論壇文章
【海外交流站】Vitals/KM 在東京都社福機構複製幸福高效力
下一篇 - 【資安工具專欄】強化源碼檢測 日盛銀行為客戶把關

【海外交流站】Vitals/KM 在東京都社福機構複製幸福高效力

撰文 | 叡揚資訊 知識管理國際事業處經理 姚紹麒

圖為VINTAGE 郷田和正 社長( 中) 來台, 感謝與叡揚簽定經銷合約時合影

日本政府非常重視與關懷老年人的福利及生活，因此立有老人福利法(老人福祉法)。老人福利法主要在進行『老人居家生活支援事業』，包含老人居家看護事業、老人日常服務事業、老人短期入住事業、小規模多功能型居家看護事業、阿茲海默症( 老人痴呆症) 老人共同生活支援事業，及複合型服務福利事業。

依據上述老人福利法，日本老年人或其家屬， 可於居住地區社福機關申請看護服務、金錢收支管理服務、餐飲送達服務、交通支援等多項服務；甚至無親戚關係的鄰居或朋友，看到老人未受到良好照顧，亦可路見不平，代為提出申訴。由於日本政府提供完善的老人福利配套制度，相關的諮商及不平申訴案件處理也非常多，各個社服單位必須設立案件諮商與申訴對應窗口因應；概要統計，光東京都一個區(東京都共有23區)，平均每年約有2~3萬件諮商案件；案件內容包含申訴與服務諮商等...。

以叡揚資訊Vitals/KM 為平台 加值包裝成社福服務案件諮商管理系統

由於軟體業界提供社福機構諮商管理的系統較少，VINTAGE 發現社福諮商窗口對諮商案 件，並無系統化管理；窗口人員在進行案件 的登錄、處理過程記錄、案件追蹤及搜尋等 十分不易，因此看到了這個服務客戶的機會， 以叡揚資訊Vitals/KM 為平台，並運用KM 所 提供的API 加值包裝成社福服務案件諮商管 理系統( 相談管理システム「ゆめと」)，提 供給相關的社會福利機構使用，並於2012 年 3 月，正式導入東京都足立區( 足立區為東京 23 區中的一區)。後續將推廣至東京都其他區 以至於全日本相關社福機構；目前又再次取 得東京都北區的導入預算，預計2013 年3 月前正式上線導入。

節省人力及時間成本

VINTAGE 選擇Vitals/KM 為此系統底層平 台，原因為Vitals/KM 主要在管理企業內非結 構性資料(Non-structured data)，是個穩定且 效能好的處理平台，且針對非結構性資料的 內文，提供了便利且高效率的全文檢索功能， 貼心的解決使用者文件或相關資訊找不到的 苦惱。此外，運用Vitals/KM 提供的API，開 發者可依喜好或業務管理所需，另行設計適 當的畫面，故VINTAGE 即針對社福諮商案件 管理業務需要，另行設計了適用的前端使用者介面。

此系統主要的功能有：

  • 申訴案件內容與狀態登錄

可記錄案件的主要對象( 老人)、申訴人、申 訴內容、處理內容等資訊。另亦可對案件本 身的處理狀態進行控管( 處理中、處理完畢 等...)。

  • 未決案件後續追加處理登錄

因同一申訴案件可能會經過多次處理，針對 同一案件，可進行多次處理紀錄的追加，亦 可以Office 格式文件為附檔上傳補充案件相關資訊，如此能清楚看出單一案件的所有處理過程與經緯。

  • 輸入輔助( 常用辭彙)

提供常用辭彙管理功能，節省案件負責人及 處理人員輸入時間。

  • 案件Bookmark

負責人可針對重要案件或必須盡快處理案件進 行Bookmark，便於快速顯示。

  • 全文檢索

可依對象、申訴人、申訴內容、處理內容、處 理方法等條件，輸入關鍵字進行全文檢索。此 外，亦提供案件相關的Office 附檔全文檢索功 能。使用者可依案件特徵或記憶中的內容關鍵 字進行檢索。

  • 案件負責人管理

可管理案件負責人及系統管理者。

  • 紀錄表、統計表輸出

可將案件相關資訊，含申訴內容、處理紀錄等 彙整輸出報表。便於負責人及社福機構案件 Review 或稽催進度時使用。

今年11 月中旬，VINTAGE 郷田社長親自來 台拜訪叡揚資訊，除了對與叡揚簽約一事表達 感謝之意外，另外也告訴我們，他們的使用者 非常感動也感謝這個簡單又好用的系統；因為 在過去沒有系統輔助的情況下，他們每年都會 請工讀生，投入不少人力在整理案件與尋找案 件紀錄上，而系統導入後，除了替他們節省了不少人力成本外，更提昇了處理效率。對於這點客戶給與的謝意，他們非常高興，也希望能 將他們的喜悅傳達給在台灣的我們。

VINTAGE

VINTAGE 是一家位於日本福岡縣北九州市小倉的公司，成立於 2005 年，公司成員年輕有活力， 主要產品為社福業務， 並支援 Solution、3C 電子零件銷售、企 業入口網及業務系統建置開發、 企業網路環境建構等。

事實上，在與叡揚簽定Vitals/KM 經銷合約前，VINTAGE 與台灣已有多年往來；該公司目前為台灣倚天的產品 代理商，社長郷田先生每年也都會來台參觀 全亞洲最大的Computex 電腦展。叡揚資訊 於2010 年7 月始與該公司進行第一次接觸， 推薦Vitals/KM 知識管理系統給該公司；當 時郷田社長認為Vitals/KM 是個非常有彈性的 企業知識、經驗、文件管理與共享平台，另 外也搭配了高效率的全文檢索功能，正是目 前他們所尋找的ECM (Enterprise Content Management) 平台。

2011 年3 月11 日，日本東部發生了大地震， 因為地震影響，日本政府縮減多項預算，將 資金注入日本的災後重建；同樣的，不少日 本企業也因應政府政策，縮減支出，投入災 後救援與復興，資訊產業因而受到了不小的 影響。2011 年日本各企業因震災因素營收下 降不少，但VINTAGE 卻逆勢成長，究其原 因，主要是他們的客戶以社福機構為主，政 府的預算怎麼縮減，也會優先保留社會福利 相關部分，故在全日本普遍營收下降的一年， VINTAGE 反而保持了穩定的成長。