沒有用，學習不會帶來價值，員工無法達成既定目標，就算是革命也會半途而廢。組織反而虛耗能量，最終將摧毀組織。

話說從頭

當同仁知道筆者要寫的題目與內容時，反應很誇張，比我要寫的這個題目還誇張。真的是題目太誇張嗎？筆者不以為然。請聽筆者引用賴利‧包熙迪和瑞姆‧夏藍所著「執行力」一書及相關推薦序的內容一一道來…。

首先，我們來聽聽台大國際企業系湯明哲教授所說：「一間企業的成功，30%靠策略、40%靠執行力、其他30%呢？當然就是運氣，運氣無法教，但策略和執行力卻可以言傳。」

作者包熙迪所說:「當你知道如何去完成你的絕妙點子，它才是一個good idea」。許多人會認為執行屬於細節事務的層次，不值得企業領導人費神。這個觀念絕對錯誤。相反的，執行是領導人最重要的工作。

我想這邊也呼應了湯明哲教授所提的，40%靠執行力。所以大家如果可以回想一下，「許多策略計畫在實行後成效不彰，往往是執行方面出了問題。」

執行力作者認為：「執行並非僅侷限在戰術層面，它應該是一套紀律與一套系統。我們必須將執行深植於企業的策略、目標與文化當中。」因為，「在執行的過程中，一切都會變得明確起來，你會更看清楚產業界的全貌。」

可以系統化的執行力

好的，談到這裡應該可以帶出今天的主角「teamKube」。這是一套怎樣的系統呢？正如筆者所下的標題：「執行力完全解決方案」。簡單來說，他包含了會議管理、活動管理與交辦管理三項核心功能。而這正是我們日常工作在「做」的「事」。

過去，有人發現會議效率不彰，就設計了會議管理系統、視訊會議系統。但從執行力的角度來看，後續的追蹤及衍生出來的「事」才是關鍵。活動的管理亦復如是，不再贅言。但此三者有許多衍生關係，非常複雜。比如會議會產生交辦案件、要進行的活動及另一個子會議；交辦的案件及要進行的活動也會同樣有一些衍生。所以才需要一套系統來管，以確保執行力。

筆者認為此系統最重要的重點在於交辦的整體串聯。在組織中，跨部門的事情要協同處理，也是執行力不容易彰顯的地方。透過系統，很容易地可以跨部門進行會議、活動及交辦案件的處理。以筆者為例，公司剛導入此系統時，筆者第一個「交辦」案件，就是請執行長分派一位專案經理給我。所以這裡有出現重要的系統功能，這系統是可以往上交辦；往下交辦；跨部門交辦的。

在以上交辦的過程中，領導者很容易從系統的記錄中，讓組織的一切，「都會變得明確起來，你會更看清事情的全貌。」透過系統，一件事情是如何被完成的，八仙過海各有其巧妙不同，同仁可以相互學習，也可以互相指導。

搶救執行長

因緣際會，有一段不短的時間，筆者曾擔任輔導中小企業資訊化的顧問工作。與中小企業的老闆閒聊中，發現企業老闆常常有一個困擾。就是事情交辦下去就沒有了回音，再想起來的時候可能已經三個月了。有時事情已到了無法挽救的地步。就算追問下去，也是藉口一大堆。雖然當時筆者提出像行事曆、備忘錄、專案管理、…等軟體系統，但也都是處理「事情」片斷，難以發揮全面的功效。

除非，像某大企業，花大錢成立一個Call Center。這個Call Center和其他的Call Center不一樣，它像一個執行官的角色，負責所有的跟催作業。連最簡單的批核都是此Call Center在處理。例如：某一主管出差或休假，此一Call Center接到任何需要他批核的文件，都會「傳真」此主管可以接收到地方，批核完再傳回Call Center。批核後的交辦由此Call Center再追下去，循環不已。此企業的確有執行力，但一般企業和組織很難比照辦理。

從資料來看，「僅在二000年這一年間，《財星》(Fortune)五百大的前兩百家公司中，就有四十位執行長遭到開革或被迫辭職。最具影響力的美國企業中，居然有高達兩成的領導人丟了飯碗，這表示一定有什麼地方出了差錯。這樣的趨勢延續到二00一年，顯然二00二年也未見扭轉。」

再看國內，2008年11月28日中國時報的報導，「中小企業協會：2008年8、9月開始，台灣中小企業其實已經面臨生死存亡的關頭，每月倒閉家數超過7千家，…」。

在執行力一書提到執行三關鍵：
一、執行是一種紀律，是策略不可分割的一環。
二、執行是企業領導人首要的工作。
三、執行必須成為組織文化的核心成分。

問題是，大家都是人。人會忘記、會生病、有情緒、…也都成為執行力不彰的原因。記得筆者還任職於某研究機構時，研究員出差回來領完出差費多時，還不見出差報告呈上來。怎麼辦呢？系統化，填寫出差費申請單時，要附上出差報告，不然系統自動退件，或根本送不出來。紀律自然形成，全組織都一樣，不管是主任、經理、組長、研究員都一樣。

過去有些優秀的執行長、主管，可以靠本身博學強記的能力去落實執行力。但並非人人天縱英明。如今，teamKube確實可以將此執行力的三個關鍵結合在一起，讓組織的執行力得已彰顯。

teamKube如何維持執行力不中斷

在執行力一書還提到幾件重要的事情，我們來看看teamKube怎麼幫我們：

一、執行就是以有系統的方式，讓自己能一直認清現實狀況並據以採取行動。
　teamKube是一套資訊系統，它記錄所有事件的執行狀況，不會忘記、不會生病、沒有情緒、…。幫你提醒、預排資源、…，當然包含最重要的稽催。

二、大多數公司欠缺執行力的基本原因，在於不能好好面對現實。
　因為teamKube是個詳實的系統，從上到下，不但要面對現實；更要面對自已，面對自己的優秀，還有不優秀。以資改善或精益求精。

三、論功行賞。
　想要讓員工賣力拼出績效，就應該論功行賞，這個簡單的道理。但能做好的企業不多。因為績效多半靠印象、靠記憶、…其實都是一些不怎麼牢靠的方法。而teamKube把每一件事大大小小鉅細靡遺都記錄並統計下來，績效如何？讓統計圖表說話，讓數字說話。

四、傳授經驗以提升員工能力
　這也是筆者想要強調對於執行力非常重要的一點。領導者再厲害，也沒有三頭六臂。透過系統，我們可以知道同仁是怎麼做事的，來龍去脈一清二楚。也才能知道同仁做事的方法，要教導也才能下對良方。另一方面，後進者也能從前人的經驗中學習，減少錯誤並降低學習的成本。

五、了解自我
　領導者真的瞭解自己所領導的企業嗎？其實不然。在執行成效不彰的企業中，領導者往往與日常運作的真實情況脫節。領導者不知道許多細節，可是魔鬼都藏在細節裡。領導者通常所收到的資訊都是經過篩選的。但同仁所提供的資料，難脫各人的理解、能力以及業務重點的局限，因此無法掌握組織全貌，與員工之間也難免產生隔閡。執行力一書要我們查訪真相、要實事求是、要簡化、要…，但組織一大，時空間隔，也是有心無力。但是透過系統，可以即時、可以回溯、可以看清組織活動中的執行細節。

當然，實事求是會讓日子難過，所以組織中的一些同仁是不願意打開潘朵拉的盒子，讓無情的事實曝光。沒有人願意承認自己目前還沒有解決方案；沒有人願意和別人正面對立；沒有人喜歡宣布壞消息；沒有人想被視為麻煩製造者，這是人性。這些就交給teamKube。