原能會各部門團隊合作 半年達陣104年績效目標

一定要做的事

也堅持用謹慎的態度面對

根據行政院推動電子公文線上簽核的經驗分享中提到，公文流程全面電子化的最後一哩，以「公文線上簽核」代替紙本公文傳遞乃推動電子化政府之必然措施，主要目的為落實節能減紙，提升行政效能。對此，原能會李競明科長表示：「電子公文是一件一定要做的事，根據會內長官指示原能會電子化公文的推動單位是文書科，並由資訊科擔任與叡揚資訊協調的工作，因為雙方的專長不一樣，面對『電子公文』這樣的資訊系統，我們在蒐集各單位需求、需求訪談及確認系統範圍時就更加地謹慎。」

秘書處韓煥堅副處長也補充說道：「原能會的使用者多，每個單位的都有各自的使用角度，因此當本案在進行需求討論時，就希望叡揚要秉持整體系統架構完整性的原則進行功能的微調，切莫因為要滿足所有的需求，而影響了新公文系統的效能！」

循序漸進的導入策略

降低衝擊弭平不習慣

原能會的電子化公文推動是有歷史因素的，起初原能會規劃導入國科會，但最後組改結果決定原能會不納入國科會改制之科技部，而傾向改制為行政院下三級獨立機關為體制，因此電子公文系統可採獨立建置。緣此原能會於103年8 月開始建置系統，並於隔年5 月初上線使用。原能會承辦人郭立偉先生指出：「新公文系統的『簽核流程』是採用線上簽核，全會上下皆需要適應的時間，因此以『循序漸進』的方式導入，期望原能會可以無痛轉換系統。」

先啟用系統，前2 個月讓同仁熟悉新系統的操作介面，但此階段僅採紙本簽核為主。

啟用系統第3 到5 個月開始線上簽核作業，針對外來文、本文加附件 15 頁以下之公文及自創簽稿之公文此三分類細分3階段無紙化上線，使同仁循序漸進適應系統，將新舊系統轉換之衝擊降至最低。

原能會推動單位與叡揚 資訊合影,左起檔案科張 祐銘、後左二檔案科羅中 興科長、前左三秘書處韓 煥堅副處長、右四秘書處 楊進成處長、右三文書科 李競明科長、右二文書科 承辦人郭立偉、右一叡揚 資訊業務代表張芷瑜。

績效大躍進：超越績效目標

雖然原能會線上簽核系統於104 年下半年才正式上線，至104 年底，新系統線上簽核比率已達45% 的績效目標。

因為大幅採用線上簽核功能，將公文掃瞄為線上電子檔案進行簽核作業，平均每月減少用紙2,500 張以上A4 紙張。

早期採用紙本公文因此需要專人傳遞紙本至會內各單位，線上簽核功能普遍應用後，節省20％的公文傳遞人力。

透過新公文系統之建置，已經大幅將最新之文書、檔案、資訊規範加以落實於系統設計內，能夠清楚明瞭每個公文的簽核流程，讓業務權責與時效控管更通透明瞭。除此之外，也希望落實公文電子化後能將過去的紙本公文加以掃描整理，並整合現行的電子公文，逐漸充實原能會的電子公文檔管作業，以期未來調文作業能夠更精省人力。

雖然原能會需等待改組之結果再行決定新公文系統係獨立建置或導入其他機關，因此遲未開始建置公文線上簽核與管理系統，所以在102年、103年線上簽核的績效目標達成率都是零，但在104年啟用線上簽核功能後，於104年底已超越全國績效目標40%的節能減紙標準，達到45%。這樣的績效達成率是來自於謹慎的事前規劃，以及原能各單位同仁的全力配合。

最佳鼓勵

來自各級主管的全力支持

原能會秘書處楊進成處長也分享，新系統的績效來自於全會上下同仁的積極配合，而同仁配合的動力，則是來自於原能會主任委員及兩位副主任委員的以身作則及全力的支持，會內各單位主管亦對內加強向同仁宣導，期望消弭因新系統轉換造成的不習慣及不安感，加深同仁對新系統之信心。因此，原能會的線上簽核導入層級至機關首長，且要求不論是電子來文抑或是紙本來文皆須於新公文系統中進行簽核，俾利優化公文流程管理及檔管作業。

秉持承諾必實現之精神

並繼續提升系統效能

檔案科羅中興科長也勉勵叡揚，因為新公文系統於104 年下半年才上線，迄今不到一年，因此希望叡揚的公文團隊能夠持續協助原能會後續優化公文檔管作業，並再精進數位轉檔的工作，使調案作業更順暢或節省更多檔管空間。