知識管理的景氣對策信號

評估企業知識管理情況  適時採取相對應措施　

在現今知識經濟的時代裡，知識管理的重要性已無庸置疑。惠普執行長普萊特（Lew Platt）曾表示：「如果惠普徹底瞭解自己所具備的知識，那麼我們的獲利能力將會是現在的三倍之多。」由這段談話，我們不難發現企業所需的知識大部分都已經存在組織當中，只是欠缺合適的取得管道，或是在需要的時候無法立即取得。對此，筆者將以『景氣對策信號』做為評估企業知識管理的狀況，企業亦可根據燈號採取相對應的措施。
有關企業對於組織內部知識知多少的情況，我們採用『景氣對策信號』來表示，好處是我們可以將企業內的知識運作當作一「知識市場」（Knowledge Market），其中有買方、賣方。『景氣對策信號』根據經濟部經研處在2005年的公告主要有九項指標，其中有關金融面的指標有：貨幣供給M1B變動率、直接及間接金融變動率、票據交換及跨行通匯總額變動率及股價指數變動率等四項；另外，實質面指標有：製造業新接訂單指數（平減）變動率、海關出口值（平減）變動率、工業生產指數變動率、製造業成品存貨率（當月，％）及非農業部門就業變動率等五項。最後再根據不同的權重來計算景氣的綜合判斷，分別有紅燈、黃紅燈、綠燈、黃藍燈、藍燈。下表即表示在一般情況下，政府應該採取的對策。

哪些指標可用來當作變數呢？

寫到這裡，您或許要問，究竟有哪些指標可用來當做變數呢？當然，許多知名的評比指標都可以拿來使用，如『最佳知識企業獎』（Most Admired Knowledge Enterprises，MAKE）所使用的八個指標：即整體知識計畫的品質、高層對知識管理的支持度、對技術革新的貢獻度、促進知識資產最大的措施、知識分享活動的效果、持續學習的文化的滲透度、創造顧客價值及忠誠度及對股東權益報酬的貢獻度。
另外，還有結合平衡計分卡所提出的一些指標，如轉換KM的願景、學習與回饋、溝通與連結以及企業規劃等，這是四個構面所產生的指標。
不可否認，每一種指標都有其優點，不過，也不是每一種指標都可以很容易或可直接獲得，而是需要透過觀察或問卷等機制才能獲得。在這裡，我們將暫不討論這一部份，而是將焦點專注在組織如果已經建立知識管理系統，該如何找出可以用來衡量的指標，且不需先將範疇擴大到其他的構面上，就可快速的獲得相關的指標，以做因應。
從知識管理系統裡根據知識庫、知識社群及專家黃頁等三個分類，並以每個月評估一次為依據，我們至少可以獲得以下10個指標：
知識庫

• 知識產生率：

評估知識每月增長篇數，可以得知知識成長的狀況。

• 知識分類率：

平均一篇文章被分到幾類，可以得知知識多元的特性，是否有正常的被發揮。

• 知識使用率：

評估每月每人閱讀知識文件的次數，以了解員工使用知識文件的狀況，對於很久沒有被閱讀的知識文件，亦可檢視是否還需要放在知識庫裡面？

• 知識價值評分：

評估知識庫的整體平均價值，針對價值比較低的知識文件，亦可考慮移出目前的知識庫。

• 知識交互參考率：

了解知識文件彼此引用的狀況，可以提供知識被引用的參考資訊。
 

知識社群

• 知識社群文章產生率：

評估每月知識社群增加的文章，可以得知知識社群溝通的基本狀況。

• 知識社群成員討論率：

評估每月知識社群成員的使用數，可以得知知識社群參與的狀況。

• 知識社群產生知識文件率：

評估每月知識社群所產生知識文件的數目，可以得知知識社群運作的成效。
 

專家黃頁

• 專家黃頁人數：

評估專業人才的比率。

• 專家黃頁使用率：

評估每月透過專家黃頁獲得解答的人數，可以得知專家的效益。

如何訂定燈號？

談了這麼多，相信大家對於衡量企業知識管理的指標有概括的認知，那麼接下來就是面臨該如何訂定『景氣對策信號』的問題。當然每家公司訂定燈號的方法會有所不同，在這裡提供一個簡單的方法供大家參考，這個方法是依據上述的10個變數，每個給予5個評等（亦可給予10個評等，只是不容易區分），再算出知識管理的綜合分數，最低分是10分，最高分是50分，最後再平均定義每個燈號的區間，結果如下所述：
      10-18為藍燈
      19-26為黃藍燈
      27-34為綠燈
      35-42為黃紅燈
      43-50為紅燈
企業在經過一段時間的觀察後，可自動調整變數、變數的比重、及燈號的區間，以更符合企業實際運作的狀況。

針對不同的燈號有何措施？

有關燈號的措施可參考『景氣對策信號』的對策，或許有人會質疑，「為什麼不是求最高分就好了？」最主要的原因在於，當分數非常高時，相對的，可能會引發其他很多問題出來，例如這個時候知識庫的增長非常迅速，通常知識庫的增加呈現非常快速的情形，多半是發生在建置知識管理系統的初期，也就是企業剛開始將舊有的知識放進系統的時候。否則，當這樣的情況發生在系統建置的中期或後期時，則意謂著知識庫裡面的文件或資料，多數是包含無用的資料在內。另一方面，當『景氣對策信號』呈現紅燈時，相對的，知識價值評分也較高，表示這當中可能隱含鄉愿的情況，這並不是我們想要的。

另一個例子是，當知識社群的運作變得非常熱絡時，這時『景氣對策信號』也會呈現紅燈的狀態，此時企業就應該考慮社群裡的話題是否全都是有效的？以及員工是否耗費過多的時間在討論區上？

在此，針對不同的燈號，企業可以採取以下相對的對策，如上圖表二所示。

總結

相信透過知識管理的『景氣對策信號』的建立，不但能協助企業更確認目前自己所在的位置，以便採取相對應的對策，讓企業內部的知識活動可以盡量在穩定的狀況（綠燈）下持續的進行，也讓知識管理深植在企業內部，發揮最大效益。