碩士生／博士生／國際學生線上申請與審查系統

論壇文章

善用資訊科技勝出優秀人才招募競賽

國內專院校有如雨後春筍般設立，為爭取優秀學生到校就讀，各大專院校無不使出混身解數、盡出奇招，以吸引來自國內、海外的優秀學子。為此，教育部特制訂「邁向頂尖大學計劃」的評選制度，以及去年（2005年）大學法修正定案的通過後，揭櫫了台灣高等教育已做好廣納優秀人才的萬全準備，同時，發展健全的教務制度，全面提升教學品質與競爭力的時代已然來臨。
隨著網際網路的盛行，綜觀各大專院校透過網際網路所推行的教務工作，主要可歸納為三大類型：法規說明，各類招生入學報名與時程公告，以及註冊與課務之查詢等，其中又以招生入學的訊息為大宗，特別是招生訊息的宣傳與表單下載，更是讓學生體認到學校與時俱進的精神與活力。
不過，學生在依照招生訊息的指示購買報名簡章後，才真正是一連串麻煩事的開始。怎麼說呢？首先，學生必須先進入報名系統下載表單→透過ATM網路銀行或銀行繳費→再到郵局郵寄相關申請資料→最後就是等待校方的資格審查考試日的來臨。上述過程僅是招生作業的第一階段，看似簡單的過程背後，卻隱含著報名者準備資料的麻煩與等待通知的煎熬，而這一份份在短期內迅速累積的紙本申請文件，也隱約透露出對於教務行政人員與各系所審查委員們不管是在體力、時程安排上的考驗，甚者，大大影響其審查品質。
換言之，如何讓網際網路應用的效益發揮至極致，不但可有效減少學生們在申請作業時的種種不便，也可減少教務人員在審查時的困擾，以提高作業時效，提升教務服務品質，進而強化校方在教育界的競爭排名，遂成為各大學院所在招生業務上亟待解決的課題。

從國科會到清華大學

叡揚資訊自民國92年配合國科會的規劃，開發完成『國科會專題研究計畫線上申請作業系統』，自上線應用以來，深獲各界好評，其過程完全無紙化，教授們可在線上進行申請研究計畫的補助，享受線上申請帶來的便利；行政人員可直接在線上進行各項資料的檢視，若申請者有文件未齊，亦可利用e-Mail通知補交，既可免去列印紙本的麻煩，又可節省紙張及郵寄的費用；而審查委員們則免去翻閱一份份紙本文件的困擾，直接在線上進行審查，時程安排上彈性度提高，可完全依照委員的時間做自由的調配，也提昇審查品質。
緣此，自2006年初，叡揚資訊順勢推出供大專院校使用的『碩士生／博士生／國際學生線上申請與審查系統』，並榮獲國立清華大學率先採用。自應用後，將遠距的國際學生入學申請的程序化繁為簡，不但做到了「即時性」，同時又省下可觀的郵寄費用與時間。對清華大學來說，學校教務處的招生作業不但藉系統線上申請的功能，變得更加順暢，同時，線上審查功能也為教授們在審查作業的安排帶來極大的彈性。由此可證明，學校選對了優質的e化解決方案，不僅可改善現況，對於學校與國家的國際形象亦可收正面的效益。

從正確執行到卓越服務的設計理念

『碩士生／博士生／國際學生線上申請與審查系統』彈性的流程架構、具親和力的使用介面，以及著重系統效能的設計，能適應各校在招生方面的業務，包括各表單流程不一或資格審查不一之需求。我們的設計理念，不僅是正確的執行申請者的需求，簡化作業流程，節省人力及紙張印製，達到申請作業電子化、無紙化的卓越服務，更是配合線上審查作業，加速審查時程，用最快的速度為審查委員帶來最大的便利性；另外，對於學校教務處總承辦人與各系所承辦人而言，高彈性的表格目錄導引動線，縮短了承辦人的作業時程，不但節省了日後文件儲存及掃瞄作業的麻煩，同時也加速了線上作業資料傳遞，提高工作效率，如此貼心的設計特色，刪去了無法為承辦人創造價值的環節，提昇了承辦人的服務品質。

把關每一步申請的細節

一般而言，申請學生經由網路進入校方教務處的網站，了解該年度的招生時程，並於指定地點購買報名簡章，再依照網站上的步驟完成申請程序，以下步驟為目前大部份學校現有之網路報名系統流程，如上圖一所示：
1.將簡章內的報名通行碼鍵入報名系統後，再填寫基本資料，並列印繳費單，系統會自動介接基本資料到申請作業畫面。
2. 不同的系所在申請作業畫面會看到不同的送審項目，有些必須於線上填寫，有些則須由網頁先下載空白表格，待填寫完畢後再上傳至系統。
3. 可輸入多位推薦人基本資料（一般約2至3位），再由系統以電子郵件方式通知推薦人，推薦人即可依照信函上的指示與說明，上網完成推薦函的撰寫或上傳。
4. 申請資料填寫完畢後，可合併製作申請書與推薦函，申請學生可一次預覽所有的資料，確認無誤後，即可透過系統繳交送出給校方教務處的總承辦人。
5. 教務處總承辦人可於線上直接確認送審資料是否完備，並判斷是否需再補件。若都沒有問題，則總承辦人即可將申請合格名單由系統送給各系所的承辦人接手後續工作，總承辦人亦可將申請名冊印出，一份做留存用，另一份名冊可送至各系所簽辦。此時，整個申請作業才算完成，並進入接下來各系所審查作業階段。
每一步申請的細節，系統層層把關，專注在申請者重視的流程上，刪去既存但無法提供附加價值的環節，例如：郵寄補件的時間，依據這個原則，我們規劃的系統特色有三項重點：

快速的檔案上傳與申請書合併設計模型

標準化的申請書預覽功能

不論申請學生、教務處總承辦、系所承辦或審查委員，皆可直接在線上檢視相同的網頁內容，並隨時查閱資料或下載檔案。

創造審查流程的最大效益

各系所承辦人確認送審資料的名單後，後續的審查作業步驟如圖三所示：
1. 各系所承辦人利用系統並以電子郵件的方式通知審查委員們進行線上審查，審查項目包括：所有待審案件檢視，包含瀏覽案件的申請書與推薦函、線上審查成績與意見登錄、審查案件狀態查詢。
2. 審查完畢，名單由系所承辦人員加以彙整列印，在口試會議或第二次的資格審查會議中決議。至此，即完成審查作業程序。
看似單純的審查流程，已經刪去讓審查委員們感到挫折的變異性，例如：一袋袋的待審文件，審查委員們需要輪流看完，耗時也費力，依據這個原則，我們規劃的系統特色有二項主力：

簡化作業流程　掌握服務時效

由系所承辦人員視該系所之實際需要，設定審查委員待審記錄，並訂定審查截止日期。系統在整批寄發「送審通知函」後，審查委員可依自己安排的時間分時、分段進行線上審查，最後再由系統做審查成績的彙整，如圖四所示。

操作步驟簡單完全掌握審查進度

審查委員登入系統後，系統自動提供相關審查項目，如審查案件件數總覽、狀態查詢、整份申請書與推薦函預覽、審查意見與成績的登錄，每個項目，系統皆提供操作步驟動線導覽說明，以協助審查委員確實掌握審查的進度與品質，如上圖五、圖六所示。

培養承辦人員的應變能力

叡揚在協助企業e化方面有豐富的經驗，過程中常常發現，企業若沒有培養承辦人員應變的能力，終將無法善用資訊科技帶來的極大化價值。依據這個考量，我們特別規劃在學校每年各系所招生類別、自訂之甄選條件、甄選員額及繳交資料等規範確定後，學校教務處總承辦人、系所承辦人可以直接設定當年度招生與審查條件，相關參數設定範圍如下：
1. 學校總承辦人：報名繳交資料截止日期及注意事項說明設定、各系所代碼及名稱參數設定、全校系所共同性報考條件項目設定、系統通知信函制式內容設定、開放系所承辦人管理權限。
2. 系所承辦人：系所自訂之報考條件設定、審查委員基本資料登錄、審查截止日期參數設定、審查文件勾選及補充注意事項設定、審查評分項目與成績比例設定。

運用優質系統贏得優秀人才招募競賽的掌聲

在說明清華大學『線上申請與審查系統』的效益之前，讓我們再簡單說明一下國科會『申請專題計畫補助系統』自上線應用後產生的效益，平均一件申請案，自承辦人員在線上收到申請案件那天起，一直到整個申請作業完結，僅需7個工作天。這其中還包括了點收文件、後續利用電子郵件通知申請者的作業在內，也因為有系統的協助，整個審查作業的時效性大幅提高50％，成效相當顯著。
至於在清華大學方面，成績斐然！自應用『碩士生／博士生／國際學生線上申請與審查系統』後，不論是在人力的投入、作業處理的時間、郵資、運費及紙張的消耗，均大幅的縮減與節省，相信清華大學已向e化目標再往前跨入一個新的里程碑。
資訊科技的發展一日千里，近年來，面對多元化、全球化的浪潮侵襲，各大專院校在提昇校務經營能力的思考方向上，除了推出更多、更優渥的招生條件來吸引人才外，亦需在有限的系統資源下做最佳的分配管理與運用。未來，在這場優秀人才招募的運動會上，誰能從中勝出，端視哪所學校能懂得善用資訊科技，運用得宜，就猶如雙手握有贏得掌聲的利器，這場盛會，我們期待與您一同躬逢其盛。

參考文獻

1.教育部高教司「邁向頂尖大學計畫」。
2.教育部高教司「大學辦理碩士班博士班招生審核作業要點」。
3.商業周刊，966期，麥肯錫觀點「卓越服務是台灣企業勝出要件」。

善用資訊科技 勝出優秀人才招募競賽