逃離便條紙叢林的捷徑- 叡揚資訊teamKube會辦活系統

你的辦公桌上貼滿了一張又一張的便利貼，提醒著你有多少件事情還沒有完成嗎？該是把這些便條紙丟掉的時候了！叡揚資訊新開發了一套交辦、會議系統，能協助決策者快速交辦與追蹤每件工作的現況；藉該系統引爆出的高度執行力與工作效率，也正在逐漸改造叡揚資訊的內部文化。

—本文轉載自網路資訊雜誌2009年11月號

堪稱叡揚資訊大總管，在叡揚資訊服務多年的總務部經理闕蓮香，總管全公司大大小小、瑣瑣碎碎的事情，且往往必須同時間要處理很多事情；若以遊戲難易程度來區分，此工作職位的困難度與複雜度，絕對稱得上是最高等級。

確實是如此，闕蓮香辦公室當中最顯眼的景觀，就是桌上滿滿都是便條紙，這些紙條提醒著她有多麼地忙碌，也催促著她應加速完成這些工作。此外，這份工作也考驗著闕蓮香的「記憶力」，因為老闆、同事們偶爾會用口頭交辦一些業務，闕蓮香有時一忙起來會忘了處理，但這可是犯了大忌喔！

自我要求甚高的闕蓮香認為，總務部門的「客戶」就是公司內部的每一位員工，為了要提升「客戶」滿意度，就必須快速完成同事們所交辦的各項業務，「特別是叡揚資訊的員工人數多，要如何有效率地完成每一項工作，對我來說，一直都是一項考驗。」闕蓮香說。

現在，情況改變了！闕蓮香的桌上不再散布著便條紙，但她卻能將每一件被交辦、交辦的事情有條不紊地處理與追蹤的很好，不會漏掉任何一項，提升闕蓮香工作效率的祕密武器，就是由叡揚資訊所自行開發的teamKube會辦活系統。

簡單上手的交辦系統

自認不閑熟電腦操作的闕蓮香，利用這套系統處理各項交辦業務已經一個多月了。「這套系統的畫面很簡單，降低了電腦新手的排斥感，幾乎馬上就能夠上手。」闕蓮香表示，這套系統另一個好處就是能夠補強自己「記性」，快速追蹤每一項交辦事務的進度，讓大大小小的事務都不會被遺漏。

以目前正在準備設計印製2010年筆記本這個工作事項為例，闕蓮香表示，現在正統計各部門所需要的數量，由於所涉及的部門甚廣，過去若透過電子郵件發出通知信後，還必須要再一一撥電話與各部門提醒與確認，因為不確定交辦出去的事情別人是否收到？又是否已經完成？

現在，闕蓮香透過teamKube會辦活系統當中，只要點選「新增交辦」，填入「交辦內容」，並指派給各部門的主管即完成交辦事項（請參考圖一）。此時，各部門主管會收到電子郵件通知，同時，當各部門主管在登入teamKube會辦活系統後，在其「我的待辦」當中也會看到這個新的待辦事項以及預定完成時間。闕蓮香則能在「我的追蹤」當中看到目前該事項的進度。

換句話說，透過此系統，當一件工作交辦下去後，交辦者可以從「追蹤清單」、被交辦者可以從「待辦清單」中看到同一份工作內容、狀態、預定完成時間，讓雙方都能掌握工作事項與完成時間（請參考圖二）。

將交辦事項轉為執行力

工作量相當龐大的叡揚資訊的執行長張培鏞表示，由於自己常常在思考，或是因周遭環境而觸發了某些想法，會因而產生大大小小的「交辦」工作事項，站在主管的立場，一定希望每一項交辦的工作都能被落實，強化執行力。

張培鏞表示，過去他多是透過電子郵件系統在處理這些交、待辦事宜，因此在待辦清單、交辦清單上總是密密麻麻，但是追蹤交辦業務卻很困難，畢竟在龐大的郵件量中，很難有系統地、有效率地追蹤出交辦業務。「正因如此，叡揚資訊開發了這套teamKube會辦活交辦管理工作平臺，可以讓主管在很短的時間交辦業務，並且提醒、追蹤每項業務的進度，甚至瞭解是延伸交辦的處理進度。」

teamKube會辦活系統歷時了3年的開發時程，負責開發這套系統的叡揚資訊架構師倪文君表示，當初就是本著「快速上手、簡單操作」的初衷來設計開發。「這套系統主要對象，是提供『只動口不動手』的主管級人士使用，」讓任何使用者可以直覺思考與手感完成各項交辦事務的管理、追蹤與提醒。

提升30%工作效率

但在現實環境中，交辦工作往往不只是那麼簡單，一項交辦業務多會不斷延伸交辦下去，最終交由相關業務的基層人員去處理，因此每一項交辦業務的指派者往往呈現樹枝狀地散開來，此時主管要追蹤起進度就沒有那麼容易。

不過，在teamKube會辦活系統中，儘管經過層層向下交辦，當最下層的工作被執行完成之後，系統會自動連動地往最上層回報已完成該項業務。舉例來說，闕蓮香寄給各部門主管回報所需筆記本數量，業務部主管會再向下交辦給負責不同產業的A業務人員與B業務人員，一旦A、B業務人員回覆了所需數量，闕蓮香的追蹤清單中也會自動顯示該件工作已經完成。如此一來，節省許多郵件溝通、電話提醒的時間。闕蓮香表示，在使用這套系統之後，大約提升30%以上的工作效率。

倪文君表示，叡揚資訊將teamKube會辦活與公司的郵件系統（Outlook）與帳號系統（LDAP）進行整合，因此每當有一個交辦事項產生時，系統會自動寄給相關同事待辦通知信，且不同角色也有不同的功能與資料使用權限。

由於這套系統是屬於Browser-based的產品，倪文君表示，使用者只要有瀏覽器，登入後即可使用該系統，不需要在每位員工電腦上安裝程式，大大簡化了IT人員在部署上的麻煩。

相較於一般的專案管理系統，張培鏞表示，teamKube會辦活主要對象是針對不熟悉電腦操作的主管，因此不論是操作流程或是介面都相當簡便；而市面上專案管理方案的定位上主要是針對專案管理者，通常都是技術經理，因此系統往往設計的比較複雜。

叡揚資訊過去是透過Excel在進行專案管理，往往只能看到專案名稱、工作項目、執行者、專案開始時間與完成時間等，沒有辦法看到執行該項專案、業務的細項；張培鏞表示，teamKube會辦活則可以紀錄業務的細節、處理流程，建立企業的決策過程，讓未來得以繼續參考應用。

提升會議有效性

另外，很多交辦事項是來自於會議進行之後的決議。因此，除了交辦管理功能之外，teamKube會辦活也是一套會議管理系統。

透過該系統，與會者與主持人可以事先作好會議規劃與會前準備工作，以及參考資料的匯整，也能夠參考先前相關會議、文件資料，藉由前人經驗讓會議規劃更周全；在會議進行當中，與會者可自行輸入表達個人意見，留存會議現場討論思維與決策過程，成為整理會議紀錄的依據。且會議進行過程中可以立即交辦業務。

對於相關會議的召開，該系統得以讓前後相關會議互相串連勾稽，可綜覽全貌與控管，以提升決策品質與執行力，並可藉此建立活動範本，作為組織的標準程序與學習典範。

叡揚資訊技術支援暨開發中心專案經理張淑娟表示，目前她們每週定期的專案進度會議已經轉到此套會議系統上進行。張淑娟表示，透過這套系統，在會議舉辦之前，參與會議者可以先將事前準備的大綱放上該系統，讓會議主持人也能夠先了解大家所準備的問題，以提升會議效率。

在會議進行當中，會議紀錄者也可以直接在該系統當中，輸入會議內容，並且當場在同一介面中，執行業務交辦工作，系統即會立即自動傳送通知。「過去，會議紀錄是會議紀錄，交辦工作必須在另外透過電子郵件通知，現在完全都在同一個時間之內就處理完成。」張淑娟表示，之前一場會議往往需要花上1個多小時才能完成，現在，只要30分鐘即完成，大大提升會議效率。

維持一貫的簡單原則，teamKube會辦活系統的會議介面也是簡單易上手，有著與MSN類似的畫面，就像是線上聊天一般，重視的是即時回應現在發生的變化，反應給所有在線上開會的人（請參考圖三）。換句話說，透過此系統可以保存在會議過程當中的討論內容。

至於線上分享檔案的部分，與會者可以在會議中即時加入文件，也可以即時下載文件（請參考圖四、圖五），但必須先下載到使用者的桌面端自行閱讀，大家無法共同在線上針對單一文件進行修改。倪文君表示：「從會前準備到會後交辦與會議記錄整理層面上來看，這套系統屬於非同步協同作業系統。」

不同其它的線上會議系統，張培鏞表示，一般所熟悉的線上（如Webex）強調的是會議進行的「環境」；而teamKube會辦活系統重視的是會議進行的「內容」，以及日後追蹤與查詢的方便性，強調的是經驗傳承，而不是開完會之後，決議事項與待辦事項就通通拋在腦後，或是無法繼續追蹤下去。

提升會議有效性

倪文君補充，目前大多數著重於同步溝通與協調的輔助工具，例如影音會議系統或即時通訊系統，雖然方便，但也有其限制，特別是在於它沒有「結構」，沒有來龍去脈，因此知識累積困難，也不利於日後查詢，對於長久累積組織資產的觀點上，這類系統造成的效益不大；teamKube會辦活系統則補足了這些缺陷。

除了交辦管理、會議管理之外，倪文君認為，這套產品還有很多有用的功能，舉例來說，該系統還提供全文檢索，可以針對活動主旨、交辦（待辦）事項的狀態（未處理、處理中、已完成）、人名、文件等等進行關鍵字搜尋，讓使用者可以隨時參考各種資料。

將與更多工具進行整合

已經使用一個多月的闕蓮香目前用起這套系統來已經駕輕就熟，站在使用者的立場，她認為teamKube會辦活系統還有一些進步的空間。舉例來說，由於她有時會請助理協助新增交辦事項，此時「指派者」的欄位會顯示助理的名字，而非自己的名字，如此反而造成了被指派任務者的困擾。闕蓮香建議，應該要能夠增加「指派者」欄位的彈性。

另外，對於技術與開發部門來說，由於平日每一位技術/開發人員皆需填寫派工系統以紀錄每個開發專案的工時。張淑娟建議，若能夠將派工系統與teamKube會辦活進行整合，如此一來，同樣一件事情，員工不需要重覆在兩份系統上紀錄。

目前，當有任何交辦事項會透過電子郵件進行通知，或是登入到teamKube會辦活系統時，也會出現通知訊息。張淑娟則建議，如果能夠整合手機簡訊通知，可以讓出差在外的同事，了解到目前被指派了哪一項新的任務，能夠快速調配工作時間。

倪文君表示，由於teamKube會辦活系統是一套新產品，因此目前內部尚無與其他系統進行整合，但是近期開始準備跟叡揚資訊的知識管理系統Vitals/KM進行整合，建立更完整的智慧資產。

叡揚資訊目前也正在努力將各種與訊息相關的管道納入teamKube會辦活系統，包括視訊、語音等通訊工具，甚至是一些線上會議系統進行合作，倪文君表示，「目前我們已經把此工具的基礎架構建立好，未來在這條高速公路上，很快即可以承載著各式各樣的車子在該公路上運行。」

對於這項創新的應用系統，目前功能看似僅止於交辦工作與會議工作流程管控與追蹤，但未來在整合了更多新的物件與技術，成為易於操作的企業協作工具，應更能提升企業組織的執行力與工作效率。

叡揚資訊公司 小檔案

公司簡介：
叡揚資訊成立於1987年，是一家擅長整合資訊科技、作業流程與產業知識的企業e化應用軟體開發與服務的國內軟體與服務廠商。目前員工人數近400人。

面臨挑戰：
工作量多，主管無法有系統的管理交代辦理（或因會議而產生的交辦）、追蹤與提醒事宜。

解決方案：
導入叡揚資訊自行研發的teamKube會辦活系統，並整合電子郵件與帳號系統。

前後差異：
至少提高30%的工作效率，也縮短了一半以上的會議時間。