【特別企劃】半年內達陣 景文科大線上簽核一次到位

踏入景文科技大學，映如眼簾的是如同偶像劇拍攝的一棟棟歐系建築物，座落在腹地龐大的新店郊區，而連結整合如此廣闊之校園的神經中樞就是龐大又複雜公文系統。有鑑於響應行政院推動電子公文節能減紙推動方案政策，景文科大於98 學年度即編列經費預算，著手進行規劃「全校線上公文簽核」事宜，期望透過線上簽核的方式完成簽核，以節能減碳少紙化和提升公文審核效率。

半年內完成全校線上公文簽核

因應少子化衝擊及經費精簡之趨勢，景文科 大始終致力於長期發展 e 化系統以簡化作業流 程，並提升行政效率，導入電子公文線上簽核 早已是e 化重點之一，「只是公文線上簽核的適用範圍及導入方式都必須在導入前詳盡規劃，才能真正達到預期效益。」景文科技大學 總務處文書組周由莉組長強調，幾經辛苦，終 於不到短短半年的時間內，在2010 年5月正式導入。

兩人編制文書組完成150 個使用者、40 個單位的導入使命

外型亮麗個性直率的周組長，回想從規劃、 尋找合作廠商、建置過程及最後的導入上線與後續客服，也不經道出：「現在想起來， 那半年真的是半刻不得閒。」之所以有如此 深刻體悟，乃因文書組只有兩個人編制（含 組長），而公文系統卻是全校性全面推動， 同時又要面對150 個使用者、40 個單位（各單位約聘人員、行政人員及學術一二級主管， 共計行政15 個單位，學術25 個單位），對 於當時甫上任接手文書組周組長來說，從規 劃第一步更是戰戰兢兢，絲毫不敢大意。

小心翼翼處理事前諮詢及調查

當政策決定要推動全校線上公文簽核系統時， 首先就是委外選商之評估。周組長分析，由於 學校本身公文系統就是使用叡揚的系統，因此 初期先以叡揚協助本校在規格需求計畫上資料 提供參考，而自己也另外請教已經在使用線上 簽核之學校，協助日後在面對規格需求方面及 推動時所需注意事項。此外，因為是面對全 校User，故特地請相關單位包括（秘書室、 人事室、資訊中心、事務組）等單位召開多 次規格討論會議，目的是希望相關單位可以 提供寶貴意見，畢竟推動全校公文線上簽 核，非同小可，因此需特別小心謹慎處理。

與叡揚再度合作 著重經驗、配合度及售後服務

而之所以繼續跟叡揚合作，乃因在衡量多家廠商後，考量叡揚能提供很多寶貴建置經驗，不 論是在系統開發、功能調整、操作流程改善。 「對於選商，主要是希望能找到具備專業經驗 及配合度高的合作夥伴。」最重要的是售後 服務，周組長強調，在精簡人事下，面對百 位User 及初上線後可能會面臨之各種問題， 廠商配合度就顯得格外關鍵，「難免也會遇到 一些客製化及景文自有之組織文化，而這些疑 慮在與叡揚合作過程中，很高興雙方都合作愉 快，也能快速解決配合本校問題，後端協同默 契佳也讓前線推動線上公文系統能更順利。」 她滿意地說。

辦文速度、公文流向、時效線上簽核效率高

92 年景文科大開始使用公文系統，剛開始並 沒有推線上簽核。因此還算是人工方式處理， 承辦人要查詢公文進度需要透過登記桌查詢， 辦文的速度、公文流向、逾期等，非常不方 便。周組長補充說明，99 年5 月3 日開始公 文線上化後，統一公文及簽核格式、提高辦文、稽催、調檔等時效、避免公文遺失，有效掌握公文流向、節省公文實體儲存空間，更重要的是承辦人外出洽公、受訓、休假在家，皆可遠端簽辦公文，不再受場域限制， 讓效率提升更多，代理人的設定也很方便。

此外，同仁在資料查詢、辦理的公文量，不會有所遺漏，隨時可以確實掌握公文辦理的狀況。學校同時也結合自然人憑證使用，並與本 校CIP 校務系統單一入口帳號登入，透過全 方位的導入提高辦文稽催、調檔等時效，避 免公文遺失，有效掌握公文流向，節能又減碳，讓公文系統一次到位。

線上簽核比率也高達近九成 公文旅行從4.94( 件/ 天) 縮短約2.28 天

「任何新系統再便捷，仍然會有許多同仁排 斥。」周組長坦言，前中段的規劃建置克服之後，而後續推動更是成功的最後一哩路。周組 長解釋說明，在文書組努力推動後（親自設 定、電話回覆、User 問題與叡揚討論排除）， 公文旅行的時間，從99 年公文平均辦結天數4.94( 件/ 天) 縮短約2.28 天，線上簽核 比率也高達近九成，而急件可在更短的時間 內完成；再者可即時追蹤與查詢完整公文資料，使用者感受到系統所帶來的便利，未來的 應用需求自然就被提出。

教育訓練打鐵趁熱長官支持讓推動更順利

「在新系統上線之前，即與叡揚在學校安排多 場教育訓練課程，包括對主管一對一的教育訓練。除此之外，長官支持更是整個導入案的 重要推手，真的很感謝校長及總務長的大力 支持，得以更加順利。」她說，如果沒有主 管對於e 化之重視，文書組可能要耗費更多氣 力去宣導，但有了長官的精神加持，且高階主管親自實際使用瞭解問題，安定了很多負 面的雜音，讓不適應的過程收斂得很快。細 心的周組長還特地把教育訓練安排在即將上 線前的兩個禮拜，「打鐵要趁熱，太早教育 訓練可能會忘光光！」故先從文書人員開始 作教育訓練，再慢慢從登記桌→承辦人員→ 及一對一的主管教學，她笑笑地說，甚至校 長也親自線上操作，並每年針對各單位在公 文使用上作績效考核制度，藉由全校性對於 公文文書e 化之重視提升線上公文擴散力。