小市民的銀行─寶華銀行

人事管理與企業發展緊密結合  掌握最新人力配置狀況

黃朝仲 寶華銀行 管理部 人事組 資深經理

產業別：工商業服務（投資金融）
公司名稱：寶華商業銀行股份有限公司
成立時間：民國81年
公司網址：http:// www.bowabank.comu
主要商品／服務項目：
⊙網路銀行⊙企業金融⊙消費金融
⊙財富管理⊙金融服務⊙外匯業務

前言

定位為「小市民的銀行」，並朝「中小企業夥伴、個人理財幫手」目標邁進的寶華銀行。自民國81年成立至今，在全國各主要地區皆設置有營運據點，至目前為止已有39家分行。轉型後，更選擇以『台灣水牛』形象作為企業識別，在強調穩重、踏實的濃厚本土精神背後，也致力於組織精簡、調整組織架構及拓展中小企業融資、理財等金融產品，以創造寶華銀行自有的行銷特色與利基，期許能藉此提昇整體競爭力及獲利能力。
為配合上述措施，人資部門亦配合調整，整體而言，寶華銀行『人力資源資訊系統』的導入可分為兩個階段，第一階段在民國89年下半年度，正式讓『單機版簡易系統』走入歷史，改以建置真正的人資系統；第二階段則是在民國94年，隨著業務的複雜化、規模的擴大及組織的調整，並為未來金融版圖擴大作準備，將「單一公司版」的人資系統升級為「多公司版」，我們相信藉由版本的再升級，必定對銀行的整體競爭力更有幫助。但本文主要將焦點放在第一階段的系統建置，並將導入時的經驗及導入後的效益與各位讀者分享。

千禧年Y2K問題  資料正確性受質疑

在建置人資系統之前，寶華銀行是使用資訊單位自行開發的『單機版簡易系統』做為當時的人資系統，協助人事資料的記錄與建檔。一直到民國89年下半年我們才真正意識到有必要建置人資系統，一方面是因千禧年（2000年）的到來所引發的Y2K問題，另一方面是回歸到銀行本身─『單機版簡易系統』的問題，由於系統功能較為簡單，有時難免會有重複作業的情況發生，連帶也使得資料的正確性及人員的辦事效率受到質疑。基於這兩個因素，我們開始尋求專業的系統廠商來協助建置一套真正符合需求的人資系統，以解決上述問題。
除上述的動機外，另一主要原因是因為我們看到資訊科技不斷地推陳出新，體認到人力資源管理也應隨科技與時並進，期盼藉此機會達到兩個目的，其一是將過往所有的人事資料透過系統，被完整有效地整理並保存，以符合知識經濟效益；其二是藉此機會提昇同仁對於e化的觀念。

資訊處及廠商齊努力  建置過程順暢

由於是第一次建置人資系統，當時在尋求及評選系統廠商方面的經驗幾乎等於零。所幸在此期間，同業們很熱心地提供各項寶貴的意見，也因此，我們才會知道叡揚資訊，也才開啟雙方的合作機會。
系統建置之初，除廠商外，資訊處的同仁也使出渾身解數一同參與建置計畫，由於寶華銀行的人資系統是屬外掛系統，為防止駭客入侵，資訊處同仁特別加強防火牆的設備，以保障系統不被入侵及資料的安全。
而系統廠商叡揚資訊總是抱持一種「用心把事做好，我們提供的產品一定能協助寶華銀行解決問題」的心態，整個團隊所展現出來的專業自然不在話下，而其豐富的建置與導入經驗，及完整的服務，讓我們可以很放心地把系統交給叡揚協助建置。整體而言，系統建置過程非常順暢，而系統也因為資訊處同仁及廠商的協助，運作至今都非常的順暢。

系統導入前的問題

因當時e化環境尚不成熟，加上銀行的業務、人員的任用與調動都較為單純，除總行外，分散在全省的營業據點計有39個，在未導入系統前，由資訊單位自行開發的系統即可處理相關的問題，卻也面臨以下的困難：
資料多為書面，保存及查詢均不易─以往資料多為書面，很難被有系統地且完整的保存下來，不但翻閱不易，也增加資料查詢的困難，對於資料的正確性也有待商榷。
職務調動資訊無法即時更新─如上述，因當時的時空背景因素，因此對於相關資訊的「即時性」要求並不高，管理方式以「分行」為單位，原則上，分行主管可視情況或需要做職務上的異動與調整，每月再統一回報總行，而總行只需負責分配足夠的員額數至該分行即可，至於跨單位或跨分行的人力調整，則視單位之間有無需求而定。
採「總量管制」，少進行人力盤點─基本上，採取「總量管制」的方式，將視一個單位最基本編制的人員數多寡，配置約略的人數給分行即可，由該分行的主管進行總量管制，鮮少進行人力盤點。
人才招募方式較封閉、新生訓練採『通才教育』─人才招募少公開徵才，主要仰賴一年一次的畢業季；新生訓練則採「通才教育」，訓練結束後，再依照每人的學習狀況進行調整，到分發單位後，再由前人以「師傅帶徒弟」的方式帶領新進同仁熟悉該項業務。衍生的缺點就是同仁在該項業務或專業領域的涉獵程度明顯不足。

導入後帶來的改變

自導入人資系統後，有形無形之中帶來一些明顯的效益與改變，表現在：
人事資料倉儲好幫手─人資系統就好比是人事資料倉儲，將所有同仁的資料有系統地歸類、建檔，好處在於，所有的資料都可只擷取某一重要的時間點做進一步的分析與整理，提供決策者制定決策時的參考依據。
人事資料每日更新，隨時掌握最新人事資料─所有的各項人事資料都透過系統做有效的管理，清楚地記錄每位同仁的職務、背景資料，連帶在職務上的異動或調整，系統都會每日自動匯集來自各分行的資料後迅速更新，儘可能地讓系統裡的各項資料隨時都維持在最新狀態。
即時人力盤點，資料精準度提高─透過系統的輔助，總行人事單位可即時進行各分行的人力盤點，並充分掌握各單位人力結構及學經歷等資訊。相關的數據、統計報表結果也可被立即呈現，儘管資料的複雜化提高，但資料的正確性及精準度也較以往更準確。
脫離「通才教育」，教育訓練貼近實際需要─現在組織改採「事業線」管理方式，不但在招募時即明確告知應徵的職務與業務內容，每個職務亦有不同的目標與責任；至於教育訓練方面，也針對其所應徵的職務或業務內容而定，課程內容的安排，也更貼近同仁在業務上的實際需要。

附加價值一：薪資政策的制訂誤差小
伴隨著人資系統的上線，另外也產生了許多其他的附加價值，最明顯的反應在薪資政策的制訂與人數變化曲線幅度的縮小。前者雖然我們都可在人資管理書籍中找到教導制訂薪資政策的方法，但一旦事情牽扯到實務面就又另當別論，因為薪資制訂與市場水準、行業別水準及組織內部的政策有關，過高及過低都不宜。現在有了系統的幫忙，可參酌歷史資料一同分析、比對，隨即取得一平衡點，如此一來，薪資制訂不但可控制在一個合理的範圍，且在編列下一年度的預算時的誤差也不過大。
附加價值二：縮小人數變化曲線幅度
有時我們必須承認，人力循環的變化就如同氣候變化一般，旱災情況嚴重與水災頻仍都會對民生產生極大的影響，同樣的道理，人才過多或過少對企業都是一種困擾，在過與不及之間該如何拿捏更是一門學問。透過系統中的統計分析功能，可將幾年前的統計資料轉化成人數變化曲線圖，讓人數變化的情形透過曲線圖一目了然，也協助決策主管及早因應，我們嘗試將以往的年度招考，改為以季為單位的招募，最後變為平常的徵才，藉此縮小曲線震盪的幅度，有效降低各單位人力調配的困擾。

人資部門角色吃重 科技協助強化用人品質

企業經營環境變化的腳步總是快得令人望塵莫及，大家都想留住好人才，此時人資部門就扮演重要的諮詢角色。此時，利用有效的管理工具來一同輔助，將無用的資料轉變成有用的資訊，對於寶華銀行而言顯得格外重要，特別是讓組織內部人力資源可一再地被利用，並提供更具參考價值的資訊給決策單位，期許透過資訊科技，將人事管理與企業發展緊密結合，強化用人品質及競爭力，如此對於企業整體競爭力的提昇才有幫助。