排除工作屬性、位階、職能等因素，在辦公場域使用率 NO.1 的應用系統非電子郵件莫屬，那麼第二名的應用系統是甚麼呢？如果是 IM （Instant Message 即時訊息）應該不會有人反對吧！

根據人力銀行於 2014 年的調查顯示，上班族平均每天用「行動裝置」（例如智慧型手機或平板電腦）達 2.1 小時，其中，「使用即時通訊軟體，如：Line、WhatsApp、WeChat、Messenger 等」的比例位居第 2，直逼「打電話」；受訪者中 43% 以處理公事居多，26%為私事居多，另外 30% 則公私事差不多。再更進一步探究使用者行為的改變，其中有49.6% 的受訪者認為即時訊息「可以當成開會或討論事情的工具」；有 48.7% 的人認為透過 IM 可以「處理瑣碎公事更有效率，如：透過 Line 請假、辦活動時，透過群組溝通更方便」；而有 25.4% 的人覺得可以「隨時分享上班的喜怒哀樂，新的紓壓管道」（104 科技資訊調查，2014 年）。

IM 的便利性已經普遍改變整體工作方式，在台灣雖然有各式各樣的即時通訊軟體，但這些通訊軟體都從私領域延伸應用到公領域，其中的介面設計、資安、與其他系統介接與現實期望還存在一定的落差。這樣的困擾，叡揚資訊都知道， 2016 年將推出企業級的通訊軟體iota ，除了介面更直覺、資安等級更嚴謹、也能與企業其他系統介接，如：差勤系統、公文系統等，相信iota必能為企業即時溝通開啟全新的樂章。

iota Working Smart 首部曲
Communication Platform

上班族都習慣三件事：
 

1.隨時守候著 mail

把 mail 開著，以便即時收到工作上的訊息，可以立即回覆的事情馬上回mail ，無法立刻處理或需要深入討論，兩造雙方、三方甚至四方的回覆將成為郵件討論串，所有的郵件就是堆積起來的個人工作巨資，郵件與郵件之間，除了關聯性的討論串能夠彼此串聯，其他相關郵件則隨著時間的先後依序排列在資料夾內。

假設1：善用分類資料夾

養成看完每封信之後加以分類整理的習慣，將不同的任務和專案組織分門別類，然而信件主動分類的工作需依賴個人良好的信件整理習慣以及高度的執行力，才能擁有清楚且具關連性的 mailbox 。

假設2：活用 Search 功能

mail 的全文搜尋功能也提供了很大的協助，只要在搜索區打入要查找信件的關鍵字，就可以找到需要的郵件。但是除非可以精準的記住該封信件的主旨，否則搜索的結果是數十封信，再從數十封信中逐一查找出需要的那一封信。

以上的假設情境，相信你我都不陌生，雖然每封信都看過整理過，但突然要找封信卻怎麼也找不著，縱使用了搜尋檢索也要花上一段時間才能找到，最後當找到信件時，早已不這麼急迫需要了。即便排除了以上分類及搜索的問題，郵件仍然存在無法與外部系統串接等問題。

2.一直在閃爍的 IM

除了隨時收信之外，IM 即時性與易用性也在辦公室發揮了最大的功能，甚至在人力銀行的調查中也顯示即時訊息的使用可以成為開會或討論事情的工具、讓處理瑣碎的事情更具效率、可以開群組把工作相關的人都拉進來討論，比起實體開會更即時有效率。不過當公司沒有一個統一的 IM 軟體，某 A 用line 跟我聊、某 B 都習慣用 Skype、大陸辦公室都用 WeChat。當同事用的即時軟體越五花八門，上班族必須在不同的 IM 間轉來轉去，就必須面臨重要工作資料散落四處，無法互相整合也沒有與外部資料串聯，必要時回頭檢查不同的歷史對話紀錄，雖然討論時很有效率，但是回顧紀錄時卻非常沒有效率。

3.各式各樣的雲端協作軟體

面對內部、外部的溝通或檔案傳輸，我們會透過 Dropbox 、 Google 雲端硬碟、 OneDrive 等讓溝通更順利，有時候我們配合對方申請帳號，有時候對方配合我們，為了可以自由存取讓工作更便利的雲端軟體，我們各自申請了密碼、帳號，面對廠商 A 是 Dropbox、跟廠商B 就是 OneDrive 、跟同事就是內部的雲端軟體，工作上的資料分散在不同的雲端協作軟體上，這樣的工作習慣不但考驗上班族的記憶力更考驗企業機敏資料外洩的防護能力，光整合資料就不能算是 Working Smart 了！

屬於企業級即時訊息的 iota 將成為工作溝通平台，在整合的第一階端將mail 、 IM 、雲端協作軟體整合成企業內部單一的溝通平台，解決企業內部五花八門溝通工具的問題。解決每位上班族都無可避免的日常工作問題之後，iota第二階端將會整合專業核心範圍應用，將 KM （Vitals ESP ）及工作管理 （teamKube），溝通及核心知識工作進行整體串聯，讓每位 SmartWorker Working Smart。

iota Working Smart 二部曲
Seamless integration

在此要嚴正地聲明，其實iota並不是一個要搞怪的創新軟體，而是要讓每位Smart Worker可以無縫接軌使用的IM軟體、溝通平台，我們想要提供的是一套不需要改變使用者行為就能幫助使用者工作更具效率的軟體。舉例來說：

iota Working Smart 三部曲
Single Window

除了上述與企業內部的知識管理系統整合，可進行多樣化的知識分享與留存外，企業內部的營運管理 AP 若能透過 iota 加以整合，將能為每位員工省下許多在不同系統中轉來轉去的時間：

企業內 IM 應用為何要改變？

或許各位還是有疑問，為何我們要如此大費周章的介紹企業 IM ， IM並不是一個全新的名詞，早在 20 年前就有 ICQ 等 IM 始祖的出現，但叡揚資訊想要傳達是，透過以 iota為單一窗口的整合的溝通平台，因為當資訊流累積到一個量時， IM 可以做到的將比你想像的多更多。

結合AP 與 IM，擴大應用範圍

當企業內部越來越多 AP與 iota 連結時， iota將能夠成為企業內部最廣、最深的溝通平台，最顯而易見的好處就是解決各大企業、每位工作者辦公資料散落各處的問題，也可降低企業機敏資料外洩的機率。

議題＋溝通流＋資料流＝有用的資訊/ 知識

當一套系統越常被使用就愈有價值，因此當我們在 iota上討論的議題成為不同的溝通流、資訊流， iota 就蘊含了豐富有用的資訊/知識。