新一代智慧辦公 協同管理解決方案
國際研究機構 Gartner 指出，將有 25％ 的企業因工作協同失當而失去競爭優勢，改善協同效率對企業來說是必需的。不過在著手改善前，須先釐清什麼是協同作業，包含哪些面向，同時盤點自身企業缺乏的要素，並思索該如何加強。
辦公場域中常見的協同模式分成4種
● 溝通 ( Communication ) ：屬於非結構化的信息交換，如：透過電話、即時通訊軟體、電子郵件往來討論等。
● 分享 ( Share ) : 提供資訊、資料給關心相同議題者，彼此進一步回饋，如：利用檔案伺服器、雲端空間等分享或搜尋檔案。
● 會議 ( Conference ) ：團隊朝著共同的目標尋求共識，一起解決問題或決策，例如腦力激盪和線上投票。
● 統籌 ( Co-ordination ) : 團隊朝著共同目標相互依存並執行複雜工作，有系統地進行分工與執行，如：年度計劃表、進度控管表、日週月工作報告。
但在科技日新月異的今天，讓企業失去競爭優勢的原因不是因為協同模式的錯誤，而是企業是否提升資訊科技 ( Information Technology；IT ) 的協同效率。企業藉由各種工具進行上述日常協同作業，但隨著組織龐大、作業複雜度提升，也漸漸產生許多協同作業的不順暢，如：同個單位的縱向溝通沒問題，但跨單位的橫向溝通卻窒礙難行，或是企業沒有建立通用於全公司的協同作業準則，讓員工無所依循，因此易造成重工、搶資源、資訊落差以及經驗無法累積等問題，上述情形佔用了知識工作者處理核心業務的時間。
叡揚資訊推出「智慧辦公協同管理解決方案」，結合企業資訊入口網― teamLife 、工作管理平台― teamKube 以及榮獲台灣精品獎的知識管理企業雲― Vitals ESP，幫助企業打造 e化管理基礎建設平台，將傳統工作場域中分散的資訊及資源集中管理，有助企業協同執行並凝聚共識及知識再造。
將日常辦公基礎四大核心「資訊、文件、會議、工作」建立深度互動網絡，讓團隊工作流線順暢，並結合社群與行動化元素，有助企業群策群力互動創新。
智慧協同4要素
要素1
發現、留存、分享企業內外知識，依組織、任務、職能等應用進行多維度分類及關連，讓各種類型、來源、檔案的知識內容都能被有序管理，以利進階深化再利用，聚眾智慧激盪創新。
要素2
利用企業社群概念凝聚組織文化，以訊息發布、議題討論、溝通交流等多元形式滿足社群互動需求，並可在執行日常作業的過程中分享討論，優化交流的主動性與方便性。
要素3
將會前資源協調、會中討論決議及會後待辦追蹤的作業動線接軌，全程數位化管理將會議庶務作業化繁為簡，讓會議更專注在議題溝通、尋求共識與解決問題上，達成高效會議目標。
要素4
所有工作、任務、專案全數集中控管，將策略 / 計劃層層分工並追蹤進度，讓每位成員清楚負責的任務內容並確實回報，再善用提醒稽催與工作匯報機制，養成自動自發的工作習慣。
智慧辦公
協同管理解決方案3部曲
日常辦公活動都是以人為出發點，藉由「協同管理解決方案」為載具，幫助資訊、文件、會議、工作四元素順暢運行在企業的協同流程裡，實現溝通有默契、合作融洽、協調最佳化的組織文化。因此，「協同管理解決方案」能滿足企業內各單位員工的需要，並確保團隊在合作上能正確、有效率地被處理，是企業內最基礎的 IT 建設。
企業資訊入口網─teamLife
以辦公作業為例：企業資訊入口網 - teamLife具備單一簽入機制（SSO），對員工來說是各應用系統的單一入口，對管理階層來說，可透過 teamLife 佈達政策、公告以及收集員工回饋的平台。除了基本的討論區之外，每個資料、工作、會議都加入社群互動成分，讓溝通、討論無斷點，形成更深、更廣的協同網絡。
工作管理平台─teamKube
teamKube 可彙整各個應用系統的待辦件數，提升處理工作的時效性。假設 teamKube 的待辦件數共有五筆，點擊進入後可瞭解工作交付的起因、限辦日以及相關的參與者，有了處理的對策後，可進行團隊分工，將每個拆分的工作項都訂定交付日期與負責人，負責人也在系統上回報進度與留言討論，不僅方便主管掌握進度也留下處理過程的脈絡與細節。
在執行過程中，遇到未知風險或抉擇點時皆需要開會討論，透過 teamKube 將工作延伸的會議或會議延伸的工作串連起來，讓團隊掌握事件發展、決策過程的來龍去脈，確保同步訊息並彌合認知落差。
知識管理企業雲─Vitals ESP
強調執行效率的同時，也應將此執行經驗傳承下去。所有重要產出必須有制度、有結構地被管理，從 teamKube 將產出文件、會議紀錄歸檔到知識管理企業雲 - Vitals ESP，打包成知識物件方便其他同仁參考與學習。
知識物件的歸檔只是蓄積企業知識資產的第一步，重要的是企業必須規劃出專屬的知識地圖，建立存放資料的規範，並讓有權限者能快速找到需要的知識物件。Vitals ESP 提供全文檢索、進階搜尋、多維度分類、標籤等功能， 讓找資料不再是件大海撈針的苦差事。然而，隨之而來的管理與安全問題也不容忽視，若該資料不開放下載可用線上瀏覽與浮水印方式呈現，讓閱覽者使用時更加謹慎。
綜合上述，「智慧辦公 協同解決方案」將社群互動、工作管理、會議協同、知識內容四者相互串聯建立互動網絡後，能幫助企業：
● 一貫作業 順暢省時：將「訊息交流、文件存查、會議討論、工作追蹤」建立深度連結，整合工作動線，靈活暢行與交流。
● 彙整待辦 提升效率：整合多元管道的個人待辦訊息，不漏接工作有效提升處理時效。
● 資訊集中 降低重工：強化資訊透通性與即時性，透過各單位資源整合，大幅降低重工，節省組織成本。
● 蒐集分享 經驗傳承：知識資產留存於企業中，以利經驗傳承與再造創新。團隊協同 效率加倍：強化企業跨單位團隊合作機制，提升執行力，強化競爭力。
● 如期如質 達成任務：協助團隊成員掌握進度，有助決策與提升團隊效率。
除此之外，為因應行動辦公趨勢，平台提供加值行動化服務，包含行動化知識管理、行動化工作管理 、無紙化會議管理，滿足企業對行動化作業的迫切需求，再創企業競爭力。
